Sur cette page:

Modifier une facture

Accédez au menu Encodages > Documents.

1. Recherchez la facture.
2. Cliquez sur ou appuyez sur F5.
   • Il est possible d'annuler les modifications en cliquant sur .
   • Il n'est pas possible de modifier un document envoyé en comptabilité.
   • Le paramètre général Modification/suppression des documents liés interdit de modifier un document lié à un autre document, pour garder une conformité absolue entre les documents (exemple: la note d'envoi si elle a déjà été facturée, ou la facture si elle a été générée à partir de la note d'envoi).
     Dans ce cas, il faut supprimer la facture (qui est en fin de la chaîne), modifier la note d'envoi et générer à nouveau la facture à partir de la note d'envoi modifiée.
     Si vous travaillez avec des statuts, il faut bien sûr que le paramètre général Gestion des statuts > Empêcher la suppression d'un document dont le statut est défini n'ait pas été activé.
   • Si vous changez le client, le programme vous propose - au cas où il aurait des prix spécifiques ou un autre tarif - d'adapter les prix.
   • Si vous changez la devise du document,
     • Vous pouvez ajouter F9, supprimer F12 ou insérer des lignes Shift+F9.
     • Vous pouvez créer des notes F8.
3. Sauvegardez le document en cliquant sur .
   Si la TVA utilisée dans les lignes ne correspond pas au tiers sélectionné (par exemple suite au changement du tiers), le programme le signale.

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Effacer une facture

Accédez au menu Encodages > Documents

1. Recherchez la facture.
2. Cliquez sur ou appuyez sur F12.
   • Il n'est pas possible d'effacer un document envoyé en comptabilité.
   • Le paramètre général Modification/suppression des documents liés interdit de supprimer un document lié à un autre document, vous ne pourrez supprimer que le document au bout de la chaîne : dans le cas ou la facture a été générée à partir de la note d'envoi et que vous voulez supprimer la note d'envoi, il faudra d'abord supprimer la facture et ensuite vous pourrez supprimer la note d'envoi.
     Si vous travaillez avec des statuts, il faut bien sûr que le paramètre général Gestion des statuts > Empêcher la suppression d'un document dont le statut est défini n'ait pas été activé.
   • Suivant le journal, le paramètre Respecter la séquence des numéros rend impossible la suppression d'un document si ce n'est pas le dernier ceci afin de ne pas créer des 'trous' dans la numérotation des documents.
     

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Copier une facture

Accédez au menu Encodages > Documents
Il est possible de créer une nouvelle facture (ou un autre document) à partir d'un document existant en copiant celui-ci.

1. Recherchez la facture.
2. Cliquez sur ou appuyez sur Alt+O.
3. Sélectionnez le journal dans lequel vous voulez copier la facture.
   
   Vous pouvez copier tout type de document dans tout type de journal. Si le programme détecte cependant une incompatibilité entre le journal source (ex. HTVA) et le journal cible (ex. TVAC) , il le signale et vous laisse le choix de poursuivre ou d'abandonner. Au cas où vous poursuivriez, il faut bien sûr faire les contrôles nécessaires.
4. Le nouveau document apparaît à l'écran et portera la date du jour.
5. Sauvegardez-le - éventuellement après modification.

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Faire une note de crédit

La procédure est identique à celle d'une facture. Les montants sont encodés en positif.
La différence résulte dans le choix du type de journal.
Il y a deux façons de travailler :

• Encoder directement dans un journal de notes de crédit.
• Partir de la facture pour en faire une note de crédit.
  1. Recherchez la facture à créditer.
  2. Cliquez sur Note de crédit ou appuyez sur Shift+F4.
  3. Dans l'écran intermédiaire, le journal de note de crédit est présélectionné.
     
  4. Dès que vous cliquez sur Exécuter, la note de crédit est créée et le programme propose de l'imprimer.
     Cliquez sur Abandon ou Esc si vous voulez encore la modifier avant et si le paramétrage permet de modifier des documents liés.

Le bouton Lien ou Alt+L permet de commuter entre la note de crédit et la facture : les documents sont donc considérés comme des documents liés.

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Faire une offre

L'encodage d'une offre est à tout point de vue identique à l'encodage d'une facture. Seul le choix du journal diffère.
Si une offre est acceptée et qu'elle donne lieu à une livraison ou une facture, vous pouvez soit :

• la copier via Alt+O dans le journal de votre choix : pas de lien entre l'offre et la note d'envoi ou la facture,
• ou la transformer en appuyant sur Shift+F4 (ou en cliquant sur le bouton Commande) dans le journal de votre choix : il y a un lien entre l'offre et la note d'envoi et/ou la facture.

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