Objectif

Injecter automatiquement, via un service, tous les fichiers CODA et les fichiers PDF's associés dans votre dossier comptable sans passer par le programme d'injection manuelle de ces fichiers.

En fonction des différents répertoires CODA notifiés, l'automate retrouve les fichiers CODA à injecter et les fichiers PDF's associés lorsqu'il y en a.

Lorsque les fichiers CODA sont correctement injectés dans le dossier comptable, ceux-ci sont déplacés dans le répertoire des CODA traités.

Ce service s'exécute automatiquement à une heure définie dans le planificateur de tâches de Windows. Vos fichiers CODA seront injectés dans tous vos dossiers inscrits au service à ce moment là.

Information technique : Lorsque vous sélectionnez cette option pour ce dossier, le module Automate Coda injector est activé sur la plateforme digitale WinBooks pour ce dossier uniquement.

Prérequis

Activation du module CODA dans WinBooks Classic

Si ce n'est déjà fait, activer les zones IBAN et BIC

Paramétrage 

  • Les répertoires "CODA à encoder", "CODA format PDF" et "CODA traités" doivent être renseignés. 
    Soit dans l'écran d'inscription au service d'offload, soit dans l'onglet "Localisation" du paramétrage CODA. 
    Si vous exploitez le tableau de bord fiduciaire, ces informations sont déjà présentes.
  • Les paramètres des différents onglets du module CODA doivent être complétés de la même manière que s'il s'agissait d'un injection manuelle


Veillez également à ce que les répertoires "CODA à encoder" et "CODA format PDF" ne contiennent plus que des fichiers CODA non encore comptabilisés.

Nous conseillons également de renseigner ces répertoires en mode UNC.


Contrôles

  • Les contrôles sont identiques à ceux effectués lors de l'injection manuelle des fichiers CODA
  • Après exécution du service, vous pouvez visualiser l'historique des extraits CODA injectés ainsi que leur statut via le menu Dossier/Tableau de bord - Automate/ Automate/Historique. 

  • Si un dossier est ouvert lors de l'injection automatique des fichiers CODA, les CODA de ce dossier ne sont pas transférés. Ils le seront lors de la prochaine exécution du service.
  • Afin que le système fonctionne de manière optimale, il est conseillé de travailler avec des comptes bancaires au format IBAN.


Injection des fichiers CODA "à la demande" (A partir du release 8)

Par défaut l'injection des fichiers CODA se fait tous les jours (Injection automatique- quotidiennement).

Vous avez désormais la possibilité de modifier cette injection automatique et de choisir le nombre de jours après lesquels le CODA doit être injecté, mais aussi de demander l'injection des fichiers CODA à la demande.

Si vous choisissez l'option Injection automatique - Avec un décalage de X jours et que vous renseignez 7 jours  par exemple, un fichier CODA daté du 12/01 sera injecté le 19/01.

Dès que vous avez coché l'option d'injection des CODAS à la demande, et que vous avez fermé et réouvert votre dossier, un nouveau point de menu CODA à la demande est disponible dans le menu BANQUES.

Renseignez la date jusqu'à laquelle vous désirez injecter les fichier CODA, confirmez. En quittant votre dossier, la demande d'injection de ces fichiers CODA sera exécutée.

A titre d'information, la date du dernier document encodé vous est donné. Cela peut être utile dans une fiduciaire qui n'aurait encodé les factures que jusqu'à la fin du mois précédent par exemple.


Information technique : La date sélectionnée se trouve Ligne "0", position 5 (6 de longueur) dans le fichier CODA



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