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Après traitement OPTIMUM ou PREMIUM, certaines zones pourraient ne pas avoir été reconnues.

Deux cas peuvent se présenter pour lesquels il sera nécessaire d'intervenir et d'opérer des modifications dans Virtual Invoice :

le moteur de reconnaissance a mal interprété les factures. Une ou plusieurs zones sont erronées ou manquantes. Ce cas se présente lorsque la logique d'interprétation du moteur de recherche a été prise en défaut : le numéro de la facture n'a pas été reconnu, le total TTC confondu avec le total HTVA, ...

Dans le cas du processing confié au service Premium, le service est garanti à 99%.

le document scanné est de mauvaise qualité (lisibilité, document manuscrit - note de restaurant -, document déchiré, chiffonné, traces d'agrafe, etc.) : vous pouvez vérifier le contenu du texte reconnu par Virtual Invoice en passant en mode OCR en double-cliquant sur le bouton gauche de votre souris jusqu'à obtenir

Comment faire pour y remédier ?

soit vous cliquez sur le mot ou le montant erroné : vous corrigez le résultat proposé dans la zone de reconnaissance puis imputez l'information corrigée dans la zone en cliquant sur la clé correspondante : ces informations seront mémorisées pour la prochaine fois que vous rencontrerez une facture de ce fournisseur,

soit vous encodez directement la bonne valeur dans la fenêtre MARQUES RECONNUES.

Par défaut, si vous modifiez une donnée, celle-ci ne sera mémorisée que pour la facture en question. Par contre si vous sélectionnez l'option "Appliquer le masque" dans l'onglet Avancé des Marques reconnues, la modification sera mémorisée pour toutes les factures de ce fournisseur.

Ne créez ce ou ces masque(s) que si c'est vraiment nécessaire. N'hésitez pas au préalable d'exploiter l'option d'amélioration de la reconnaissance.

Ces fonctionnalités vous ont été exposées précédemment (Reconnaissance du texte de la facture et Correction des factures fournisseurs (Masques))

Ce qui est intéressant, c'est que les informations de masque (la position de la zone) est sauvegardée pour la prochaine fois. La reconnaissance s'améliore donc de jour en jour ! Pour pouvoir sauvegarder ces informations de masque, Virtual Invoice doit évidemment avoir identifié l'émetteur de la facture: soit par son numéro de TVA ou d'entreprise, soit par ses comptes bancaires, soit par une clé supplémentaire. Si l'identifiant est illisible, il est clair que ni Virtual Invoice, ni l'utilisateur ne sont susceptibles de relier le document au fournisseur (ou client).

Si aucun identifiant valable n'a été trouvé, il est possible de définir une clé unique identifiant ce fournisseur (ou client) : choisissez un libellé caractéristique unique pour ce fournisseur (numéro de téléphone, numéro de Siret pour un fournisseur français, etc.) et dans la fenêtre RÉSULTAT OCR, sauvez cette information en tant que CLÉ FOURNISSEUR (ou client).

A l'inverse, si plusieurs numéros de TVA Fournisseurs ont été trouvés sur une facture, il faut indiquer au programme lequel est le bon. Virtual Invoice vous proposera une liste de numéros de TVA, complétée de la raison sociale qu'il aura été chercher sur internet.

C'est également pour cette raison qu'il faut indiquer au départ dans les paramètres du dossier le numéro d'entreprise. De cette manière, comme il y a toujours le numéro de TVA de l'émetteur de la facture et celui du destinataire, Virtual Invoice est à même d'éliminer le numéro du destinataire (correspondant à celui du dossier dans le cas du traitement des factures d'achat)

Cette phase de correction peut tout à fait se dérouler pendant l'encodage des documents dans votre comptabilité. Il n'est absolument pas obligatoire de corriger les éventuelles erreurs de reconnaissance après le traitement OCR.