Het maken van een back-up is het belangrijkste in een boekhoudsoftware ! Uw boekhoudbestanden (en de andere) zijn kwetsbaar: stroomonderbreking, deficiëntie van de harde schijf, vastlopen van Windows, ... Alhoewel de meeste problemen d.m.v. een back-up opgelost worden, kan het voorkomen dat u van een back-up moet vertrekken.
Om de nadruk te leggen op het belang van het regelmatig nemen van een back-up, stelt WinBooks bij het sluiten van een gewijzigd boekhouddossier (invoeren van boekingen, boekhoudkundige verrichtingen, ...) automatisch voor een back-up te maken.
BACK-UP = ALL-RISKVERZEKERING ! |
De back-upprocedure van WinBooks gebruikt comprimeringsmethodes die hoge prestaties leveren. Deze procedure is uiterst snel en genereert een klein bestand (de bestandsgrootte is ongeveer 10 keer kleiner dan het boekhouddossier).
U kunt de informaticadrager waarop de back-up zal worden weggeschreven, aanduiden:
De uitvoeringssnelheid hangt af van de informaticadrager waarop de back-up gemaakt wordt: harde schijf (zeer snel, in de orde van enkele tientallen seconden voor kleine dossiers), afneembare drager (snel).
We kunnen u dan ook aanraden om:
De frequentie hangt natuurlijk van uw behoeften af. U moet zich in dit verband de volgende vraag te stellen: hoeveel tijd kan ik aan het opnieuw invoeren van de gegevens besteden indien een belangrijk probleem zich voordoet? Bedenk het volgende: indien een back-up verleden maand genomen werd, zult u de hele maand opnieuw moeten invoeren. Indien de back-up van gisteren dateert, zult u enkel uw werk van de dag opnieuw moeten invoeren.
Een door WinBooks gemaakte back-up kan enkel via de restorefunctie van WinBooks gerecupereerd worden. |
Indien u meerdere back-ups van eenzelfde dossier op dezelfde dag wenst te maken, stelt WinBooks voor de vorige back-up te vervangen. Wijzig de naam indien u de oude versies wenst te bewaren. |
In een netwerkomgeving is het niet mogelijk een back-up te maken zolang andere gebruikers in het dossier werken. Dit is dus de laatste persoon die het dossier sluit die de back-upprocedure kan starten. Indien de back-up van de server door de netwerkadministrator automatisch gemaakt wordt en de door WinBooks voorgestelde back-up van de boekhoudgegevens een overbodige herhaling is, kunt u vermijden dat WinBooks een back-up voorstelt telkens als u een dossier sluit door de optie Een back-up voorstellen bij het verlaten van het dossier (in VENSTER/GEBRUIKERSVOORKEUREN/ALGEMEEN) te deactiveren. |
Wanneer u een back-up wenst te versturen dat enkel gegevens van de algemene boekhouding - klanten en leveranciers van een boekjaar bevat om bijvoorbeeld een administratieve controle te doen, kunt u kiezen voor optie e-Audit (Art 323bis). Deze back-up bevat enkel de hoofdbestanden van de boekhouding. De memo's, de analytische gegevens, de vaste activa, de facturatie en andere instellingen worden niet mee geback-upt... U vindt er enkel de rekeningen (algemene, klanten- en leveranciers-) waarop verrichtingen in het bewaarde boekjaar hebben plaatsgevonden, evenals hun boekingen terug. Indien u dit type back-up aanmaakt vanuit een tweede actief boekjaar, dan zullen de gegevens voor de twee bewaarde actieve boekjaren worden bewaard. Indien dit niet het geval is, zullen enkel de gegevens van het bewaarde boekjaar weerhouden zijn. Bij elke restore van dit type back-up, zal er een nieuw dossier worden aangemaakt (deze back-up overschrijft dus het bestaande dossier dus niet). Dit dossier is enkel toegankelijk in alleen-lezen-modus. |