Ce module permet d'envoyer vos factures au gouvernement flamand.
Il nécessite une configuration au préalable, celle de la plateforme WinBooks et celle de Logistics
Vous devez avant tout créer un utilisateur sur la plateforme pour que Logistics puisse s'identifier par la suite, cet utilisateur doit être associé à sa licence !
Si vous ne voyez pas la licence du client, merci de contacter notre support.
Pour cela vous devez vous rendre sur https://customers.winbooks.be et y entrer avec vos informations revendeur.
Si vous ne le possédez pas, il faut téléphoner ç notre secrétariat pour qu'on vous le fournisse.
Ensuite, vous devez créer l'utilisateur via le bouton "Créer un nouvel utilisateur"
Utilisateur : Permet uniquement de visionner les dossiers et d'envoyer les documents.
Power User : Comme l'utilisateur mais permet de créer un dossier via la plateforme ou Logistics.
Licence Admin : Comme le PowerUSer mais avec la possibilité de modifier les informations de licence.
Si vous créez le dossier via la plateforme, il faudra alors y ajouter le module codaBox-peppol :
Sélectionnez votre licence, dans module, cliquez sur peppol-codabox, vous aurez alors une zone pour indiquer cette adresse.
Attention ! Cette adresse email est obligatoire !
Invoice quantity : Estimation des quantités de documents peppol à envoyer
Avant tout, veuillez remplir les informations de votre client ici :
L'url du site, l'Iban, Bic, numéro de TVA sont obligatoires.
Ensuite, veuillez vous rendre dans les paramètres généraux et activer le module "Facture électronique UBL" pour ensuite le configurer.
Confirmez que vous utilisez bien la plateforme d'échange WinBooks en cochant la case.
Il y a deux parties, une connexion "Client" et une connexion "Comptable"
La partie client sert par exemple pour envoyer les documents Peppol, l'utilisateur est celui que vous utilisez pour accéder à la plateforme WinBooks.
La partie comptable sert, comme son nom l'indique, a envoyer des documents à votre comptable, vous devrez mentionner ici le WinBooksId et le mot de passe reçus de votre fiduciaire.
Après avoir entré le mot de passe, le programme va vous signaler si vous êtes bien connecté ou non.
Si oui, vous aurez accès à la liste des dossiers liés au client en cliquant sur le bouton "Sélectionner le dossier de la plateforme à lier"
Et sélectionnez le.
S'il n'existe pas encore, vous pourrez le créer via le bouton en dessous de la grille, ça créera le dossier automatiquement sur la plateforme.
Lier les codes tva aux codes UBL :
Vous ne devez configurer cette partie que s'il y a une configuration particulière.
Il faut spécifier quel client est un client peppol, pour cela, vous devez vous rendre dans l'onglet condition de la fiche client pour sélectionner dans la version de l'ubl "Open Peppol"
Ouvrez un document lié a ce client, puis dans le menu impression vous verrez qu'il y a un nouveau bouton "Peppol"
Une fois cliqué, le document est envoyé sur la plateforme, en cas d'erreur vous aurez un message en retour.
Notre plateforme se charge ensuite d'envoyer votre document chez votre client à travers le réseau codabox, vous pouvez suivre le statut via notre plateforme :
Rendez-vous de nouveau sur https://customers.winbooks.be, entrez les informations du client.
Dans le dossier, sélectionnez module / codabox-peppol pour voir l'historique des documents envoyés ainsi que leurs statuts dans l'onglet Peppl - CODABOX-HISTORY
Le statut "Not sent" veut dire que le document est envoyé sur la plateforme WinBooks mais n'a pas encore été traité par CodaBox.
Une fois que c'est fait le statut passe a "Sent". Il faut quelque-fois plusieurs heures (+/- 4 heures) avant que ce statut change, si une erreur survient vous serez averti par mail à l'adresse indiquée plus haut.
Il est également possible d'envoyer vos documents en lot via le menu opération / Impression groupée
Si vous sélectionnez Peppol, ça n'enverra que les factures Peppol.
Email / Imprimer lui se chargera de générer le tout et d'envoyer sur le réseau peppol les documents si nécessaire.