Zodra de module Office API full geactiveerd is, wordt een reeks functies eigen aan WinBooks, toegevoegd aan de lijst van de beschikbare Excelfuncties. Deze functies geven het resultaat van een berekening weer in het Excelwerkblad en gebruiken hierbij de gegevens uit het actieve dossier. De WinBooks functies, in combinatie met de gewoonlijke bewerkingen in Excel, bieden een onbeperkt aantal mogelijkheden voor de analyse en exploitatie van de resultaten en van de boekhoudgegevens, mits  u een minimum aan ervaring hebt met Excel.
Het gebruik van voorgedefinieerde tabellen maakt de mogelijkheden van Office API full toegankelijk voor elke gebruiker, ook voor beginnelingen, daar de programmering door een expert uitgevoerd kan worden.

Een WinBooks functie in een Excelwerkblad inlassen 

WinBooks functies worden op dezelfde wijze als de andere Excelfuncties in een werkblad ingevoegd.

Om het resultaat van een berekening te bekomen:

• Klik in de cel waarin het resultaat getoond dient te worden.
• Om een WinBooks functie in te lassen:

• • Ofwel klikt u op het icoon  in de iconenbalk.
  • Ofwel start u de menu Formulas van Excel., optie Insert Function 

• Selecteer WinBooks in de lijst met de verschillen categorieën.
  
  

• Kies de gewenste WinBooks functie in de functielijst, rechts in het venster, en klik op OK.
• Voer de waarde in van het of de argument(en) waarvoor de berekening uitgevoerd dient te worden.
  
  

• Klik op OK om het resultaat in de oorspronkelijk geselecteerde cel te bekijken. Het resultaat wordt voor de gegevens uit het actieve dossier berekend.

De syntaxis

Net zoals voor alle andere Excelfuncties zijn er syntaxregels voor de WinBooks functies. De functienaam wordt gevolgd door de argumenten van de functie, weergegeven tussen haakjes en gescheiden door kommapunten. Alfabetische argumenten worden tussen aanhalingstekens (") geplaatst. Sommige argumenten zijn verplicht, andere facultatief.

De argumenten

• Account: verwijst naar de algemene rekening waarmee rekening dient gehouden te worden.
  Indien u 700000 invoert, zal de functie enkel betrekking hebben op de rekening 700000 (indien de nummering uit 6 cijfers bestaat). Indien u 700 invoert, zal de functie betrekking hebben op alle rekeningen waarvan het nummer met 700 begint. Indien u 7 invoert, zal de functie betrekking hebben op alle rekeningen waarvan het nummer met 7 begint,
   ...
• AccountEnd: verwijst naar de laatste rekening waarmee rekening dient gehouden te worden indien u op een reeks rekeningen wenst te werken.
  
  
• Period: verwijst naar de periode waarmee rekening dient gehouden te worden. Periodes worden aangeduid door een code bestaande uit 3 letters of door een cijfer afhankelijk van de hierna vermelde codificatie.
• De overdrachtsperiode wordt aangeduid door de numerieke code 0 of door de alfabetische code OPE.
• De afsluitingsperiode wordt aangeduid door de numerieke code 99 of door de alfabetische code AFS.

• De eerste periode van een boekjaar wordt aangeduid door de numerieke code 1, de tweede door de numerieke code 2, enz.

  Wees dus heel voorzichtig bij het verwerken van de gegevens uit verschoven boekjaren. De maand januari stemt dan niet meer overeen met de numerieke code 1

• Elke periode kan ook aangeduid worden door een alfabetische code bestaande uit drie karakters: de eerste drie letters van de betreffende maand (JAN, FEB, MAA, ...).
  
  
• FieldName: verwijst naar de veldnaam waarmee rekening dient gehouden te worden. Om de veldnaam te kennen, raadpleeg de opties m.b.t. de recuperatie van de gegevens.
  
  
• Section: verwijst naar het nummer of de omschrijving van de analytische sectie waarmee rekening dient gehouden te worden.
  
  
• Analytical_Account: verwijst naar de referentie van de analytische rekening waarmee rekening dient gehouden te worden.
  
  
• Analytical_Account_End: verwijst naar de referentie van de laatste analytische rekening waarmee rekening dient gehouden te worden indien u op een reeks rekeningen wenst te werken.
  
  
• General_Account: verwijst naar de algemene rekening waarmee rekening dient gehouden te worden.
  
  
• General_Account_End: verwijst naar de laatste algemene rekening waarmee rekening dient gehouden te worden indien u op een reeks rekeningen wenst te werken.
  
  
• Section2: verwijst naar het nummer of de omschrijving van de tweede analytische sectie waarmee rekening dient gehouden te worden.
  
  
• Analytical_Account2: verwijst naar de referentie van de analytische rekening waarmee rekening dient gehouden te worden voor de tweede analytische sectie.
  
  
• Analytical_Account_End2: verwijst naar de referentie van de laatste analytische rekening waarmee rekening dient gehouden te worden indien u op een reeks rekeningen wenst te werken voor de tweede analytische sectie.
  
  
• Customer: verwijst naar de referentie van de klant waarmee rekening dient gehouden te worden.
  
  
• CustomerEnd: verwijst naar de referentie van de laatste klant waarmee rekening dient gehouden te worden indien u op een reeks klanten wenst te werken.
  
  
• Suppliers: verwijst naar de referentie van de leverancier waarmee rekening dient gehouden te worden.
  
  
• SuppliersEnd: verwijst naar de referentie van de laatste leverancier waarmee rekening dient gehouden te worden indien u op een reeks leveranciers wenst te werken.