Vous pouvez imprimer facture par facture au fur et à mesure de l'encodage ou après-coup ou en série sur base d'un nombre de critères. L'impression peut se faire avec (possibilité de changer d'imprimante, le nombre d'exemplaires ou de choisir un autre layout, avec prévisualisation avant impression) ou sans confirmation. Voir également Configuration des journaux. Sur cette page :

Impression avec/sans confirmation

Le paramètre 'Impression sans confirmation' est à définir par journal :
Par défaut, l'impression se fait avec confirmation.

1. Lorsqu'on lance l'impression en cliquant sur le bouton  ou en tapant F4, un écran intermédiaire 'Impression des documents' s'ouvre dans lequel on peut choisir le layout à imprimer et/ou modifier le nombre d'exemplaires à imprimer.
   
2. Dans l'écran intermédiaire 'Impression des documents', cliquez sur le bouton ou tapez F4 pour ouvrir l'écran Windows de l'imprimante.
3. Avant de lancer l'impression, vous pouvez sélectionner une autre imprimante dans l'écran Windows de l'imprimante.

Dans le cas d'une 'Impression sans confirmation', l'écran intermédiaire ainsi que l'écran Windows de l'imprimante n'apparaissent pas.

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Impression lors de l'encodage

Accédez au menu Encodages > Documents.

1. Cliquez sur ou appuyez sur PGDN. Trois actions sont exécutées : la sauvegarde, l'impression et la création du document suivant dans le même journal.
2. Le document à l'écran est sauvegardé, l'écran 'Impression des documents s'ouvre : cliquer sur  ou appuyez sur F4 pour ouvrir l'écran Windows de l'imprimante.
3. La fenêtre de l'imprimante Windows s'ouvre : vous pouvez éventuellement sélectionner ici une autre imprimante.
   Cet écran s'ouvre autant de fois qu'il y a d'exemplaires sélectionnés.
4. Cliquez sur OK pour lancer l'impression.

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Impression après-coup

Accédez au menu Encodages > Documents.

Pour imprimer un document sauvegardé au préalable, procédez comme suit :

• Recherchez le document.
• Cliquez sur  ou F4 pour lancer l'impression.
• L'écran 'Impression des documents' s'ouvre : cliquez sur  ou F4 pour ouvrir l'écran Windows de l'imprimante.
• La fenêtre de l'imprimante Windows s'ouvre : vous pouvez éventuellement sélectionner ici une autre imprimante.
  Cet écran s'ouvre autant de fois qu'il y a d'exemplaires sélectionnés.
• Cliquez sur OK pour lancer l'impression.

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Impression des documents en série

Il existe deux manières d'imprimer des documents en série.

Accédez au menu Impression > Documents > Documents en chaîne.

Cette fonction permet de lancer l'impression d'une série de documents appartenant au même journal, sur base d'une sélection du n° de document, d'un code tiers, d'un statut (avec la possibilité du changement du statut après l'impression, et d'une série de dates. Si activé en tant que paramètre, également basé sur un représentant ou un code analytique d'un tiers.
Exemple :

Impression des factures 6 au 12 ayant le statut 'Générée'. Après impression, les factures imprimées auront le statut 'Envoyée au client'.

Les modalités d'impression (layouts et exemplaires - nombre modifiable) sont celles définies dans le journal.

Si vous confirmez le bon déroulement, le statut sera adapté. Dans le cas contraire, le statut n'est pas modifié.

Une autre manière d'imprimer des documents en lots est de faire sa sélection dans la partie recherche de l'écran des documents (1), puis en cliquant sur (2) et dans la grille du résultat un petit clic sur la première colonne (3) permet d'obtenir un menu contextuel proposant certaines actions possibles, dont celle d'imprimer (4).



Dans l'exemple ci-dessus, où la sélection affiche un certain nombre de notes d'envoi ouvertes pour le client 'Alpha', le menu contextuel propose également d'appliquer une facturation groupée (Facturation clients).

En fonction de la sélection, des actions similaires sont possibles pour transformer en lot des commandes clients ou fournisseurs en livraisons clients ou fournisseurs (Livraison clients et Livraison fournisseurs).

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Impression ou envoyer par mail

Le bouton  (disponible à partir de la version 6.0.7, revu en 6.2.11) dans l'écran d'Impression des documents permet suivant la méthode d'envoi 

• d'envoyer par mail la facture au format PDF
• d'envoyer par mail la facture au format XML d'un des formats UBL si le module 'Facturation électronique' est activé.
• d'envoyer sur le réseau Peppol la facture sur le format XML si le module 'Facturation électronique' est activé et que la connexion à la plateforme WinBooks est configurée.
• d'imprimer la facture pour les autres clients, pour envoyer par courrier. 

Mise en page différente entre mail et impression

Pour envoyer les factures par mail avec une mise en page différente de celle utilisée lors de l'impression papier, 2 méthodes sont possibles.

• Avec 1 layout unique pour des différences de mise en page limitées entre le mail et l'impression.
  Les éléments du layout à afficher pour l'impression ou le mail, se fait en ajoutant des conditions d'affichage sur ces éléments.
  
  • La condition EMPTY(cust.email) est à ajouter aux éléments du layout qui doivent uniquement être présents sur la facture papier.
  • Et la condition NOT EMPTY(cust.email) est à ajouter aux éléments qui doivent être présents sur la facture envoyée par mail.
    
    
  L'opération se fait en appuyant une fois sur le bouton Envoyer / Imprimer.
  
  

  A partir de cette mise à jour une révision de l'interface a été réalisée. Les champs NOINVMAIL, NOEFFF, UBLNOTACPT et UBLVERS ne sont plus disponible via l'interface, mais pour des raisons de comptabilités avec les plugs in, ils sont toujours présents dans la base de données et sont mis à jour par la modification de la méthode d'envoi du client.

  
  

  Pour ne pas tenir compte de la présence de l'adresse mail ou simplement vérifier si, il est également possible de faire la différenciation sur la base de l'option 'N'accepte pas une facture par e-mail' en utilisant dans ce cas: la condition cust.NoInvMail pour l'impression, et NOT cust.NoInvMail pour le mail.

  Pour tenir compte de l'option 'N'accepte pas la facturation électronique' dans le cas de la facturation électronique UBL: la conditon cust.UblNotAcpt est à utiliser pour l'impression, et NOT cust.UblNotAcpt est à utiliser pour le mail.

• Avec 2 layouts définis dans le journal des factures, pour des différences de mise en page plus importantes entre le mail et l'impression.
  Le second layout utilisé pour l'impression papier contient une condition d'impression EMPTY(cust.email) dans le paramétrage du journal.
  

  

  La méthode avec 2 layouts n'utilise pas le bouton Envoyer / Imprimer et va se dérouler en 2 phases:

1. La première phase va imprimer les factures uniquement pour les clients qui n'ont pas d'adresse mail définie dans leur fiche client.
   1. Via le menu Impression > Documents > Documents en chaîne, sélectionner le journal des factures et le range de numéros.
   2. Ensuite sélectionner 1 copie pour le layout Facture à imprimer et 0 copie pour le layout Facture par e-mail.
   3. Et puis cliquer sur le bouton .
2. La seconde phase va envoyer les factures par e-mail uniquement pour les clients qui ont une adresse mail définie dans leur fiche client.
   1. Toujours via le menu Impression > Documents > Documents en chaîne, sélectionner le même journal des factures et le même range de numéros.
   2. Ensuite sélectionner 1 copie pour le layout Facture per e-mail et 0 copie pour le layout Facture à imprimer.
   3. Et puis cliquer sur le bouton .

Imprimer une copie supplémentaire sur papier

Ce bouton Envoyer / Impression peut proposer (depuis la version 6.0.14) l'impression d'une copie papier supplémentaire (pour les besoins d'un archivage interne par exemple). Pour activer cette copie supplémentaire, l'option 'Concernant le bouton 'Envoyer/Imprimer', lancer une copie papier supplémentaire' doit être cochée dans le paramétrage des envois d'e-mail. Lorsque cette option est activée, l'impression ou l'envoi par mail (pour les clients avec adresses électroniques) des documents sélectionnés est suivi d'une impression supplémentaire. En fin de compte, les documents des clients avec une adresses électroniques seront envoyés par mail et imprimés en un seul exemplaire, tandis que les documents d' autres clients seront imprimés en deux exemplaires (sans envoi de mail). L'option 'Ne plus poser cette question' permet d'éviter de demander à chaque fois à l'utilisateur si une copie papier est nécessaire.

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Imprimer un document en format PDF

Voir Préférences pour les différents choix possibles pour la génération de PDF.

Paramètre général Création de fichier PDF à définir par PC.
Il est possible de sauvegarder un document en format PDF lors de l'impression.

Les fichiers PDF sont sauvegardés dans le sous-répertoire PDF (qui est automatiquement créé lors de la première création) du dossier ou dans le répertoire que vous avez défini dans les Paramètres généraux > Préférences.
Le nom du fichier PDF = code du journal, suivi du numéro de document et d'un numéro d'ordre qui est significatif si vous sauvegardez chaque impression (option 'Créer un nouveau fichier PDF')

ex.: FAC 300012 (1)

L'écran d'impression se présente alors comme suit :

• Ne pas archiver en PDF : aucun fichier PDF ne sera sauvegardé
• Remplacer le dernier fichier PDF : à chaque impression du même document, l'unique fichier PDF original sera écrasé

FAC 300010

• Créer un nouveau fichier PDF : à chaque impression, le numéro de révision est incrémenté dans le nom du nouveau fichier PDF créé

FAC 300010 (1)

FAC 300010 (2)

FAC 300010 (3)

...

Le dernier choix est automatiquement mémorisé pour l'impression suivante et reste en mémoire tant que vous ne le changez pas.

Le fichier PDF sera généré dès que vous cliquerez sur le bouton Imprimer dans l'écran ci-dessus, même si vous ne lancez pas ensuite l'impression physique sur une imprimante.

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Envoyer un document via e-mail

Paramètres généraux Création de fichier PDF et Paramètres pour l'envoi des e-mails à définir par PC.

Conditions :

• Il faut également gérer les fichiers PDF
• Il ne doit pas s'agir d'un journal dans lequel vous imprimez sans confirmation.

Il n'est pas nécessaire d'imprimer en format PDF (donc de sauvegarder l'impression en PDF) pour pouvoir générer un e-mail avec le document.

1. Sélectionnez l'adresse mail du tiers du document ou sélectionnez Email du layout et tapez l'adresse mail dans le champ à côté.
   • Email facturation : adresse mail relative à l'adresse de facturation (onglet 'Adresse du Tiers)
   • Email livraison : adresse mail relative à la personne de contact sélectionnée dans le document (onglet 'Contacts' du tiers)
   • Email facturation alternative : si vous avez changé l'adresse de facturation dans l'onglet 'Facturation' (double-clic sur l'adresse), ce choix permet d'utiliser l'e-mail de ce contact. L'impression de cette adresse nécessite une adaptation de votre layout. Votre revendeur pourra vous aider à réaliser cette adaptation.

     Exemple d'expression pour qu' à la place du nom de société principal s'imprime le nom de la société de l'onglet 'Contacts' :
     iif(empty(dochead.invpersid),cust.name,invpers.company).

2. Cliquez sur le bouton  : l'e-mail est créé dans votre programme de messagerie et est envoyé directement ou non suivant votre paramétrage.
   • Le document est attaché à l'e-mail avec comme nom code journal suivi du n° de document.
   • Le sujet de l'e-mail est par défaut : code journal suivi du n° de document et du nom de votre licence.
   • Le corps de l'e-mail est vierge.

Le sujet et le corps de l'e-mail peuvent être prédéfinis via les Paramètres pour l'envoi des fichiers PDF via e-mail (voir Paramètres pour l'envoi des e-mails).

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