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Inventaire initial

L'encodage de l'inventaire initial peut se faire de différentes façons :

Via la fiche article

Dans l'onglet Stock, sélectionner le dépôt et taper la quantité d'inventaire dans le champ Inventaire réel.

Il faut que pour cela, il existe un journal de type inventaire : un document d'inventaire est alors créé à la date du jour reprenant l'article et la quantité. Si vous faites cette opération sur plusieurs jours, un document sera créé par date.

Si l'écran des documents est ouvert, quand vous activez cet onglet, les champs Dépôt et Inventaire réel ne seront pas visibles.

Via un document du type inventaire

Encodage > Documents :

Si vous gérez plusieurs dépôts de stockage, vous pouvez

• encoder un seul document d'inventaire en séparant par ligne les différents dépôts;
• encoder plusieurs documents d'inventaire dans le même journal, un document par dépôt;
• créer plusieurs journaux d'inventaire suivant la localisation du dépôt.

Le prix unitaire :

• si vous encodez un inventaire par fournisseur, le logiciel utilisera le prix d'achat (et la remise) de la fiche article.
• si vous encodez un inventaire ayant trait à différents fournisseurs, mettez un fournisseur générique (ex. Inventaire) et récupérez les prix d'achat (avec remise) après-coup via l'utilitaire Utilitaires > Documents > Mise à jour des prix dans les documents.

Vous pouvez aussi choisir de ne pas encoder de prix unitaire à condition de ne pas utiliser une méthode de valorisation de stock qui se base sur les documents (Fifo, Prix d'achat moyen pondéré).

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Par importation

Vous pouvez importer le fichier articles avec les quantités en stock à partir de différents formats de fichier. L'assistant d'importation vous guide à travers les différentes étapes :

• Soit par importation d'un fichier articles à partir d'Excel via Dossier > Importer > Articles. Le champ de la base de données dans lequel vous devez importer la quantité =

Voir également L'importation_L'exportation.

• Soit par importation à partir d'un fichier DBF, ASCII CSV via Utilitaires > Stocks > Import d'un inventaire.

  UNIQUEMENT si vous gérez les codes à barre et que le fichier contient des codes à barre existant dans le logiciel

  • Etape 1 :
    
    S'il n'y a pas de programmes préalable à exécuter, passer à l'étape suivante.
  • Etape 2 :
    
    Si votre fichier est déjà en format DBF et qu'il respecte la structure indiquée, passer à l'étape suivante, sinon indiquez le fichier à convertir et cliquez sur Convertir.
    En cas d'une conversion, le logiciel indique où se trouve le fichier converti et le propose automatiquement à l'étape suivante.
  • Etape 3 :
    
    Cadre Document à générer :
    Entrez la date réelle à laquelle vous avez fait cet inventaire, sélectionnez le journal d'inventaire, indiquez la méthode de valorisation et le dépôt de stock auquel se rapporte l'inventaire.
    Indiquez ensuite ce que le logiciel doit faire : dans le cas où il s'agit d'un inventaire initial et qu'il n'y a pas encore eu de mouvements influençant les stocks, il faut opter pour Ajouter ces quantités au stock.
    Voir également Inventaires intermédiaires.

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Inventaires intermédiaires

Dépendant de l'organisation de votre société, vous ferez des inventaires « physiques » à des intervalles plus ou moins réguliers (1x par mois, trimestre, semestre, an).
Il y a deux logiques différentes :

• Soit vous encodez les différences par rapport au stock calculé par le logiciel.
• Soit vous remettez le stock du logiciel à zéro et vous encodez les nouvelles quantités.

L'inventaire doit être le 1^er document du jour ou mettez -le à une date sans mouvements

Exemple : Vous faites l'inventaire le week-end, encodez-le à une date du week-end où vous n'encodez aucun document impliquant une entrée ou une sortie de stock.

N'encodez pas de documents mouvementant le stock entre le moment où vous mettez l'inventaire à 0 et que vous encodez le nouvel inventaire !

Faites un backup via Dossier > Maintenance > Backup avant de générer un inventaire.

Encoder les différences d'inventaire

Accédez au menu Encodages > Documents.

Vous encodez un document dans le journal de type inventaire ou dans un journal de type mouvement de stock. Les quantités positives s'ajoutent au stock existant, les quantités négatives se déduisent du stock existant.

Exemple : art A : 10 dans le logiciel, 12 compté : quantité à entrer = 2; art B : 6 dans le logiciel, 5 compté : quantité à entrer : -1.

Encoder un nouvel inventaire

Cliquez sur Exécuter
Le programme propose d'imprimer les documents générés :

Importer un nouvel inventaire en format DBF

Accédez au menu Utilitaires > Stock > Import d'un inventaire.

Si vous avez un fichier scanné de votre inventaire et que les codes à barre sont présents dans les fiches article, vous devez utilisez cette méthode-ci à la place de la précédente.

Dans les écrans ci-dessous nous générons l'inventaire pour un fournisseur particulier à partir d'un fichier CSV converti en format dbf.

Cliquez sur Importer.

Le système crée un document d'inventaire de mise à zéro et un deuxième document dans lequel il importe le fichier.

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