WinBooks laat toe om de aanmaningen die naar de klanten werden verstuurd beter op te volgen. Tevens kunnen de brieven al dan niet gearchiveerd worden onder PDF formaat.
Deze functie is voorzien indien u over een ENTERPRISE of een FIDUCIAIRE versie van WinBooks Accounting beschikt .
Wij onderscheiden 4 niveaus waar er beroep op kan gedaan worden voor deze historiek :
Om het beheer van de historiek van de aanmaningen te activeren dient u als volgt te werk te gaan :
Deze functie wordt operationeel door het aankruisen van de optie Beheer v. d. historiek.
Tevens kan de gebruiker in dit tabblad aanduiden of hij al dan niet zijn aanmaningen onder PDF formaat wenst te bewaren.
En zo ja, in welke map WinBooks deze PDF bestanden moet opslaan.
Wanneer er wat moet geruimd worden, zal u via deze optie de historiek kunnen opkuisen met uiteraard het wissen van overtollige pdf bestanden. Dit is vooral belangrijk als het bestand te omvangrijk wordt.
U kan deze opruiming even beperken door een datum aan te duiden. De aanmaningen die na deze datum werden verzonden blijven dan bewaard.
In het selectiescherm voor het aanmaken van aanmaningen, ziet u een nieuw onderdeel waarin de historiek van de reeds verzonden aanmaningenset wordt getoond.
D.m.v. kan u de detail van de verzonden brieven bekijken.
De datum waarop de aanmaningen werden verstuurd.
Datum die aan de basis ligt om te bepalen of een vervallen factuur al dan niet vermeld dient te worden.
De referentie van de klant
De naam van de klant
Het bedrag die oorspronkelijk werd gefactureerd
Het vervallen bedrag dat nog open staat
De interesten die voor dit boekstuk werden berekend
De kosten die voor deze klant werden berekend
Het niveau van de geprinte/verstuurde aanmaning
Wijze waarop de aanmaning werd verstuurd. In het overeenstemmende vakje staat een vinkje.
Link om de aanmaning in ware grootte te bekijken als het document destijds onder PDF formaat werd bewaard.
Om het document te bekijken, dient u op het icoontje te dubbelklikken. Indien u echter de detail van de aanmaning wenst te zien, moet u gebruik maken van de knop Detail. Alle regels van de aanmaningen verschijnen dan in een apart venster. |
Vanuit de identificatiefiche van de klant kan u eveneens alle aanmaningen die naar hem werden gestuurd, raadplegen.
U gaat als volgt te werk :
Dankzij het bijhouden van de historiek van de aanmaningen, kan u een welbepaalde transactie selecteren en alle aanmaningen zien waarin deze transactie werd vermeld. Deze staan allen in het tabblad van de boekingen
U gaat als volgt te werk :
Uiteraard zal de knop alleen maar beschikbaar zijn als er effectief voor deze transactie aanmaningen werden verzonden. |
Eens deze module geactiveerd wordt, is het maken van een back-up ook enigszins aangepast om de PDF bestanden al dan in acht te nemen. |