Petit rappel de toutes les fonctionnalités incorporées dans l'application depuis la sortie du release 7


Gestion des véhicules dans les DNA 2020

  • A partir du 1er janvier 2020, la gestion des DNA principalement pour les véhicules de société est fortement modifiée.
    Afin d'éviter de démultiplier le nombre de comptes généraux, vous pouvez, si vous le désirez, activer la gestion des véhicules.
    C'est le %DNA défini au niveau du véhicule qui sera pris en compte pour le calcul de la liste des DNA.

Copie des comptes généraux

  • Copie des comptes généraux (Uniquement pour les licences fiduciaire)
    • Nouveau point de menu dans  Dossier/Maintenance/Copie des comptes généraux.
    • Cette fonctionnalité permet la copie ou la modification simultanée d'un ou plusieurs comptes généraux dans différents dossiers.

Gestion de plusieurs adresses mails pour les rappels et pour les factures clients. 

En regard de la zone adresse email pour rappels et factures d'une fiche client vous avez les   qui permettent de créer plusieurs
adresses mail différentes.


Vous pouvez donc si vous le désirez :

  • Renseigner une adresse mail pour les rappels et une autre pour les factures.
  • Renseigner une ou plusieurs adresses mail pour les rappels.
  • Renseigner une ou plusieurs adresses mail pour les factures.

Bilan interne

  • Les bilans internes et les bilans suivant le layout officiel (Layout 2019) ont été ajoutés pour les sociétés "app" et sociétés "cap". 
  • Bilan interne des ASBL layout 2021 sur base d'un fichier XML

Backup

  • L'option Art 323 bis a été ajoutée dans la procédure de backup (Rebaptisée e-Audit en release 8)
    • Cette option permet de générer un backup exclusivement destiné à l'Administration qui en a fait la demande.
      Il ne reprend que les écritures comptables et les comptes mouvementés de l'exercice courant.
      Toute autre information telle que les comptes non mouvementés sur l'exercice, les mémos, l'analytique, les fiches articles, ... ne font pas partie de ce backup
      Ce backup ne pourra être rechargé que dans un nouveau dossier et les données ne seront accessibles qu'en lecture seule.
    • Si vous générez un backup 323 bis à partir du second exercice courant, les données du premier exercice courant seront également pris en considération.

Dossier législation luxembourgeoise

  • Le nouveau plan comptable luxembourgeois (2020) est proposé pour les nouveaux dossiers dont l'exercice comptable commence après le 31/12/2019.
  • La gestion des virements aux autres bénéficiaires est disponible dans un dossier luxembourgeois
  • Documents administratifs luxembourgeois : ajout du layout 2020 pour le plan comptable sous format XML pour ecdf (Ne concerne que les
    dossiers démarrés en 2020 avec le nouveau plan comptable 2020 ) 
  • Ajout du layout 2021 pour les bilans internes et officiels luxembourgeois (Nouveau point de menu bilan officel XML 2.0). 
  • Certification pour les bilans officiels, documents TVA (Déclaration périodique, annuelle, état récapitulatif) eCDF XML 2.0
  • Gestion du call of stock dans les états récapitulatifs

Autres fonctionnalités

  • Fiches 276 U

    • Comme chaque année , mise à jour des fiches 275-276 U et des codes de déductibilité


  • Facturation
    • Lors de l'envoi des factures par mail , vous pouvez sélectionner la variable "N° de facture" dans l'objet de L'EMAIL

  • Nouvelles options dans les préférences utilisateurs


    • Ajout d'une option dans les préférences utilisateurs permettant de définir une valeur par défaut lors de la recherche par montants.
      1. Mouvements clients et fournisseurs
      2. Mouvements clients uniquement
      3. Mouvements Fournisseurs uniquement
      4. Mouvements généraux uniquement
      5. Tous les mouvements
    • L'option "copie" ou "extourne" d'une opération diverse par défaut peut être mémorisée dans les préférences utilisateurs (Onglet
      Encodage/ Financiers-OD).


  • Export Excel 


    • Vous pouvez introduire votre listing clients (LC) et votre relevé intracommunautaire (ICO) auprès de l'Administration via un fichier Excel. Il
      est donc désormais possible d'exporter ces deux listes vers un fichier excel au format officiel de l'Administration. 


  • Détail collectif dans CODA


    • Lorsque vous générez un fichier de paiement, vous pouvez déjà spécifier si vous effectuez un virement collectif ou pas (paramétrage du
      journal financier). Dès lors, votre banque, vous retournera un fichier CODA qui contiendra le montant total payé ainsi que le détail des
      transactions. Certaines banques ne le font pas d'office. Si vous désirez recevoir le détail du virement collectif dans le fichier CODA,
      activer la zone dans votre journal financier concerné. Attention, n'activez cette zone que si c'est nécessaire. 


  • SODA - ACERTA


    • Gestion des fichiers au format "SODA" provenant d'Acerta


  • Liaison avec WinBooks Connect


    • Lorsque vous collectez les factures manquantes, vous pouviez déjà créer un tâche par facture ou une
      tâche par référence (fournisseur). Il est désormais possible d'ajouter une tâche unique avec toutes les factures manquantes reprises
      dans celle-ci. 


  • Import Excel


    • L'import excel des données analytiques contenues dans les fiches des immobilisés est disponible. 


  • Ecritures de simulation


    • Gestion des écritures de simulation dans le tableau d'audit. 


  • Catégories

     
    • Possibilité de sélectionner une fourchette de catégories dans les listes suivantes : Historiques périodiques et balances périodiques  clients, fournisseurs et généraux. 


  • Nom du fichier des paiements aux fournisseurs


    • Une option a été ajoutée lors de la génération d'un fichier de paiement (Virements fournisseurs). Celle-ci vous permet d'ajouter un préfixe au nom du fichier de paiement. "Inclure le code journal dans le préfixe du fichier de paiement". 


  • Gestion du suivi des mises à jour des données (Paramétrage avancé)


    • Si vous avez activé la "Gestion du suivi des mises-à-jour", une info bulle avec user et la date de création/modification s'affiche lorsque vous placez votre curseur : 
      • En mode "Liste" sur la zone "Société" des clients et fournisseurs
      • En mode "Liste" sur le zone "libellé" des comptes généraux
      • Sur la zone "Document" lorsque vous visualisez les écritures d'un compte client, fournisseur, général


  • Brexit

    • Introduction des codes pays XI et XU pour l'intrastat et relevé intracommunautaire
    • Contrôle vies pour les clients XI

Nouvelles fonctionnalités du release 8


Un nouveau module "Luxembourg" a été ajouté dans la liste des modules. 

Ce module est nécessaire pour générer les documents officiels luxembourgeois.

Ce module est automatiquement repris sur les vouchers des clients domiciliés au Luxembourg. Pour les autres clients en faire la demande, et un nouveau voucher sera généré avec ce module.


Look 2020

Afin de moderniser, épurer et surtout uniformiser le look de nos différents produits, le look de WinBooks Classic a été mis à jour.

Ce nouveau look est unique et remplace tous les looks existants.

L'interface graphique est personnalisable par utilisateur windows.

Personnalisation de l'interface

La personnalisation de l'interface vous permet de définir par utilisateur windows : 

  • Les séparateurs entre les lignes et les colonnes des écrans d'encodages et d'exploitation de données, sont facultatives. 
  • La teinte (claire, moyenne, foncée) d'une ligne sur deux dans ces mêmes écrans.
  • La densité d'affichage des écrans d'encodage (compact ou confort) peut être définie


Pour accéder au paramétrage

  1. Cliquer sur le menu FENÊTRE
  2. Cliquer sur l'option  PERSONNALISATION DE L'INTERFACE

Dans le bas de la fenêtre, vous visualisez un exemple de la personnalisation choisie en fonction des paramètres sélectionnés.


  • Densité d'affichage des écrans d'encodage

    • Exemple Confort et alternance de couleur moyenne (Avec séparateurs de lignes et de colonnes)

 

    • Exemple Compact et alternance de couleur moyenne (Avec séparateurs de lignes et de colonnes)

  • Gestion des tableaux 

    • Exemple sans séparateur de lignes et de colonnes et alternance de couleur claire

    • Exemple avec séparateur de lignes et de colonnes et alternance de couleur claire

Information technique : Ces données sont sauvegardées dans la registry au niveau 'hkey_current_user'.


Quels sont les principaux changements apportés par le nouveau look ?

Outre la gestion des lignes , interlignes et des colonnes dans les différents écrans de consultation, d'autres modifications ont été apportées.

Comme par exemple l'agrandissement du caractère utilisé pour les textes, titres et options, l'agrandissement des boutons d'action , le changement de la palette de couleurs ...

Mais aussi : 

Les écrans du menu Impression

Tous les écrans ont été revus, aérés et épurés.

Accès aux autres produits de la gamme

Cliquez sur  (coin supérieur gauche) et la liste des autres produits s'affiche 


Sélectionnez le produit en question. 

Les boutons "Licence", "Dossiers" et "utilisateurs" de la fenêtre WInBooks ID  ont été remplacés par l'accès à la plateforme de digitalisation (WinBooks Portal) 


Accès aux modules

Pour accéder au tableau de bord fiduciaire : 

Dans un souci d'uniformisation, l'icône ISABEL GO   a été supprimée de la toolbar. Le menu de synchronisation a été repris dans le menu BANQUES

Les deux premières lettres de l'identifiant sont affichés dans le coin supérieur gauche de la fenêtre

Quelques icônes ont changé

Au niveau des fiches signalétiques

Cliquez sur   pour entrer un mémo (Présence d'un mémo , présence d'un mémo urgent )

Cliquez sur  pour rendre un compte inactif ou en sommeil. Cliquez sur  pour le réactiver

Cliquez sur  pour obtenir l'identité de votre client et remplir automatiquement sa fiche signalétique.

Dans les écrans de consultation et d'encodage

Présence d'un mémo 

Présence d'un mémo urgent 

Pour attacher un document Virtual Invoice si VI n'est pas ouvert 

Pour attacher un document Virtual Invoice si VI est ouvert 

Présence d'un document Virtual Invoice  

Pièce lettrée 

Pièce partiellement lettrée 

Gestion escompte fournisseur  

Facture fournisseur approuvée 

Facture fournisseur non approuvée 

Information technique :  les fichiers .prf sont toujours utilisés pour mémoriser le paramétrage des fenêtres - colonnes par utilisateur et par dossier. La notion de LOOK 2020 a été ajoutée pour les fichiers sauvegardés en release 8

Répartitions des charges 

Il vous est désormais possible de répartir les charges sur plusieurs périodes ou sur deux exercices lors de l'encodage d'une facture d'assurance par exemple.

Pour ce faire, activez la zone paramétrable "A répartir"  à partir du menu Dossier/paramétrage/Fichier  Onglet Plan comptable.

Dès que cette zone a été activée, vous devez :

  • Définir un journal d'opérations diverses de type "Répartition"

  • Renseigner ce journal de type "Répartition" et un compte de régularisation dans le menu Dossier/paramétrage/Général / OD automatiques Onglet A répartir

  • Pour chaque compte général de charge qui serait sujet à répartition, cochez la case "A répartir"

Lorsque vous imputez un avis d'échéance pour l'assurance incendie, un tableau de répartition vous est présenté à l'enregistrement de cette facture.

Vous pouvez dès lors choisir votre type de répartition et renseigner une période ou une date de début de répartition, ou encore une fourchette de périodes

   

Lorsque la fourchette de dates est renseignée, le tableau sera automatiquement rempli avec la répartition par période suivant l’option choisie

  • Répartition sur deux exercices au prorate du nombre de jours 
  • Répartition sur deux exercices au prorata du nombre de périodes
  • Répartition simple sur un certain nombre de périodes (Maximum 12)


Enregistrez ensuite la répartition et les opérations diverses seront immédiatement actées dans chaque période.

Dans le cas où l'exercice comptable suivant n'est pas encore ouvert, les écritures de répartitions sont mémorisées dans un fichier d'attente. Ces écritures seront actées automatiquement lors de l'ouverture de l'exercice suivant.

Si une facture à l'origine d'une répartition doit être modifiée, vous devez préalablement supprimer la facture et la réencoder.

Si vous supprimez une facture à l'origine d'une répartition, la répartition sera supprimée en même temps que la facture. Un message d'avertissement est affiché.

Vous pouvez également consulter une répartition des charges à partir du menu Opérations/Visualisation des répartitions de charges 

Renseignez, l'exercice comptable, le journal , la période et le numéro de facture à l'origine de la répartition

  

Exemples :

1° Répartition simple sur un certain nombre de périodes (Maximum 12)

Pour une charge de 12000 euros en date du 08/03/2020 sur le compte 614001

Répartie par mois du 03/2020 au 02/2021

12 opérations diverses sont générées dans le journal REPART (la première opération diverse pour extourner la charge et la première ventilation de la charge, ensuite 11 opérations diverses de ventilation de la charge)

OD REPART 20030001 D 49xxxx 12000 à C 614001 12000 (Au 31/03/2020)

OD REPART 20030001 D 614001 1000 à C 49xxxx 1000 (Au 31/03/2020)

OD REPART 20040001 D 614001 1000 à C 49xxxx 1000 (Au 30/04/2020)

OD REPART 20050001 D 614001 1000 à C 49xxxx 1000 (Au 31/05/2020)

………

OD REPART 20120001 D 614001 1000 à C 49xxxx 1000 (Au 31/12/2020)

OD REPART 21010001 D 614001 1000 à C 49xxxx 1000 (Au 31/01/2021) → Année 2

OD REPART 21020001 D 614001 1000 à C 49xxxx 1000 (Au 28/02/2021) → Année 2

   

2° Répartition sur deux exercices au prorata du nombre de jours 

Pour une charge de 1200 euros en date du 15/03/2020 sur le compte 614001

Répartie  sur les deux exercices au prorate du nombre de jours à partir du 15/03/2020.

2 opérations diverses sont générées dans le journal REPART (la première opération diverse pour extourner la charge et la prise en charge pour l'année courante, une seconde  opération diverse reprend les charges de l'année suivante)

OD REPART 20030002 D 49xxxx 1200 à C 613xxx 1200 (à la date de la facture)

OD REPART 20030002 D 614001 (1200 * 292/366) à C 49xxxx (1200 * 292/366)

OD REPART 21010002 D 614001 (1200 * 74/366) à C 49xxxx (1200 * 74/366) (Le solde)

3° Répartition sur deux exercices au prorata du nombre de mois 

Pour une charge de 1200 euros en date du 15/03/2020 sur le compte 614001

Répartie sur les deux exercices au prorate du nombre de mois à partir de mars 2020


2 opérations diverses sont générées dans le journal REPART (la première opération diverse pour extourner la charge et la prise en charge pour l'année courante, une seconde  opération diverse reprend les charges de l'année suivante)

OD REPART 20020003 D 49xxxx 1200 à C 614001 1200 (à la date de la facture)

OD REPART 20020003 D 614001 (1200 * 10/12) à C 49xxxx (1200 * 10/12) 

OD REPART 21010003 D 614001 (1200 * 2/12) à C 49xxxx (1200 * 2/12) 

Lorsque vous répartissez sur un exercice qui n'existe pas encore, car vous ne l'avez pas encore ouvert, les écritures de répartitions de cet exercice sont sauvegardés dans un fichier d'attente. Lorsque vous ouvrirez cet exercice comptable ces écritures seront automatiquement reprises.

Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les dossiers définis en périodes trimestrielles. 

Note technique : 3 fichiers sont nécessaires au bon déroulement de cette fonctionnalité

  • DISTRIB.dbf : Ce fichier contient les relations entre facture d'origine et les opérations diverses de répartitions.
  • ACTDISTR.dbf : Fichier d'attente des écritures comptables à injecter sur l'année suivante lors de la procédure d'archivage
  • ANTDISTR.dbf : Fichier d'attente des données analytiques à injecter sur l'année suivante lors de la procédure d'archivage

Fiches 281.71

La fiche d'attestation de libéralités n°281.71 renseigne pour chaque donateur le montant des libéralités comptabilisé au cours de l'année.

Une lettre pré paramétrée peut être envoyée à chaque donateur et le fichier XML reprenant toutes les fiches envoyé l'Administration (BELCOTAX)




Pour pouvoir établir des fiches 281.71, vous devez avant tout identifier les fiches clients de type "donateur".
Renseignez les Nom - Prénom - N° national pour les personnes physiques et le N° d'entreprise pour les personnes morales

Préalablement, activez les zones "Donateurs" et "Personne Physique" pour les fiches clients, via le menu Paramétrage / Fichiers

Paramétrage des fiches clients

  1. Choisissez le menu FICHIER, l'option COMPTES CLIENTS.
  2. Sélectionnez l'onglet FICHE pour le compte sélectionné.
  • Exemple fiche client


  • Dans les zones paramétrables, renseignez le client qui est donateur, et s'il s'agit d'une personne physique, indiquer son nom, prénom ou N° National. Au cas où le client ne serait pas belge, c'est le numéro d'identifiant fiscal qui doit être renseigné dans la zone N° National.
    Veillez à remplir ces nouvelles zones avec le plus grand soin. En effet, lorsqu'il s'agit de personne physique, le Nom est toujours obligatoire, par contre le Prénom ne doit être encodé que si vous ne connaissez pas le N° National.
    Lors de la génération du fichier 'XML' 281.71, un contrôle est effectué sur la présence du Nom et du Prénom si le N° National n'est pas renseigné.


Il est impératif de créer des fiches clients séparées pour les clients de type "Donateur" . Si un client est simultanément un client "normal" et "donateur" vous devez créer deux fiches.


Si les informations relatives aux personnes physiques ne sont pas renseignées au niveau de la fiche du compte client , vous pourrez les compléter lors de l'établissement du fichier de proposition, la fiche du client sera automatiquement mise à jour à ce moment-là.

Cliquez sur  pour enregistrer les modifications.

Paramétrage général

Admin/TVA

Avant de générer la proposition des fiches 281.71, vérifiez et complétez éventuellement les mentions de la déclaration TVA et autres documents administratifs.
Sans les informations contenues dans les onglets Adm-Déclarant et Adm-Expéditeur il vous sera impossible de générer le fichier à envoyer chez Belcotax.

Journal d'opérations diverses de type 'Donateur' et paramétrage OD Automatiques

Afin d'automatiser la comptabilisation des dons, vous devez :

1° A partir du menu FICHIER/TABLES /CODES JOURNAUX, définissez un journal d'opérations diverses de type 'Donateur'  

2° Dans Dossier/Paramétrage/Général/ OD automatiques Onglet Dons ASBL renseignez le journal et le compte général sur lequel les dons doivent être comptabilisés 


Lorsqu'un don est à comptabiliser dans les opérations financières, celui-ci doit être comptabilisé sur un compte client de type "Donateur". Et non sur un compte général (Dons - libéralités).

C'est ce qui permettra d'identifier et de connaître toutes les coordonnées du donateur.

Au moment où la ligne de l'opération financière est comptabilisée, WinBooks va automatiquement générer une opération diverse.

Cette opération diverse sera comptabilisée sur le journal de type "Donateur" que vous avez spécifié dans le paramétrage des od's automatiques.

Le compte client "donateur" sera soldé en contrepartie d'un compte général (Dons - libéralités) également défini dans le paramétrage des od's automatiques.

Après ces deux opérations, le compte client "Donateur" doit être soldé.


Enregistrement d'un don dans une opération financière

 

Opération diverse générée automatiquement  (Client soldé - Compte général des dons mouvementé)

Si un autre compte général (Dons - libéralités) est défini au niveau de la fiche client, c'est ce compte général qui sera pris en compte dans l'opération diverse.

Une opération diverse est générée par don. La structure du numéro de pièce est la suivante  AAPPNNNN   AA = Exercice,  PP= N° de la période, NNNN = 4 positions pour le numéro de l'od

Le commentaire de cette opération diverse reprend La référence du donateur, le code journal financier et le numéro d'extrait


Pour établir les fiches 281.71 pour les clients de type "Donateur". 

Calcul de la proposition

Paramètres de sélection

  1. Choisissez le menu OPÉRATIONS, l'option FICHES 281.71.

  2. Sélectionnez l'année civile pour laquelle vous souhaitez établir les fiches et le relevé,, le groupe de clients et le montant minimal à prendre en considération (Par défaut 40 euros).
  3. Cliquez ensuite sur
  4. Vous accéder maintenant à l'écran de proposition des fiches 281.71.

Affichage de la proposition

  1. Ce tableau donne la liste des documents concernés avec une série d'informations

  • La Référence du donateur
  • Le Nom du donateur
  • les Nom, Prénom et N° national des personnes physiques, pour autant que la case Personne Physique soit cochée. Ces données sont issues de la fiche signalétique des clients. Cliquez sur  si vous désirez faire apparaitre ou non les colonnes relatives aux personnes physiques. Cela permet d'alléger l'écran de proposition si vous n'avez pas de personne physique parmi vos bénéficiaires.
  • Le Montant
  • La devise
  • La date du don, journal financier et commentaire.

Modification de la proposition

Le contenu des colonnes dont l'en-tête est en couleur mauve peut être modifié.

Modification des données "Personne Physique"

Les différentes cases relatives aux personnes physiques sont issues de la fiche signalétique du client donateur. Si les données sont incomplètes ou incorrectes, vous avez la possibilité de les modifier dans cet écran. A chaque modification, une question vous sera posée afin de mettre à jour simultanément la fiche du client.
En modifiant une ligne d'un donateur, toutes les autres lignes de ce bénéficiaire sont mises à jour.
Lorsque vous renseignez un donateur comme étant une personne physique, vous devez au moins renseigner son nom et son prénom. Le prénom n'est pas obligatoire si vous introduisez son N° national (ou N° d'identification fiscal pour les étrangers).

A titre informatif, WinBooks signale lors de la génération du fichier XML si le N° National n'est pas renseigné pour au moins 85% des personnes physiques reprises dans le fichier. Ceci, dans le but d'attirer votre attention sur un contrôle éventuel de l'Administration.


Actions

  • Cliquez sur  pour éditer les fiches à envoyer aux donateurs.
  • Cliquez sur  pour générer le fichier XML à envoyer à l'Administration (Belcotax)
  • Cliquez sur  pour obtenir le détail de la pièce comptable de la ligne sélectionnée.
  • Cliquez sur  pour éditer la liste récapitulative de la proposition.
  • Cliquez sur  pour enregistrer la liste et la récupérer une prochaine fois.






Génération du fichier XML

En cliquant sur  pour générer le fichier XML, WinBooks va effectuer une série de contrôles.

  • L'adresse des clients doit être complète.
  • Le prénom est obligatoire pour les personnes physiques dont le N° National n'est pas renseigné.
  • Contrôle sur la validité du N° National lorsqu'il est renseigné.
  • Les coordonnées du déclarant et de l'expéditeur doivent être complétés dans le paramétrage général.

Si les contrôles donnent des erreurs, le fichier n'est pas généré et vous devez d'abord effectuer les corrections avant de pouvoir continuer.

Si les contrôles sont corrects; une fenêtre reprenant par défaut, un répertoire dans lequel le fichier XML va être sauvegardé est proposé. vous pouvez bien entendu sélectionner un autre répertoire qui sera mémorisé pour le prochain traitement.

 

Le N° de division est très utile lorsque deux départements doivent générer les fiches 281.71 chacune de leur côté.

Renseignez le répertoire dans lequel le fichier .XML doit être sauvegardé

Choisissez le N° de l'article sur base duquel la délivrance des attestations a été effectuée. Si vous ne renseignez rien dans cette zone, c'est à dire, vous ne choisissez aucun article, ce sera considéré comme "plusieurs articles concernés".

Le N° d'envoi est à '1' lorsqu'il s'agit du premier fichier que vous envoyez à l'administration. Si vous devez envoyer un second fichier ou si vous devez renvoyer un fichier après avoir du effectuer des corrections (suite à un refus de l'Administration), vous devrez modifier vous-même le N° d'envoi.

L'Administration refuse les fichiers portants les mêmes numéros d'envoi que les précédents.

     

A la fin de l'envoi, un message de confirmation comprenant le répertoire et le nom du fichier est affiché.

C'est ce fichier qui doit être transféré sur le site de Belcotax : https://finances.belgium.be/fr/E-services/Belcotaxonweb

#Haut de page



Afficher dans WinBooks, un document Virtual Invoice ou lettre de rappel en format réduit

Visualisation en format réduit d'un document attaché à une pièce comptable, ou d'une lettre de rappel (Historique des rappels) en passant avec le curseur sur l'icône   

Pour ce faire, dans la zone  "Afficher le document dans une miniature" de l'onglet Divers des préférences utilisateurs, choisissez la taille du format du document à afficher.

Virtual Invoice ne doit pas être ouvert.

Lors de l'impression (ou génération PDF) d'une proposition de paiement, générer un fichier pdf avec toutes les factures VI à payer

Lorsque vous demandez d'imprimer une proposition de paiement, vous pouvez également demander de générer un fichier de type .PDF en annexe.

Ce fichier contiendra toutes les factures répertoriées dans Virtual Invoice et annexées aux documents comptables repris dans la proposition de paiement.

Vous pouvez également spécifier le répertoire dans lequel ce fichier sera sauvegardé.


Lettrage

Pour lettrer des mouvements des exercices courants vous ne devez plus sélectionner "Toutes les périodes", vous pouvez sélectionner un des exercices courants ET faire des tris. 
Par contre pour lettrer des mouvements sur des exercices archivés là il faudra toujours sélectionner "toutes les périodes".

Tool pour changer N° de pièce et période comptable + exercice (Exclusivement réservé aux revendeurs)


Automate

Nouveau point de menu Automate

Un nouveau point de menu a été ajouté dans la barre outils entre les menus Audit et Fenêtre

Les fichiers SODA et EFFFSocSec peuvent être injectés par l'automate 

  

Tout comme pour les fichiers CODA, renseignez le répertoire dans lequel se trouve les fichiers SODA ou e-FFF SocSec à injecter.

Injection des fichiers CODA "à la demande"

Par défaut l'injection des fichiers CODA se fait tous les jours (Injection automatique- quotidiennement).

Vous avez désormais la possibilité de modifier cette injection automatique et de choisir le nombre de jours après lesquels le CODA doit être injecté, mais aussi de demander l'injection des fichiers CODA à la demande.

Si vous choisissez l'option Injection automatique - Avec un décalage de X jours et que vous renseignez 7 jours  par exemple, un fichier CODA daté du 12/01 sera injecté le 19/01.

Dès que vous avez coché l'option d'injection des CODAS à la demande, et que vous avez fermé et réouvert votre dossier, un nouveau point de menu CODA à la demande est disponible dans le menu BANQUES.

Renseignez la date jusqu'à laquelle vous désirez injecter les fichier CODA, confirmez. En quittant votre dossier, la demande d'injection de ces fichiers CODA sera exécutée.

A titre d'information, la date du dernier document encodé vous est donné. Cela peut être utile dans une fiduciaire qui n'aurait encodé les factures que jusqu'à la fin du mois précédent par exemple.


Information technique : La date sélectionnée se trouve Ligne "0", position 5 (6 de longueur) dans le fichier CODA


Collecte des justificatifs manquants


Lorsque votre dossier est relié à WinBooks Connect, vous avez la possibilité d'envoyer à votre client , sous forme de tâche, la liste des opérations passées sur un compte courant (Gérant par exemple) pour lesquelles vous n'avez pas reçu de justificatif de sa part.


Choisissez le menu OPÉRATIONS, l'option COLLECTE DES  JUSTIFICATIFS MANQUANTS.

Sélectionnez le compte général à analyser.

Les écritures

Vous permet de choisir en fonction d'une période, les pièces à prendre en considération dans le document. L'option De .. A permet d'introduire un intervalle de  périodes, seules les pièces reprises dans cet intervalle sont imprimées.


Cliquez ensuite sur , la liste des opérations encore ouvertes sur ce compte général est affichée

 

Sélectionnez, la ou les imputations pour lesquelles vous voulez demander un justificatif et cliquer soit sur :

 une tâche globale reprenant tous les justificatifs manquants sera générée à votre client.
 une tâche sera générée par justificatif manquant à votre client.

Votre client va donc recevoir un mail avec le lien vers sa ou ses tâches dans WinBooks Connect

Voici l'écran des tâches tel que votre client pourra le visualiser 

En cliquant sur une tâche, vous visualisez le détail des justificatifs demandés




Petits +

Code de paiement

Actuellement nous avions deux codes de paiement

Par exemple 

15 : 15 jours après date facture, une facture du 11 juin est échue le 26 juin

15F : fin de mois après avoir ajouté 15 jours à la date de facture, une facture du 11 juin est échue le 30 juin

Nouveau code Fin de mois + x jours :  F15 : 15 jours après la fin du mois, une facture du 11 juin est échue le 15 juillet


Gestion des release notes et du Licence Agreement Fiduciaire

En cliquant sur  un nouveau menu s'offre à vous 

Outre l'accès à l'aide en ligne, vous avez deux menus supplémentaires

La lecture des release notes et du Licence Agreement (uniquement pour les licences fiduciaires)

Lorsque les deux boutons sont rouges, cela signifie que le document lié n'a pas été lu

Ils changent de couleur (les cercles deviennent bleus) lorsqu'ils ont été lus 

Release notes

L'objectif de ce menu , est d'afficher les grandes lignes des modifications apportées dans une version

Vous pouvez sélectionner le N° de la Release note

Et lorsqu'il y a un lien vers l'aide en ligne, vous pouvez visualiser le chapitre plus détaillé

Licence Agreement 

Ce menu n'est affiché que pour les licences fiduciaires


Consultation des données signalétiques auprès de la banque carrefour des entreprises

Pour les comptes clients et fournisseurs belges uniquement, vous avez l'icône  en regard du N° d'entreprise.

Cette icône vous permet d'accéder, pour autant que le N° d'entreprise soit renseigné, aux données signalétiques de ce compte auprès de la banque carrefour des entreprises.

Les abonnements

  • Lors de la génération des abonnements du module de facturation, il vous possible de demander la génération simultanée des fichiers pdf's des factures.

CODA

  • Si plusieurs extraits sont repris dans un même fichier CODA ceux ci peuvent être injectés en une fois

Documents TVA proposer l'option par la fiduciaire au lieu de déclarant par défaut

  • Pour les fiduciaires, l'option « par la fiduciaire » est proposée par défaut plutôt que « par le déclarant »

Ajout d'un colonne dans la fenêtre de résultat du menu Encodages/Recherche

  • la colonne commentaire 2  a été ajoutée dans le résultat de l'écran de recherche (menu encodages) (cela permet notamment de visualiser les communications structurées si elles existent).

Ajouter un dossier sur la plateforme de digitalisation

  • Dans la fenêtre de définition du WinBooks Id, ajout du bouton "Ajouter/Adapter ce dossier sur la plateforme de digitalisation".
  • Cette option permet d'ajouter un dossier sur la plateforme même si celui-ci n'a pas de cartouche de reconnaissance.

Synchronisation des journaux Winbooks dans Virtual Invoice

  • Le menu de synchronisation des journaux est désormais accessible même si  WinBooks Connect n'est pas activé pour ce dossier.
  • Vous pouvez donc synchroniser les journaux avec Virtual Invoice (sur la plateforme de digitalisation ) et, de ce fait, créer des sous répertoires  portant le nom du journal dans le répertoire SCANS

Import Excel

  • Des clés de répartition analytique peuvent être renseignées dans les opérations diverses avec analytique. 

Excel Add in

  • Ajout de deux fonctions : AccCrePer et AccDebPer uniquement en office 64 bits

Office api : Paramétrisation du chemin d'accès à un fichier wbsql.dbf personnalisé par licence

  • Auparavant un seul fichier wbsql.dbf par environnement
  • Ajout d'un paramètre dans le fichier winbooks.ini de la licence pour préciser le chemin du wbsql.dbf lié à cette même licence
    • [OfficeApi]
      WBSQL_Path=Chemin du fichier wbsql.dbf
  • Fonctionnalité réservée aux hébergeurs

Liste des paramètres

  • les paramètres de l'offload sont repris dans la liste des paramètres

Nettoyage du fichier log automate

Pour les utilisateurs de l'automate, le fichier historique peut, à la longue devenir imposant.

Afin de faciliter le temps de traitement (d'ouverture) de ce fichier, il est possible de supprimer les historiques devenus inutiles.

Pour accéder à la suppression historique WinBooks Automate

  1. Cliquer sur le menu Automate
  2. Cliquer sur le sous-menu  Suppression historique WinBooks Automate
  3. Sélectionnez les types d'éléments à supprimer et cliquez sur  EFFACER


Relevé intracommunautaire

Si cet relevé intracommunautaire est un relevé intracommunautaire correctif, veuillez introduire le numéro de "Intervat Déclaration Référence" . Ce numéro est indiqué sur l'accusé de réception fourni par l'Administration lors du dépôt du relevé intracommunautaire initial.
Ce relevé intracommunautaire correctif remplacera dès lors le relevé initial auprès de l'Administration.


Valeur par défaut pour les recherches sur les mouvements à l'encodage dans les préférences utilisateurs


Le type de journal par défaut peut être défini pour les recherches par montants lors de l'encodage des opérations financières 


Gestion des remboursements clients lors de la récupération des fichiers CODA

Par défaut, les recherches sont effectuées en fonction du montant.
Si celui-ci est négatif,  les fournisseurs sont prioritairement recherchés
Si celui-ci est positif, les clients sont prioritairement recherchés

Une modification a été apportée pour effectuer une seconde recherche (en changeant le type) (ex: si le compte n'est pas trouvé sur les fournisseurs, on recherche sur les clients)

Une option a été ajoutée afin d'éviter d'alourdir le traitement lorsque cette recherche n'est pas nécessaire.


  • No labels