--- title: "Gestion de l'historique de l'envoi des rappels" canonical: "https://help.winbooks.be/space/HelpWBC/5375261/Gestion%20de%20l'historique%20de%20l'envoi%20des%20rappels" format: markdown --- Dans WinBooks, il est possible de garder l'historique de tous les rappels imprimés et/ou envoyés aux clients, en archivant (ou non) les lettres de rappel sous format PDF. Ceci est prévu pour autant que vous ayez la licence WinBooks de type ENTREPRISE ou FIDUCIAIRE. Nous distinguons 4 niveaux de détail : - Liste de tous les rappels envoyés tous clients confondus (1 entrée par envoi de rappels) - Liste de tous les rappels envoyés pour un client bien précis - Liste de toutes les factures concernées par un rappel pour ce client - Liste de tous les rappels dont cette transaction a fait l'objet ### Paramétrage Pour paramétrer la gestion de l'historique des rappels 1. Cliquez sur le menu **OPÉRATIONS - RAPPELS CLIENTS** 2. Cliquez sur le bouton **Paramètres** 3. Cliquez sur l'onglet **Historique** Vous pouvez cocher l'option **Gestion de l'historique** ##### Sauvegarde automatique des rappels en PDF Vous pouvez demander la sauvegarde d'une copie des lettres de rappel au format PDF. Vous devez dans ce cas renseigner le répertoire dans lequel les fichiers seront sauvegardés. ##### Nettoyage historique ##### Supprimer l'historique des rappels envoyés jusqu'au : A partir de ce menu, vous pouvez supprimer l'historique des rappels avec suppression des fichiers .PDF devenus superflus. Ceci peut devenir nécessaire lorsque la taille des fichiers devient trop importante. Vous pouvez décider de ne pas effacer tous les rappels en précisant la date à partir de laquelle vous aller garder les lettres de rappels imprimées. ![image](media://1f24bdf0-329c-4d6f-be1b-c173e3ebae19) ### Liste de tous les rappels envoyés tous clients confondus (1 entrée par envoi de rappels) Dans l'écran de génération des rappels, un volet **Historique** est donc présenté. Celui-ci reprend l'historique des rappels envoyés. ![image](media://8e5f3b51-c4e2-4a77-be7b-5060f2543838) Vous pouvez sélectionner une ligne et cliquer sur **Détail** Le détail des lettres de rappel envoyées est alors affiché à l'écran. Vous y retrouvez entre autre ##### Date d'envoi La Date de la génération des rappels ##### Fac. éch. La date qui a servi de filtre pour le calcul des factures échues ##### Référence La référence du client ##### Nom Le nom du client ##### Mt. facturé Le montant en compte chez le client ##### Mt. échu Le montant échu pour le client ##### Intérêts Le montant des intérêts calculés pour ce client ##### Frais Le montant des frais calculés pour ce client ##### Niveau Le niveau du rappel imprimé/envoyé ##### Imp./Mail/Fax La méthode utilisée pour l'envoi du rappel est indiquée à l'aide de la coche dans la colonne du mode d'envoi. ##### Icône de la page blanche > Macro (inline-media-image) Lien pour la visualisation du document dans son format .PDF (pour autant que le document ait été sauvegardé en PDF). ![image](media://b1316d36-3912-423f-b067-8b0c973a17c7) > ⚠️ Pour recevoir la visualisation du document envoyé, double cliquer sur l'icône de la page blanche > ⚠️ Pour recevoir le détail du document sans le visualiser, vous pouvez utiliser le bouton **Détail**, toutes les lignes du rappel sont alors affichées dans une nouvelle fenêtre. ### Liste de tous les rappels envoyés pour un client bien précis Vous pouvez consulter les rappels envoyés à un client en vous rendant dans la fiche signalétique du client. Pour y accéder, 1. Cliquez sur le menu **FICHIER** 2. Cliquez sur le sous-menu **CLIENTS (F6)** 3. Cliquez sur l'Onglet **Fiche F5**  **Hist. rappels** permet d'afficher la liste des rappels envoyés pour ce client. ![image](media://75384161-d47d-4527-9780-adb005454cdb) ### Liste de toutes les factures concernées par un rappel pour ce client A l'intérieur de cette liste, vous pouvez sélectionner une lettre de rappel et cliquer sur **Détail** pour visualiser les transactions qui étaient concernées pour ce rappel. ![image](media://2965c49b-24fa-4ec5-8a71-ea366a8407c1) ### Liste de tous les rappels dont cette transaction a fait l'objet Avec la gestion des historiques des rappels, il est possible de se positionner sur une facture et de visualiser les rappels qui ont été envoyés à ce client pour cette facture. Pour y accéder, 1. Cliquez sur le menu **FICHIER** 2. Cliquez sur le sous-menu **CLIENTS (F6)** 3. Cliquez sur l'Onglet **Ecriture F4** Vous vous positionnez sur une facture qui a fait l'objet d'au moins un rappel. **Hist. rappels** vous permet alors d'obtenir l'historique détaillé des rappels dans lesquels cette facture était reprise. ![image](media://05fb6eb5-18d6-472e-8810-9e3d6f1fcee8) > ℹ️ Lorsque le module **Gestion de l'historique** des rappels est activé, la génération du backup vous proposera également de prendre en considération ou non les fichiers PDF générés par les rappels. ![image](media://301c2122-9d1d-445d-a2f1-cf1722f74d28)