Pour récupérer un fichier d'extraits :

Pour la fonctionnalité SUIVANT/PRÉCÉDENT , il est important que les noms des fichiers d'extraits respectent l'ordre chronologique, comme c'est le cas dans le répertoire ISABEL . Si vous renommez les fichiers CODA , respectez l'ordre chronologique.

Un fichier CODA peut contenir des extraits pour plusieurs comptes distincts. Dans ce cas, il faut choisir dans la liste déroulante le bon numéro de compte. Vous pouvez éviter cette complication en demandant à votre intermédiaire financier un fichier par compte.

Si l'extrait a déjà été passé en comptabilité, il ne sera pas possible de l'injecter une deuxième fois, mais uniquement de le visualiser.

Si le solde courant du journal financier ne correspond pas à la rubrique ANCIEN SOLDE du premier extrait, WinBooks le signale et demande confirmation.

L'écran des propositions de paiements se présente comme suit :

La fenêtre supérieure reprend la liste des paiements , avec les numéros de compte d'imputation et lettrages proposés par WinBooks.
La partie inférieure donne, pour chaque mouvement, le détail figurant dans l'extrait.
Si le paiement n'a pas pu être attribué , le paiement est imputé sur le compte d'attente paramétré lors de l'injection dans le journal financier (surligné jaune).
Si le paiement a pu être attribué sans équivoque par WinBooks, le numéro de compte est indiqué.
Si le paiement a pu être lettré , une balance noire (lettrage partiel) ou rouge (lettrage complet) apparaît.

Si vous utilisez les VCS (virement à communication structurée), vous obtiendrez un taux de lettrage proche de 100%. En pratique, vous mentionnez sur le layout de vos factures de vente le champ VCS (communication structurée à rappeler lors du paiement, chiffre qui identifie de manière univoque la facture) et, à condition évidemment que votre client reprenne ce VCS lors de son paiement, vous obtenez un lettrage infaillible.

Après confirmation, les mouvements financiers sont intégrés à la comptabilité générale. WinBooks vous propose l'écran d'encodage des journaux financiers. Il vous reste à réaffecter les mouvements imputés sur le compte d'attente :
A l'instar de la fenêtre de proposition de paiements ci-dessus, un bouton supplémentaire CODA vous permet de visualiser la ligne d'extrait de compte CODA : une fenêtre supplémentaire, synchronisée sur le mouvement financier pointé, donne les informations CODA . Vous disposez ainsi d'un maximum d'information pour vérifier/terminer l'encodage et la réaffectation du compte d'attente.

Si vous lettrez des factures pour un mouvement financier issu d'un fichier CODA, très logiquement le montant proposé en paiement reste celui du fichier CODA (et non le total des montants lettrés, comme c'est le cas habituellement).

Les étapes du lettrage des CODA dans WinBooks