Suite à l'activation de l'Office API full, une série de fonctions spécifiques pour Winbooks s'est ajoutée à la liste des fonctions Excel disponibles. Ces fonctions renvoient dans la feuille Excel le résultat d'un calcul effectué sur les données du dossier actif. Les fonctions de Winbooks, combinées aux possibilités offertes par le tableur Excel, donnent une infinité de possibilités pour l'analyse et l'exploitation des résultats et données comptables, à condition d'avoir un minimum d'expérience dans le travail avec le tableur Excel.
L'utilisation de tableaux prédéfinis rend les possibilités de l'Office API full accessible à tout utilisateur, même néophyte, puisque l'aspect création et programmation du tableau peut-être pris en charge par un expert.

L'insertion d'une fonction Winbooks dans une feuille de calcul Excel
L'insertion d'une fonction Winbooks dans une cellule de la feuille de calcul obéit aux règles générales de l'insertion des fonctions Excel. Pour obtenir le résultat d'un calcul:

• Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez obtenir le résultat.
• Pour faire appel à une fonction Winbooks :
  • Soit vous cliquez vous cliquez sur l'icône dans la barre des icônes.
  • Soit vous sélectionnez dans le menu 'Formules' d'Excel, l'option 'Insérer fonction'.

• Sélectionnez Winbooks dans la liste des catégories de fonctions:
  
• Choisissez la fonction Winbooks qui vous intéresse dans la liste des fonctions et cliquez sur OK.
• Introduisez la valeur du ou des arguments pour lequel vous souhaitez effectuer le calcul.
  
  Cliquez sur le bouton <OK> pour visualiser le résultat dans la cellule sélectionnée.

La syntaxe

Les fonctions Winbooks dans Excel suivent des règles de syntaxe identiques aux autres fonctions Excel. Le nom de la fonction est suivi de ses arguments placés entre parenthèses et séparés par des points-virgules. Les arguments alphabétiques sont placés entre guillemets ("). Certains arguments sont obligatoires, d'autres sont optionnels
 
Les arguments

• Account : désigne le compte à prendre en considération
  Si on encode 700000, la fonction s'applique au compte 700000 uniquement (dans le cas d'un plan comptable définit en 6 positions), si on encode 700, la fonction s'applique à tous les comptes généraux commençant par 700, si on encode 7, la fonction s'applique à tous les comptes généraux commençant par 7.

• AccountEnd : désigne le dernier compte à prendre en considération dans le cas où l'on souhaite travailler sur un intervalle de comptes.

• Period : désigne la période à prendre en considération. Les périodes sont désignées par un code en 3 lettres ou par un chiffre suivant la codification ci-dessous:
  • La période de report est désignée par le code numérique 0 ou par le code alphabétique REP
  • La période de clôture est désignée par le code numérique 99 ou oar le code alphabétique CLO

  • La première période de l'exercice est désignée par le code numérique 1, la deuxième par le code numérique 2,...

    Faites donc attention lors des manipulations de données avec des exercices décalés. La période de janvier ne correspondra donc plus au code numérique 1

  • Chaque période peut également être désignée par un code alphabétique en 3 caractères correspondant aux premièrs lettres du mois concerné (JAN, FEV,MAR, ...)

• FielName : désigne le nom du champ à prendre en considération. Pour connaitre le nom des différents champs, consultez la page relative à la structure des fichiers.

• Section : désigne le numéro ou le libellé de la section analytique à prendre en considération.

• Analytical_Account : désigne la référence du compte analytique à prendre en considération.

• Analytical_Account_End : désigne la dernière référence du compte analytique à prendre en considération dans le cas où l'on souhaite travailler sur un intervalle de comptes.

• General_Account : désigne le compte général à prendre en considération.

• General_Account_End : désigne le dernier compte général à prendre en considération dans le cas où l'on souhaite travailler sur un intervalle de comptes.

• Section2 : désigne le numéro ou le libellé de la deuxième section analytique à prendre en considération.

• Analytical_Account2 : désigne la référence du compte analytique à prendre en considération pour la deuxième section analytique.

• Analytical_Account2_End : désigne la référence du dernier compte analytique à prendre en considération dans le cas où l'on souhaite travailler sur un intervalle de comptes pour la deuxième section analytique.

• Customer : désigne la référence du client à prendre en considération.

• CustomerEnd : désigne la référence du dernier client à prendre en considération dans le cas où l'on désire travailler sur un intervalle de clients.

• Suppliers : désigne la référence du fournisseur à prendre en considération.

• SuppliersEnd : désigne la référence du dernier fournisseur à prendre en considération dans le cas où l'on désire travailler sur un intervalle de fournisseurs.