Petit rappel de toutes les fonctionnalités incorporées dans l'application depuis la sortie du release 7


Plusieurs améliorations concernant les temps de traitement

  • Lors de l'encodage des documents dans WinBooks Classic  
  • Lors de l'affichage des documents (Défilement rapide sur une série de documents)
  • Lors de la génération des approbations. 
  • Lors de la  collecte des approbations. 

Activation de l'indexing via offload service


Dual View

  • Lorsque le "dual view" est activé, vous pouvez afficher automatiquement la première et la dernière page d'un document. 
    • Option "Afficher automatiquement la première et dernière page" du menu fenêtre


Liaison entre Virtual Invoice et WinBooks Classic

  • Vous pouvez utiliser le même dictionnaire WinBooks Classic pour tous les clients. 


  • Vous avez désormais la possibilité de paramétrer l'affichage ou non du message de confirmation d'attribution d'un document. 
    • Pour ce faire, activez ou désactivez l'option "Afficher le message d'attribution de documents" dans l'onglet Encodage/Général des préférences utilisateurs.


  • Lorsqu'un dossier est supprimé dans WinBooks, le dossier est également supprimé de la liste des dossiers de Virtual Invoice (Fichier folders.xml). 

Liaison avec WinBooks Connect

  • Lorsque la facture a été noté payée dans WinBooks Connect, cette information est également reprise dans Virtual invoice. 

Liaison avec CODABOX

  • Si des factures électroniques ont été déposées dans le répertoire adéquat de CODABOX, celles-ci sont automatiquement reprises dans l'arborescence des répertoires du dossier. 

Les approbations

  • Vous pouvez  gérer une règle d'approbation qui autorise le paiement si 2 sur 3 signataires ont approuvé. 
    • ( FORWARDTO admin AND FORWARDTO direction) OR ( FORWARDTO admin AND FORWARDTO secretariat ) OR ( FORWARDTO direction AND FORWARDTO secretariat )


  • L'option "Ne pas demander au signataire de sécuriser ses cachets" a été ajoutée pour ne plus demander à un approbateur de sécuriser ses cachets. 


  • Vous pouvez gérer les approbations sur base d'un compte général 


  • Information technique : Les fichiers WVI_ANF et WVI_Codevat ne sont désormais plus utilisés. Ce qui permet d'une part, de réduire le temps de certains traitements et d'autre part, une meilleure interactivité lorsqu'un compte analytique est mis à jour dans WBC.  

Nouvelles fonctionnalités du Release 8


Look 2021

Afin de moderniser, épurer et surtout uniformiser le look de nos différents produits, le look de Virtual Invoice a été mis à jour.

Ce nouveau look est unique et remplace tous les looks existants.

L'interface graphique est personnalisable par utilisateur windows.

Personnalisation de l'interface

La personnalisation de l'interface vous permet de définir par utilisateur windows : 

  • Les séparateurs entre les lignes et les colonnes des écrans d'exploitation de données, sont facultatives. 
  • La teinte (claire, moyenne, foncée) d'une ligne sur deux dans ces mêmes écrans.


Pour accéder au paramétrage

  1. Cliquer sur le menu FENÊTRES
  2. Cliquer sur OPTIONS et sélectionnez l'onglet Interface

Gestion des tableaux 

  • Exemple sans séparateur de lignes et de colonnes et alternance de couleur claire


Dans le bas de la fenêtre, vous visualisez un exemple de la personnalisation choisie en fonction des paramètres sélectionnés.


Quels sont les principaux changements apportés par le nouveau look ?

Outre la gestion des lignes , interlignes et des colonnes dans les différents écrans de consultation, d'autres modifications ont été apportées.

Comme par exemple l'agrandissement du caractère utilisé pour les textes, titres et options, l'agrandissement des boutons d'action , le changement de la palette de couleurs ...


Principale icône qui a changé

 pour envoyer les documents au processing


Navigateur de page 

Un nouveau navigateur de page a été mis en place

Permet en un coup d'oeil de visualiser le nombre de pages et d'annexes par exemple et de paginer à l'aide des 

Vous pouvez également directement renseigner le numéro de page à laquelle vous voulez accéder dans la zone qui reprend le numéro et le nombre de pages.


Attribution d'un document supplémentaire

Lorsque vous décidez d'attacher un document supplémentaire à une pièce comptable pour laquelle un document a déjà été attribué, vous pouvez soit :

  • Considérer ce nouveau document comme document supplémentaire.
  • Considérer ce nouveau document comme une annexe.
  • Considérer ce nouveau document comme le remplaçant du document déjà attribué.

Choix des informations à imprimer sur toutes les pages

Toutes les options d'impression sont réunis dans un seul écran paramètres d'impression

Lors de l'impression d'un document vous pouvez sélectionner les cachets à imprimer ainsi que leur emplacement.

Augmentation possible de la taille du bouton de sélection

Ajout d'un paramètre qui permet d'augmenter la visibilité de la flèche de sélection des cachets par exemple

A partir du menu Fenêtres/Options  Onglet Interface

Adapter la taille du bouton. Vous avez le choix entre Normal, Large et Extra large


Afficher les cachets provenant de "ADOBE" sur les PDF

Les cachets ajoutés vie Adobe Acrobat Reader sont désormais affichés dans Virtual Invoice

Utilitaire pour mettre à jour les répertoires des dossiers WBC lors d'un changement de serveur (Uniquement pour revendeur)

Cet utilitaire est à mettre en corrélation avec l'utilitaire de WinBooks Classic.

Vous changez de serveur, cet utilitaire vous permet d'indiquer le nouveau chemin de vos dossiers

Cet utilitaire VIUpdatePath est disponible sur la page revendeur de notre site internet

Lien dynamique entre Connect et VI pour les notes

Si document connect avec note et que cette note est modifée dans VI, la modif est répercutée dans Connect (mais pas l’inverse)

Petits +


Tooltip sur  qui se trouve en regard du nom du dossier dans VI


L'infobulle suivante est affichée : 

Approbation via la plateforme de digitalisation

  • Gestion de l'envoi d'une annexe au format pdf multipages (Correction)
  • Les cachets de demande d'approbation des autres approbateurs sont affichés dans l'historique des approbations

Liste des documents ajout d'une icône pour différencier les factures électroniques des autres

Traitement des documents originaux

A partir du dossier courant, vous pouvez déplacer les documents originaux vers un dossier archivé. Auparavant, vous deviez vous positionner dans l'année archivée.

Dans Fichier/maintenance, sélectionnez Déplacer les originaux dans le dossier comptable d'archive et ensuite, sélectionner le ou les dossiers archivés

Cette fonctionnalité est vraiment utile pour soulager les backup de vos dossiers avec documents scannés.


Clé client Virtual Invoice = référence client WinBooks Classic

Dans le paramétrage Virtual Invoice de WinBooks Classic, activez le paramètre "Lier automatiquement la clé client Virtual Invoice à la référence client WinBooks si elles sont identiques"

Lorsque vous créez une clé client, et, que cette clé client correspond à la référence client, Virtual Invoice va automatiquement lier les deux éléments. Sans vous obliger de d'abord sauver la clé client.


Possibilité d'identifier un client sur base du code/référence client contenu dans les factures électroniques

Si la référence d'un client est renseignée dans le TAG "AccountingCustomerParty/cbc:CustomerAssignedAccountID" de votre facture électronique, Virtual Invoice fera automatiquement le lien avec la référence comptable 

Règles d'approbation

  • Pour les comptes analytiques,  option supplémentaire :  "Différent de"

Ajout automatique le cachet Payé

Le cachet "Payé" est automatiquement ajouté lors des virements automatiques aux fournisseurs dans WinBooks Classic

Ajout des raccourcis 

  • pour feuilleter un document multi-pages : CRTL + ← ou → 
  • pour feuiller entre différentes annexes : SHIFT + ← ou → 
  • Pour ouvrir l'écran du cachet analytique : CTRL + N

  • No labels