Accessible à partir de la barre de menu gauche ou dans l'onglet "Documents" d'un dossier, la fenêtre des batches affiche l'état des documents en cours de traitement sur la plateforme de digitalisation.
Date de création
Renseigne l'heure et la date de l'upload (du transfert) du document sur le Portail.
Destination
Indique le logiciel de destination vers lequel le document sera transféré.
Statut
Reprend le statut actuel du document
En fonction du type de cartouche de reconnaissance, de sa validité, du nombre de documents traités, de la qualité du scanning uploadé, le statut peut être différent. Les statuts les plus courant etant 'En attente pour le traitement standard' et 'Traitement standard terminé'. Cliquez sur 
afin de visualiser le dernier statut de vos documents.
Si vous désirez obtenir plus de détails sur le statut de vos documents, cliquez le statut coloré de celui-ci.
Nombre de documents
Indique le nombre de documents. Si vous désirez obtenir plus de détails sur l'un de vos documents, cliquez sur le chiffre indiquant le nombre de documents.
Le nombre de documents ne correspond pas toujours au nombre de factures envoyées sur la plateforme
Dossier
Indique le nom du dossier du batche concerné
Licence
Indique le nom de la licence du batch concerné
Cliquez sur 
pour visualiser l'état de votre batch et son statut en temps réel.
Qu'est-ce qu'un batch ?
Batch ?
Un batch est un conteneur de documents. Les logiciels clients comme WinBooks Connect par exemple, créent des batches de documents soit pour les envoyer à la reconnaissance OCR, soit pour transporter ces documents vers un autre logiciel client.
Quelques exemples:
- Virtual Invoice ou WinBooks on Web envoient des factures aux moteurs OCR, puis téléchargent les résultats afin d'encoder les factures.
- WinBooks Connect envoie les factures téléchargées par l'entrepreneur au comptable (avec ou sans OCR) pour comptabilisation.
- WinBooks on Web ou WinBooks Classic envoient des sauvegardes des données du dossier vers WinBooks View afin de générer des rapports et d'analyser la comptabilité.
- Des logiciels tiers autorisés sur notre plateforme de digitalisation, envoient des factures au comptable (avec ou sans OCR) pour comptabilisation.
L'état d'un batch permet de connaître son état actuel et les prochaines étapes restant à réaliser.
| Statut | Signification |
|---|---|
| Le batch ne peut être clôturé, une erreur s'est produite. Les causes courantes sont:
Consultez les logs pour obtenir plus d'information, le batch pourra être soit supprimé, soit fermé après avoir résolu le problème |
| Le batch est en attente de traitement de reconnaissance OCR Optimum |
| Le batch est en attente de reconnaissance OCR Premium (ce mode de traitement prend 24 heures) |
| L'état actuel de votre cartouche n'autorise plus de reconnaissance OCR Optimum (unités de reconnaissance épuisées ou date d'expiration dépassée). Afin de reprendre le traitement, l'ajout d'une nouvelle cartouche de même type est requis. |
| L'état actuel de votre cartouche n'autorise plus de reconnaissance OCR Premium (unités de reconnaissance épuisées ou date d'expiration révolue). Afin de reprendre le traitement, l'ajout d'une nouvelle cartouche de même type est requis. |
| La licence ne possède pas de cartouche Transport. Elle peut être ajoutée gratuitement dans l'écran des cartouches. |
| Le batch a été correctement processé et est prêt à être téléchargé dans l'application client |
| Le batch a été correctement processé et est prêt à être téléchargé dans l'application client |
| Le batch a été correctement transporté sans utilisation et décrémentation de cartouches de reconnaissances OCR |
| Le batch nécessite une approbation afin de poursuivre le traitement |
Utilisez la fonction Filtres que vous trouverez à côté de la barre de recherche afin de visualiser facilement ce que vous cherchez. Les filtres peuvent-êtres basées sur:
| Statut | Dossier | Application | Destination | Type |
|---|---|---|---|---|
| Prêt: batch prêt à être téléchargé | Sélectionnez le dossier désiré | Sélectionnez l'application désirée | WinBooks Classic | Cartouche Standard/Optimum |
| En Cours: batch en cours de traitement | WinBooks on Web | Cartouche Premium | ||
| Erreur: batch contenant des erreurs | Virtual Invoice | Cartouche de Transport | ||
| Pas Fermé: batch non clôturé | WinBooks View | |||
| WinBooks Connect |
Un clic sur le statut d'un batch donnera accès aux détails de celui-ci.
Details d'un batch
L'écran d'un batch de documents vous permet d'accéder aux informations suivantes:
