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title: "Faire des notes d'envoi et facturer"
canonical: "https://help.winbooks.be/space/HelpLogFr/1277962/Faire%20des%20notes%20d'envoi%20et%20facturer"
format: markdown
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> Macro (anchor)
> Macro (section)
>
> > Macro (legacy-content)
>
> > Macro (legacy-content)
### Principes
> Macro (table-plus)
>
> | **Action** | **Procédure** |
> | --- | --- |
> | **1 note d'envoi → 1 facture** | Menu **Encodages > Documents**, puis le journal **Note d'envoi**, et puis appuyez sur le bouton > Macro (inline-media-image)
>
> ou **Shift+F4**. |
> | **n notes d'envoi → n factures** | Menu **Opération > Facturation clients**, décochez **Regroupement par tiers** dans l'onglet '**Option'**. |
> | **n notes d'envoi (même devise, même représentant) même client → 1 facture par client** | Menu **Opération > Facturation clients**, cochez **Regroupement par tiers** dans l'onglet '**Option'**. |
> | **n notes d'envoi → 1 facture pour un ensemble de critères, dépendant du mode de regroupement lié au client** | Menu **Opération > Facturation clients**
> et dans le menu **Fichier > Tiers**, sélectionnez un mode de regroupement dans le sous-onglet '**Conditions'** (champ **Facturation BL.**) de la fiche Tiers. |
> ✅ **Regroupement par client ou non**
> ✅
> ✅ Si vous souhaitez pouvoir saisir par client si ses bons de livraison sont regroupés sur la facture ou non, voir [Gestion du mode de regroupement des BL sur les factures par client](https://help-winbooks.atlassian.net/wiki/spaces/HelpLogFr/pages/1277984/Clients+et+fournisseurs#Gestion du mode de regroupement des BL sur les factures par client).
> ✅ Il existe également la possibilité de lier directement une commande à une facture sans passer par une note d'envoi. Pour plus d'explication, voir [la remarque du champ ](https://help-winbooks.atlassian.net/wiki/spaces/HelpLogFr/pages/1279390/Configuration+des+journaux#Remarque journal des commandes lié)**[Journal des commandes lié](https://help-winbooks.atlassian.net/wiki/spaces/HelpLogFr/pages/1279390/Configuration+des+journaux#Remarque journal des commandes lié)**[ dans le paramétrage des journaux.](https://help-winbooks.atlassian.net/wiki/spaces/HelpLogFr/pages/1279390/Configuration+des+journaux#Remarque journal des commandes lié)
Contenu de la facture :
> Macro (table-plus)
>
> | **Action** | **Procédure** |
> | --- | --- |
> | Toutes les lignes de la note d'envoi sont reprises sur la facture | Cochez '**Avec les articles dont la quantité est nulle'**. |
> | Lignes sans quantité ne sont pas reprises sur la facture (ex. lignes avec uniquement un libellé ou une note ) | Décochez **'Avec les articles dont la quantité est nulle'**. |
> | Lignes avec même prix, même taux de tva, même remise sont totalisées en une seule ligne sur la facture | Cochez '**Regroupement par article'**. |
> | Reprendre références (n°, date, montant, référence) de la /des note(s) d'envoi sur la facture en une ligne séparée ou dans une note | Menu **Dossier > Paramétrage > Paramètres généraux**, [onglet ](https://help-winbooks.atlassian.net/wiki/spaces/HelpLogFr/pages/1279131)**[Divers](https://help-winbooks.atlassian.net/wiki/spaces/HelpLogFr/pages/1279131)**. |
- La génération de factures passe par un écran intermédiaire '**Facturation clients'**. Dès que vous cliquez sur '**Exécuter'** dans cet écran, la/les factures sont générées même si vous ne les imprimez pas directement.
- Vous pouvez modifier/supprimer les factures générées à condition que votre paramétrage le permette.
- Vous pouvez facilement retrouver la facture à partir d'une note d'envoi et vice versa via le bouton '**Lien'** ou les touches **Alt+L** dans l'écran des documents.
[Haut de page](#Fairedesnotesd'envoietfacturer-Hautdepage)
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### Encoder une note d'envoi
La procédure d'encodage est identique à celle d'une facture, seul le choix du journal diffère.
Si vous gérez plusieurs adresses de livraison (voir l'onglet 'Contacts' dans la fiche client), une fenêtre s'ouvre lorsque vous sélectionnez le client, proposant les différentes adresses.
Utilisez les touches fléchées verticales pour vous mettre sur la bonne ligne et appuyez ensuite sur **Enter**. Cette adresse sera reprise dans l'onglet '**Livraison'** et est modifiable dans cet onglet rien que pour le document à l'écran.
[Haut de page](#Fairedesnotesd'envoietfacturer-Hautdepage)
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### Faire la facture à partir de la note d'envoi
Transformez une note d'envoi en facture via le menu **Encodages > Documents**.
Lorsque vous avez la note d'envoi à facturer à l'écran, appuyez sur **Shift+F4** pour la transformer en facture.
> ❌ Pour transformer le document en facture, vous devez êtes dans un journal pour lequel vous avez défini qu'il pouvait donner lieu à une facture.
Vous obtiendrez l'écran de transformation :
> Macro (table-plus)
>
> | **Action** | **Procédure** |
> | --- | --- |
> | **Documents sources** (= Note d'envoi à l'écran) | Si vous gérez des statuts, indiquez éventuellement le nouveau statut de la note d'envoi. Par défaut, le statut devient 'Facturée'. Voir également la [Gestion des statuts pour les documents](https://help-winbooks.atlassian.net/wiki/spaces/HelpLogFr/pages/1279373). |
> | **Document généré** (= la facture à générer) | - Il sera généré dans le journal de facturation que vous sélectionnez.
> Seuls les journaux de facturation avec les mêmes caractéristiques que le journal de note d'envoi seront affichés. Exemple : si le journal de notes d'envoi est un journal TVAC, seuls les journaux de facturation TVAC seront affichés.
> - Modifiez éventuellement la date de facture.
> - Si vous ne mettez pas de date d'échéance, celle-ci sera calculée sur base du délai de paiement défini dans la fiche du tiers.
> - Vous pouvez également fournir une référence. |
> | **Regroupement par article** | Si vous regroupez plusieurs bons de livraison sur 1 facture et qu'il arrive souvent que les mêmes articles apparaissent plusieurs fois, vous pouvez regrouper ces articles sur 1 ligne de la facture (à condition que les différentes lignes du ou des bons de livraison aient le même prix et le même code TVA). Lors de la génération d'une facture, vous pouvez toujours indiquer que vous ne souhaitez finalement pas regrouper. Pour cela, voir l'activation de l'option '[Autoriser le regroupement par article pour la facturation des bons de livraison (BL)](https://help-winbooks.atlassian.net/wiki/spaces/HelpLogFr/pages/1279131/Divers#Autoriser le regroupement par article pour la facturation des BL)' dans l'onglet 'Divers' des paramètres généraux. |
> | **Avec les articles dont la quantité est nulle** | Cochez cette case pour reprendre également les lignes de la note d'envoi sans quantité (ex. lignes avec uniquement un libellé ou les lignes avec une note).
- Avant d'imprimer la facture, si vous n'êtes pas en impression directe, vous pouvez encore modifier la facture si votre paramétrage autorise de modifier les documents liés. Pour cela, il faut sortir de l'écran d'impression via la touche **Esc** et appuyer ensuite sur **F5** pour modifier la facture affichée.
> - Si vous gérez des statuts, la facture aura le statut initial tel qu'il a été défini dans ce journal de facturation. |
> | **Copier les fichiers attachés** | Si un fichier est associé à un document, il peut ou non être copié. Voir [Lier des fichiers à des documents](https://help-winbooks.atlassian.net/wiki/spaces/HelpLogFr/pages/1278286/Sur+tous+les+crans#Surtouslesécrans-Lierdesfichiersàdesdocuments). |
Appuyez sur **F7**. L'écran d'impression est proposé ou la facture est directement imprimée.
- Si vous l'avez paramétré, la première ligne de la facture reprend le N°, la date et/ou la référence de la note d'envoi et/ou le montant.
- Si vous avez opté pour la reprise du n° et de la date du n° de la note d'envoi dans une note, vous verrez cette note dans l'onglet Notes et, à l'impression pour autant que la layout ait été adapté en conséquence.
Si la paragraphe FACTURE correspond au code paragraphe `CI` (cfr paramètre `DOC_NOTE_STRUCT`), pour imprimer ce paragraphe sur un document, vous devez utiliser la fonction `XMEMO` comme suit :
[Haut de page](#Fairedesnotesd'envoietfacturer-Hautdepage)
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### Regrouper plusieurs notes d'envoi sur 1 facture
> Macro (excerpt)
>
> 1. Regroupez plusieurs notes d'envoi sur 1 facture via le menu **Opération > Facturation clients**.
>
> > ℹ️ Vous pouvez définir pour un journal donné que ce journal ne peut jamais être regroupé ou qu'il ne peut jamais donner lieu à une facture. Par exemple, si vous avez un journal de type note d'envoi pour imprimer des notes d'enlèvement qui ne sont pas facturables.
> > ℹ️ Voir les options **Pas de facturation** et **Pas de facturation groupée** dans le [paramétrage des journaux](https://help-winbooks.atlassian.net/wiki/spaces/HelpLogFr/pages/1279390).
>
> Cette fonction permet de facturer une série de notes d'envoi, regroupées ou non en une seule facture par client.
>
> Par défaut, le regroupement se fait par client, pour autant que la devise de la note d'envoi et le représentant soient identiques. Pour générer une facture par note d'envoi, décochez **Regroupement par tiers** dans l'onglet '**Options'**.
>
> 
>
> > Macro (legacy-content)
>
> **Options**
>
> 
>
> > Macro (legacy-content)
>
> 2. Appuyez sur le bouton > Macro (inline-media-image)
>
> ou **F7** pour sélectionner les notes d'envoi à facturer.
>
> 
>
> La partie supérieure de la fenêtre affiche les notes d'envoi correspondant à vos critères.
> Les boutons > Macro (inline-media-image)
>
> (ou Double click), > Macro (inline-media-image)
>
> et > Macro (inline-media-image)
>
> permettent de transférer des notes d'envoi dans la partie inférieure de la fenêtre (= à facturer).
>
> Tri des notes d'envoi :
>
> - **Aucun** : la liste est triée par N° de note d'envoi
> - **Code client**
> - **Nom**
> - **Agent**
> - **Date**
> - **Journal+numéro**
> - **Référence**
> - **Tri facturation** : la liste est triée en fonction des factures qui seront générées.
>
> Dans l'exemple ci-dessus, nous avons sélectionné tous les clients et nous utilisons le mode de regroupement par client. Etant donné que le client Arthur dispose d'un mode de regroupement par adresse de livraison et que le bon de livraison 2023016 a été envoyé à une deuxième adresse de livraison, deux factures seront générées : une facture pour le bon de livraison 2023016 et une facture pour les bons de livraison 202314 et 2023015.
>
> La partie inférieure de la fenêtre affiche les notes d'envoi qui seront facturées dès que vous cliquez sur le bouton > Macro (inline-media-image)
>
> ou faites **F7**.
>
> Les boutons > Macro (inline-media-image)
>
> et > Macro (inline-media-image)
>
> permettent de retransférer des documents de la partie inférieure vers la partie supérieure de la fenêtre. Ces notes d'envoi ne seront alors pas facturées.
>
> Le bouton > Macro (inline-media-image)
>
> ouvre le document sélectionné.
>
> > ✅ **Ajuster l'ordre de tri des résultats**
> > ✅
> > ✅ Pour changer l'ordre de tri du résultat, le paramètre 'JNLGROUP_ORDER_ONLY' est disponible. S'il est utilisé, il est prioritaire sur tous les autres paramètres.
>
>
> 3. Cliquez sur > Macro (inline-media-image)
>
> ou appuyez sur **F7** pour générer les factures. Le bouton > Macro (inline-media-image)
>
> ou la touche **Esc** permettent d'annuler : donc de ne générer aucune facture.
> 4. Les numéros de factures qui ont été générées sont affichés (dans notre exemple les numéros de facture 2023011 à 2023014).
>
> > Macro (inline-media-image)
>
>
>
> 5. Cliquez sur le bouton > Macro (inline-media-image)
>
> ou **F4** si c'est ce que vous voulez faire. Si vous voulez les imprimer après-coup ou les modifier d'abord, cliquez sur le bouton > Macro (inline-media-image)
>
> ou **Esc**.
> Lorsque vous supprimez une facture ainsi générée, les notes d'envoi redeviennent facturables.
[Haut de page](#Fairedesnotesd'envoietfacturer-Hautdepage)
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### Commuter entre note d'envoi et facture
Il est très facile de retracer les notes d'envoi qui ont donné lieu à une facture et inversement de retrouver la facture correspondant à une note d'envoi.
1. Accédez au menu **Encodages > Documents**.
2. Lorsque vous vous trouvez sur une note d'envoi qui a été facturée, cliquez sur le bouton > Macro (inline-media-image)
ou appuyez sur **Alt+L** pour passer à la facture et vice versa.
Si une facture regroupe plusieurs notes d'envoi, tous les documents liés sont affichés.
> Macro (inline-media-image)
3. Cliquez sur **Enter** ou double-cliquez sur un document pour afficher le document.
[Haut de page](#Fairedesnotesd'envoietfacturer-Hautdepage)