Depuis 2021 ce service n'est plus mis à jour car remplacé par l'indexation automatique via  l'offload service.

Installation


Téléchargez le service d'indexation sur le site de WinBooks (http://www.winbooks.be).
Il porte le nom « VI Indexing service » et se trouve dans la zone de téléchargement de Virtual Invoice.

Les droits administrateurs sont requis pour une installation correcte du service.


Afin de limiter le trafic réseau, il est recommandé d'installer le service d'indexation sur la machine qui contient les documents à indexer.



Configuration


Le service d'indexation a été conçu pour être facile à configurer. Pour ouvrir le programme permettant de paramétrer le service, il faut se rendre dans le panneau de configuration de Windows.
Control Panel -> VI Indexing Service





Folders List
Le champ Folders list doit pointer sur le fichier VirtualInvoice Folders.xml, ce sont les dossiers comptables repris dans ce fichier qui seront indexés.


Catalogues place
Deux choix sont possibles concernant l'emplacement des catalogues. Soit les catalogues sont placés dans le répertoire archive de chaque dossier comptable. Soit les catalogues sont placés dans un répertoire unique défini par vos soins.

Quel que soit votre choix, le répertoire qui contiendra les catalogues doit être accessible par les machines qui doivent interroger ces catalogues.

Priority 

Ce champ permet de définir la priorité d'exécution du service d'indexation.


Disable monitoring Files (only for files shared by SAMBA)


Ce champ permet de désactiver le monitoring des fichiers. Si les données se trouvent sur un NAS ou si elles sont partagées par SAMBA, il faut activer cette option.


Configuration Virtual Invoice

Après configuration du service d'indexation, il faut configurer Virtual Invoice afin qu'il l'utilise.

Accédez au paramétrage via le menu Fichier/Paramètres/ Onglet Recherche



Commencez par activer l'utilisation de l'Indexing Service
Spécifiez ensuite l'emplacement où sont stockés les catalogues.

Ce champ doit être configuré de la même manière que ce que vous avez configuré dans CATALOGUES PLACE du service.

Soit vous renseignez le répertoire unique pour tous les dossiers, soit vous devez définir un répertoire par dossier.

Configuration spécifique à un dossier comptable


Clic droit sur le dossier /Propriétés d'un dossier/Avancé/Indexing Service




Dans cet écran, vous pouvez choisir d'exploiter ou pas l'Indexing Service pour ce dossier.
Vous pouvez également tester l'accessibilité du catalogue. Il est à noter que le catalogue n'est créé qu'au moment de l'indexation du premier document dans ce catalogue.
Vous pouvez également demander au service d'indexation de reconstruire totalement un nouveau catalogue. Cela pourrait s'avérer utile en cas de panne survenue pendant l'indexation.


Attention dans certains environnements réseaux, il est nécessaire de démarrer le Service d'Indexation en utilisant un compte Windows qui a des droits spécifiques. Il faut se rendre dans le panneau de configuration, outils d'administration, Services. Double cliquez sur « Virtual Invoice Indexing Service », puis sélectionnez l'onglet Log On. Cochez l'option « This account » et indiquez un utilisateur qui a les droits suivants :

  1. Droit sur le répertoire contenant les fichiers de configuration de Virtual Invoice
  2. Droit sur les répertoires contenant les données comptables de WinBooks
  3. Droit sur la machine sur laquelle est installée le Service d'indexation.







Comment désactiver l'Indexing service ?

Pour le désactiver, il faut se rendre dans le panneau de configuration de Windows.
Control Panel -> Administrative tools → Services


Sur la ligne Virtual Invoice Indexing Services → Clic droit - Propriétés 

Vérifier que vous avez bien "Manual" dans la zone Startup Type et ensuite, cliquez sur stop.