La fiche des commissions et courtages n° 281.50 donne pour chaque prestataire les honoraires, commissions, frais et avantages comptabilisés au cours de l'année.
Pour pouvoir établir des fiches 281.50, vous devez avant tout identifier les fournisseurs et/ou comptes généraux qui doivent être pris en considération.
Pour définir les fournisseurs et/ou comptes généraux à prendre en considération, et donc préciser la nature des frais au niveau des fiches de compte :

• Choisissez le menu FICHIER, l'option COMPTES GÉNÉRAUX ou FOURNISSEURS.
• Sélectionnez l'onglet FICHE pour le compte sélectionné.
• Pour la zone de saisie F 281.50, plusieurs possibilités s'offrent à vous selon vos habitudes de travail. Choisissez dans la liste déroulante l'option qui convient parmi les trois suivantes :

• Soit la zone reste vide : le compte n'est pas défini comme 281.50
• Soit la zone reçoit le statut TYPE À PRÉCISER. Le compte est défini comme 281.50 mais le type est précisé par l'autre compte (général ou fournisseur).
• Soit la zone reçoit le type de frais : COMMISSIONS, HONORAIRES, AVANTAGES ou FRAIS.

• Cliquez sur SAUVER pour enregistrer les modifications.

Pour établir les fiches 281.50  pour les fournisseurs et/ou comptes généraux concernés :

• Choisissez le menu OPÉRATIONS, l'option FICHES 281.50 ET 325.50.
• Cochez la case NOUVELLE GÉNÉRATION pour générer un nouveau fichier.
• Sélectionnez l'ANNÉE CIVILE pour laquelle vous souhaitez établir les fiches et le relevé.
• Effectuez si nécessaire une sélection : soit tous les comptes parmi les fournisseurs et/ou les comptes généraux pour lesquelles la fiche signalétique comporte une indication de type 281.50, soit une fourchette de comptes, qu'ils soient ou non de type 281.50.
  Notez que si vous choisissez tous les comptes fournisseurs par exemple, vous ne pourrez plus sélectionner que les comptes généraux de type 281.50 et vice versa.
• Cliquez sur OK pour générer le fichier.
• Le tableau donne la liste des documents concernés avec une série d'informations : référence et nom du fournisseur, montant imputé, montant payé, une case à cocher indiquant si le document est retenu pour les fiches et le relevé ainsi qu'une zone de commentaire.
  Un jeu de couleurs permet de caractériser les écritures dans la liste (modifiées ou non, ...).

• Cliquez sur ZOOM pour obtenir le détail de la ligne sélectionnée.
• Cliquez sur SPLITTER pour ventiler la ligne sélectionnée sur un maximum de 4 natures de frais.
• Cliquez sur QUITTER pour enregistrer la liste et la récupérer une prochaine fois.
• Cliquez sur IMPRIMER pour éditer les fiches et le relevé.

Plusieurs méthodes de travail s'offrent à vous :

• Soit vous ne définissez aucun compte fournisseur comme compte 281.50 et vous précisez dans les comptes généraux les différentes natures de frais (compte de commissions, compte honoraires, etc.). En générant les listes, choisissez dans ce cas d'une part tous les comptes fournisseurs et d'autre part les comptes généraux définis comme comptes 281.50. Toutes les lignes seront sélectionnées mais également marquées pour attirer l'attention.
• Soit vous attribuez la nature de frais à la fiche fournisseur. Par exemple, un fournisseur avocat auquel on attribue le type honoraires. Attribuez aussi, suivant le cas, une nature de frais aux comptes généraux mais pas à tous. Certains comptes généraux pouvant recouvrir plusieurs types de frais.
  En générant les listes, choisissez dans ce cas d'une part les comptes fournisseurs 281.50 et d'autre part tous les comptes généraux. Toutes les lignes pour lesquelles le compte général n'aura pas de type prédéfini seront marquées pour attirer l'attention mais seront sélectionnées. Celles où le compte général aura un type prédéfini mais où les natures ne correspondent pas donneront un message de conflit et ne seront pas sélectionnées.
• Soit vous attribuez le statut TYPE À PRÉCISER à la fiche fournisseur et vous attribuez rigoureusement la nature des frais aux comptes généraux. En générant les listes, choisissez dans les fournisseurs et comptes généraux définis comme comptes 281.50. Ainsi pour les fournisseurs prestataires de plusieurs types de frais, c'est le compte général qui reprendra la main et déterminera la nature de frais du relevé. Par exemple, un revendeur, un courtier auquel on paie une commission, mais auquel on rembourse éventuellement certains frais ou à qui on offre certains avantages en nature (minitrip, etc.).
• Une méthode mixte est également possible : ainsi on peut imaginer avoir certains fournisseurs prestataires d'un seul type de frais : c'est dans leur fiche que sera indiqué la nature de frais tandis que d'autres fournisseurs par contre occasionnent plusieurs sortes de frais auquel cas il vaut mieux mettre le TYPE À PRÉCISER et laisser la main au compte général (c'est là qu'on indiquera la nature de frais).
• Et enfin si l'on a peur d'oublier quelqu'un en générant la liste, il y a toujours moyen de sélectionner tous les fournisseurs. Seules alors les imputations sur des comptes généraux de type 281.50 pour des fournisseurs non définis 281.50 (soit qu'ils ne le sont pas soit qu'on a oublié de les définir comme tels) seront repris en couleur sur la proposition de liste.
  En résumé, WinBooks vous alerte quand :

• La nature de frais du compte fournisseur a été spécifiée, mais le compte général d'imputation n'est pas défini 281.50 ou vice versa. La facture est sélectionnée, mais WinBooks attire votre attention.
• La nature de frais spécifiée pour le fournisseur est différente de celle spécifiée sur le compte d'imputation. Il faudra préciser manuellement. Par exemple : le type honoraires est défini dans la fiche fournisseur et le type frais dans le compte général.
• L'adresse ou le numéro de TVA est manquant, incomplet ou incorrect. Complétez-le dans la fiche fournisseur.
  Il se peut également que lors de l'imputation d'une facture la nature des frais n'ait pas encore éé définie ou relève d'un autre document. Pour cette raison, vous avez aussi, lors de l'établissement de la fiche 281.50, la possibilité de :
• sélectionner ou désélectionner un montant.
• modifier la nature de frais attribué à un montant.
• splitter un montant global en plusieurs lignes et attribuer à chacun de ces montants partiels un type de frais différent. Pour ce faire, pointez le montant global à splitter et cliquez ensuite sur le bouton SPLITTER. Une ligne vient s'ajouter. Mentionnez-y le montant et la nature de frais associé. Cliquez une nouvelle fois sur SPLITTER pour une ligne supplémentaire.

A coté de la colonne MONTANT IMPUTÉ, s'inscrit la colonne montant. Il s'agit là du MONTANT RÉELLEMENT PAYÉ à ce fournisseur pendant le courant de l'année civile. Ce montant est calculé sur base du lettrage des factures. Cette fonction est donc très importante.
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