Le fonctionnement de la clôture de caisse dépend du paramètre général Gestion de suivi du fond de caisse avec clôture définitive des documents.

Cliquez sur l’icône .



Sur cette page :

Options additionelles :



Sans l'option de suivi de fond de caisse

Cliquez sur cette icône pour imprimer la clôture de caisse et le livre de caisse.

Impression de la clôture de caisse

La clôture de caisse reprend les totaux de la journée, par code TVA, par mode de paiement, etc.. plus quelques statistiques.

Impression du livre de caisse

Le livre de caisse reprend en détail tous les tickets de la journée.

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Avec l'option de suivi de fond de caisse

Accédez à l'écran de Paramétrage du suivi du fond de caisse via le menu Dossier > Paramétrage > Paramètres généraux, onglet Options, paramètre Gestion de Point de vente, paramètre Utilisation de l'interface Point de Vente (Y), onglet Options générales, et paramètre Gestion de suivi du fond de caisse et avec clôture définitive des documents (voir aussi les menus de paramétrage de l'interface POS).

Lors de la première journée de vente, il faut introduire le montant initial du fond de caisse pour pouvoir démarrer un dossier POS avec suivi de fond caisse. Pour plus d'explications, voir l'Encodage des opérations de caisse.

Sélection du vendeur

Contrairement à la clôture classique, il faut sélectionner le vendeur après avoir cliqué sur l'icône .

Ce dernier pourra toujours visionner la clôture de caisse mais ne pourra pas forcément valider une période de vente en clôturant définitivement des documents. Ce choix dépend de son profil de vendeur défini dans Dossier > Utilisateurs, onglet Options POS, bouton Configuration des vendeurs, volet Droits autres, case à cocher Clôturer une caisse (voir Lier l'interface POS aux utilisateurs).

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Sélection du journal à clôturer

Si on a choisi d'avoir un fond de caisse par journal, on reçoit l'écran suivant :

Le programme présente la liste des journaux où il reste des documents de ventes encore non clôturés.
Cette étape du choix du journal à clôturer n'existe pas si on a paramétré un fond de caisse unique.

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Clôture des ventes d'un journal

L'écran de consultation d'un journal présente 3 onglets.

La période affichée dans le titre de la fenêtre correspond à la plus petite date et la plus grande date reprise dans les documents ouverts. Il est dès lors possible de faire une clôture de caisse en fin de semaine, ce qui n'est pas conseillé, il est toujours préférable de clôturer une caisse chaque jour (le soir ou le lendemain matin de la journée).

Résumé des totaux

Statistiques

Le bouton Calculer les statistiques permet de lancer le calcul des petites statistiques qui seront reprises sur le document imprimé clôture de caisse, ces statistiques sont consultables dans l'onglet Statistiques :

(tick) Les statistiques relatives aux marges réalisées peuvent être masquées si l'utilisateur appartient à un groupe d'utilisateurs qui n'a pas le droit de Voir sur l'objet Prix d'achat dans la définition des droits d’accès.

Liste des documents

Le troisième onglet permet de consulter la liste des documents non encore clôturés et que le vendeur peut clôturer s'il en a le droit :

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Déclaration du fond de caisse

Le bouton Déclaration du fond de caisse permet de détailler le fond de caisse compté en monnaie et en billetterie.

Ceci est une étape obligatoire avant de pouvoir cliquer sur le bouton Clôture définitive.

Le total s'actualise dans la zone Déclaré du mode de paiement Cash.

Pour les autres modes de paiement, on utilise la flèche bleue vers la gauche pour valider les totaux Bancontact, Visa et autres.

Après validation de l'écran, on aperçoit immédiatement les modes de paiements ou le total déclaré ne correspond pas au fond de caisse calculé par le système :

A tout moment, vous pouvez retourner dans l'écran de saisie des monnaies pour introduire une correction. Dans l'exemple ci-dessus, il manque 10 cents !

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Clôture définitive

Pour terminer, après avoir fait la déclaration du fond de caisse, cliquez sur le bouton Clôture définitive.
En cas d'erreur sur le montant déclaré en cash ou pour les autres modes de paiement, 3 options (à sélectionner dans l'écran de Paramétrage du suivi du fond de caisse) sont possibles :

Si on poursuit, le programme propose de lancer la clôture définitive des documents :

Et propose ensuite d'imprimer la clôture de caisse et le livre de caisse :




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Conséquences d'une clôture définitive

Si on constate que les 10 cents manquants sont réellement perdus, il faut ajouter une nouvelle opération de caisse (dépense ou recette diverse) pour ajuster ce fond de caisse.