Par le processus de validation, WinBooks On Web vous offre un moyen de fixer les écritures et de les protéger par la même occasion contre toute modification non souhaitée tout en vous laissant la possibilité d'encoder de nouvelles écritures dans le même journal et pour la même période.
Cela vous permet de répartir le travail et les responsabilités : encodage d'une part et fixation après contrôle et correction éventuelle d'autre part.
La validation n'est pas une étape obligatoire : elle dépendra donc entièrement de votre façon de travailler et/ou de votre organisation que vous l'appliquiez ou pas. Aussi pouvez-vous clôturer un journal pour une période donnée sans avoir validé les documents qu'il contient. |
Il y a lieu de distinguer deux étapes dans la validation. Et ce, suivant la structure de votre entreprise et les droits attribués à chaque utilisateur.
L'utilisateur qui s'est vu attribuer les droits de type comptable à la possibilité de valider les pièces comptables.
Un document validé peut encore être consulté, visualisé et imprimé, mais ni modifié ou supprimé par un utilisateur qui a les droits Lecture seule, encodage ou comptable. Dans les fonctions d'encodage, vous reconnaissez un document validé à l'icône |
L'utilisateur qui s'est vu attribuer les droits de type administrateur a la possibilité de bloquer les pièces comptables.
Un document bloqué peut encore être consulté, visualisé et imprimé, mais ni modifié ou supprimé par aucun utilisateur. Dans les fonctions d'encodage, vous reconnaissez un document bloqué à l'icône |
La validation s'effectue par journal (uniquement les achats par exemple) et par période (uniquement le mois de mars). Il n'y a pas d'ordre chronologique à respecter. Vous pouvez très bien valider les écritures de mars alors que vous ne validez pas celles des périodes antérieures.
Les documents récupérés d'un autre logiciel comptable dans WinBooks On Web sont d'office bloqué. |
Un document non encore validé est appelé DOCUMENT OUVERT. |
Décochez éventuellement dans la case Uniquement les journaux avec des documents ouverts pour pouvoir également visualiser les journaux et les périodes qui contiennent des documents validés.
Si un journal contient pour une période donnée aussi bien des documents validés/bloqués que des documents ouverts, il est d'office affiché avec mention du nombre total de documents et du nombre ouvert. |
Cliquez dans la colonne Bloquer à hauteur de chaque période dont vous souhaitez bloquer les numéros de documents mentionnés.
Avec l'onglet détail vous accédez au détail des pièces à valider de la période sur laquelle vous êtes positionné (la ligne doit être sélectionnée en bleu). Vous pouvez à ce stade décider de ne valider que certaines pièces de la période. À partir de cet écran, vous pouvez également effectuer un zoom sur ces pièces. |
Vous pouvez encore changer d'avis et décocher des cases ou tout à fait abandonner la validation en annulant le tout. |
pour que les documents soient validés.Lorsqu'un document a un status bloqué, seul un utilisateur ayant un profil administrateur sera à même de changer ce status |
qui apparaît dans l'en-tête de l'écran. Ce document peut encore être modifié ou supprimé par un utilisateur de niveau supérieur tel qu'un administrateur.
qui apparaît dans l'en-tête de l'écran.