L'écran d'encodage des documents est commun à tous les types de documents. L'écran des documents s'ouvre d'office sur le dernier document sur lequel vous (donc différent par utilisateur) avez travaillé. L'écran est « non modal », cela veut dire que vous pouvez ouvrir plusieurs fois cet écran, et surtout l'ouverture de ce dernier n'empêche pas le démarrage d'une autre option du menu. L'écran se présente de la même manière que l'écran des tiers et des articles, à savoir un onglet Liste, Statistiques et Fiche, on retrouve donc une cohérence par rapport au reste de l'application. Accédez à l'écran d'encodage des documents : via le bouton dans la barre d'outils ou le menu Encodages > Documents ou le raccourcis Ctrl+D Sur cette page:

Descriptif de l'écran des documents

L'écran se présente différemment suivant que vous êtes en mode de consultation ou en mode d'édition

Mode consultation/édition (ajout, modification)

Signes distinctifs des écrans : la couleur de fond et les boutons d'actions en bas.

Boutons d'action en bas d'écran

• En mode édition (ajout et modification), ils sont identiques quelque soit le type de document
  
  • Le bouton permet d'annuler un nouveau document non encore sauvegardé ou d'annuler des modifications apportées à un document existant non encore sauvegardé.
  • Le bouton sauvegarde, imprime et ajoute un nouveau document dans le même journal ou encore sauvegarde les modification apportées à un document existant.

• En mode consultation, certains boutons diffèrent suivant le type de document. Comparez les actions suivantes :

  Nous avons repris ici les types de documents principaux dans l'ordre logique de la chaîne des documents dans une gestion commerciale composés des modules commande, facturation, stock : Offre, Commande client, Commande fournisseur, Livraison fournisseur, Note d'envoi client, Facture, Note de crédit

  • Offre client :
    
  • Commande client :
    
  • Commande fournisseur :
    
  • Livraison fournisseur :
    
  • Note d'envoi client :
    
  • Facture client :
    
  • Note de crédit :
    

Le bouton donne accès aux fonctions du menu contextuel qu'on obtient via clic droit dans les lignes d'un document et permet d'afficher les commandes clients en cours, de rechercher un article dans les lignes du document à l'écran, de modifier les dépôts pour l'ensemble du document (ex. Après copie d'un document avec dépôt vers un journal qui ne peut pas mettre le stock à jour ou inversement).

• La fonction Compte permet de modifier l'imputation comptable pour l'ensemble du document.
• La fonction Exporter vers Excel permet de créer un fichier Excel avec une partie ou toutes les informations contenues dans le document à l'écran.

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Onglet Fiche

Données générales

Icônes à droite : différentes icônes peuvent s'ajouter suivant les actions effectuées : document imprimé, document envoyé par e-mail, document envoyé en comptabilité, action générée dans le CRM, ...

Sous-onglet Facturation

Par défaut, l'adresse de facturation du tiers s'affiche dans la zone en dessous. Vous pouvez en faisant un clique-droit puis la fonction Sélectionner une autre adresse de facturation sélectionner une autre adresse de facturation s'il en existe une dans les contacts du tiers.

Sous-onglet Livraison

L'adresse de livraison peut être identique à l'adresse de facturation. Via le champ contact, vous pouvez changer l'adresse de livraison en la récupérant à partir d'un contact. Vous pouvez également changer l'adresse de livraison rien que pour ce document en tapant une autre adresse à ce niveau-ci.

Sous-onglet Analytique

Cet onglet est souvent vide et est destiné aux informations analytiques et aux champs paramétrables.

Sous-onglet Notes

Par défaut, cet onglet contient des zones de notes relatives aux principaux types de documents.

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Lignes d'encodage

• L'ordre des colonnes est modifiable (principe de glisser au bon endroit) et est mémorisé par journal.
• Les colonnes affichées sont identiques pour tous les types de documents mais varient en fonction du paramétrage général.
• Vous pouvez glisser les colonnes non significatives à la fin.
• La colonne * (paramétrable) indique la fin de la ligne d'encodage : mettez les colonnes non modifiables ou dont la modification n'est pas souhaitée à la droite de cette colonne.
• En fonction du champ dans lequel se trouve le curseur (en mode édition), le programme affiche une petite aide. Dans notre exemple, les différents tarifs.
  
• Le libellé est marqué en jaune s'il y a une note de ligne qui y est associée. Double-cliquez dessus pour la visualiser/éditer suivant que vous êtes en édition ou en consultation.
• Si vous double-cliquez sur un code article (ou sur tout autre champ de la fiche article (prix, tva etc), le programme ouvre la fiche de l'article en question.
• En fonction du champ dans lequel se trouve le curseur (en mode édition), le programme affiche une petite aide. Dans notre exemple, les différents tarifs.
• Clic droit dans une colonne affiche un menu contextuel :
  
• Utilisez les boutons d'action pour Ajouter, Insérer (au-dessus de la ligne active) ou Effacer une ligne.

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Totaux

Les totaux sont suivant le paramétrage du journal calculés en cours d'encodage ou lors de la sauvegarde.

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||Champ||Description||
|*Base*|Montant HTVA.
|*TVA*|Code de la TVA appliquée.
|*Taux*|% TVA à payer.
|*Mont. TVA*|Montant TVA.
|*TVAC*|Montant TVAC.
|*Total quantité*|Total des quantités des différentes lignes.
|*Total à payer*|Montant total à payer.
|*Solde à payer*|Solde à payer (se met à jour via l'importation des paiements ou manuellement via le module paiements).
{table-plus}