Doel
Op dit moment werkt deze module enkel in combinatie met de gratis facturatie en de autonome facturatie van WinBooks on Web.
Het doel is om een ondernemer in staat te stellen zijn facturen en zijn creditnota's op verkopen te boeken in één van deze twee modules van WinBooks on Web.
Wanneer hij zijn facturen naar zijn accountant verstuurt die met WinBooks Classic werkt, worden deze rechtstreeks ingelezen en geboekt in het boekhouddossier van WinBooks Classic, in Virtual Invoice en op WinBooks Connect geplaatst als u deze module hebt.
Technische informatie:
Wanneer u deze optie voor dit dossier selecteert, zal de module Automate Invoice injector enkel voor dit dossier op het digitalisatieplatform van WinBooks geactiveerd worden.
Vereisten
Activatie van de gratis facturatie of de autonome facturatie van WinBooks on Web.
Activatie van de module Automate in WinBooks Classic, indien dit nog niet gebeurd is.
De ondernemer moet beschikken over zijn WinBooks ID. Dit WinBooks ID moet toegang hebben tot het boekhouddossier van WinBooks Accounting.
Indien de ondernemer met de gratis facturatiemodule van WinBooks on Web werkt
Voor de activatie en het inboeken van documenten raden wij u aan om de online help van deze module te raadplegen.
Zorg ervoor dat u bepaalde instellingen in de menu Mijn bedrijf controleert, zoals het WinBooks ID en het wachtwoord van de ondernemer, evenals het boekhouddossier van WinBooks Classic waarnaar de documenten worden verzonden.
Wanneer de verschillende documenten zijn aangemaakt, hun PDF's gevisualiseerd (verplicht), moet de ondernemer deze naar zijn accountant versturen.
De documenten worden verzonden in het elektronische formaat e-FFF V3, verwerkt door het digitalisatieplatform van WinBooks en getransfereerd naar de accountant van het accountantskantoor.
Deze laatste kan in WinBooks Classic de historieken evenals de status van de ontvangen documenten raadplegen via de menu Dossier / Overzichtstabel - Automate / Automate / Historiek.
Hij kan eveneens de boekstukken visualiseren, wijzigen of wissen, net zoals ze manueel zouden zijn ingeboekt.
De documenten worden getransfereerd van de gratis facturatie van WinBooks on Web naar WinBooks Accounting - Virtual Invoice via een patroon van het type Transport.
Als de ondernemer een reeds naar de accountant verzonden factuur wijzigt of wist, moet hij hem hiervan op de hoogte stellen.
De aanpassing of verwijdering moet namelijk handmatig in de boekhouding worden gedaan.
Indien de ondernemer met de autonome facturatie van WinBooks on Web werkt
Voor de activatie en het inboeken van documenten raden wij u aan om de online help van deze module te raadplegen.
Gelieve het WinBooks ID en het wachtwoord van de ondernemer in te vullen, evenals het boekhouddossier in WinBooks Classic waarnaar de documenten worden verzonden. Ga hiervoor naar Instellingen / Configuratiescherm / WinBooks ID.
Wanneer de verschillende documenten zijn aangemaakt, hun PDF's gevisualiseerd (verplicht), moet de ondernemer deze naar zijn accountant versturen. Ga hiervoor in de menu naar Operaties / Naar de boekhouder versturen
De documenten worden verzonden in het elektronische formaat e-FFF V3, verwerkt door het digitalisatieplatform van WinBooks en getransfereerd naar de accountant van het accountantskantoor.
Deze laatste kan in WinBooks Classic de historieken evenals de status van de ontvangen documenten raadplegen via de menu Dossier / Overzichtstabel - Automate / Automate / Historiek.
Hij kan eveneens de boekstukken visualiseren, wijzigen of wissen, net zoals ze manueel zouden zijn ingeboekt.
De documenten worden getransfereerd van de autonome facturatie van WinBooks on Web naar WinBooks Accounting - Virtual Invoice via een patroon van het type Transport.
Als de ondernemer een reeds naar de accountant verzonden factuur wijzigt of wist, moet hij hem hiervan op de hoogte stellen.
De aanpassing of verwijdering moet namelijk handmatig in de boekhouding worden gedaan.
Instellingen
Instellingen in WinBooks Classic
In de menu Dossier/Parameters/Algemeen /Automatisch inlezen van facturen, moet u de dagboeken, de algemene rekeningen en de standaard BTW-code definiëren die moeten gebruikt worden bij het inlezen van deze elektronische facturen.
Momenteel worden alleen deze standaardwaarden in aanmerking genomen bij het boeken van deze documenten.
Controles
Alleen facturen en creditnota's in EUR worden geaccepteerd.
De controles die tijdens het inlezen van deze documenten worden uitgevoerd, zijn identiek aan de controles die tijdens handmatige boekingen worden uitgevoerd.
Het inlezen van een factuur of een creditnota gebeurt in de periode die is gekoppeld aan de datum van het document.
Als de klant waarop de factuur moet worden geboekt niet bestaat in WinBooks, dan wordt deze automatisch gemaakt op basis van de informatie in het bestand van de elektronische factuur.
