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Cette option ajoute la possibilité dans Logistics de générer une facture sous forme électronique au format UBL. Une facture électronique permet un traitement automatique par le destinataire aussi bien que par l'expéditeur. Une facture en format PDF ne répond pas à cette condition. UBL ou Universal Business Language est une bibliothèque de documents commerciaux XML standard comme des commandes ou des factures.

Cette génération de facture au format UBL dans Logistics a pour objectif :

Dans le cas du choix du format Peppol, :

  • Envoyer votre facture à votre client sur le réseau peppol en cliquant sur imprimer sur le document en question et en choisissant PEPPOL.
  • Envoyer votre facture à votre comptable dans la liaison comptable hors ligne via la plateforme WinBooks.

Lors de l'export d'une facture sous forme électronique, deux fichiers sont transmis :

  • un fichier PDF de la facture (qui peut être signer électroniquement),
  • et un fichier XML représentant le format UBL (qui contient lui-même le fichier PDF).

Sur cette page:

Via le menu Dossier > Paramétrage > Paramètres généraux, dans l'onglet Options, cochez l'option Facture électronique - UBL pour activer l'utilisation de la facturation électronique au format UBL dans Logistics.

L'imprimante PDF doit être installée dans Logistics.

Client

Dès l'activation de cette option, tous les clients avec une adresse e-mail définie, reçoivent la facture au format UBL lors de l'envoi d'une facture par e-mail au client . L'e-mail contiendra un fichier XML représentant la facture électronique, en plus du fichier PDF habituel.

Format UBL

Dans l'onglet Conditions de la fiche du client, via le volet Facturation, le champ Version de l'ubl permet de choisir le format UBL à générer par client. En laissant ce champ vide, c'est la version 2.0 du format UBL qui est choisie par défaut.

Format PEPPOL - Communauté flamande

Les factures envoyées à l'autorité flamande doivent se faire dans le format PEPPOL.

  1. Une inscription sur peppol.winbooks.be est préalablement obligatoire pour envoyer (après un délai de 5 jours) une facture électronique au format PEPPOL.
  2. Via le menu Dossier > Paramétrage > Paramètres généraux, dans l'onglet Coordonnées, il est nécessaire de remplir le Nom de la société, l'Adresse, la Localité, le Pays, le Site Web, le N° TVA, le N° IBAN, le N° SWIFT, et la Législation.
  3. Dès que le format PEPPOL est choisi pour un client, les factures électroniques sont automatiquement envoyées à un Access Point exploité par WinBooks (dans un premier temps, via l'adresse mail peppol@codabox.com).

Pour plus d'informations, voir overheid.vlaanderen.be/e-facturation-pour-fournisseurs.

Client sans facturation électronique

Dans les fiches clients, vous pouvez mentionner qu'un client ne désire pas recevoir la facturation électronique en cochant, dans l'onglet Conditions, l'option N'accepte pas de facturation électronique.

Acceptation de la facturation électronique

Selon la réglementation belge, l'acceptation tacite est désormais tolérée. Cela signifie que si le client n'en fait pas la demande et paie sa facture, c'est qu'il accepte implicitement la facturation électronique. Il n'est donc plus obligatoire d'envoyer un e-mail ou un courrier à chaque client pour lui demander son avis préalable.

Cette logique est également suivi dans Logistics. Par défaut, la case N'accepte pas de facturation électronique n'est pas cochée. Ainsi, tous les clients avec une adresse e-mail, reçoivent la facture électronique. Si un client la refuse, il suffit alors de cocher cette case dans la fiche de ce client.

 

Lors d'une demande d'impression d'un document, si le client n'a pas accepté la facturation électronique, son adresse e-mail apparaît en rouge.

Un message d'avertissement apparaît si vous essayez tout de même de lui en envoyer.

Documents en chaîne

Lors d'une impression en chaîne de documents qui sont envoyés par e-mail via le menu Impression > Documents > Documents en chaîne, seuls les clients n'ayant pas refusé la facturation électronique la recevront au format UBL.

Client avec numéro de TVA ou d'entreprise

Pour un client avec un numéro de TVA (et donc assujetti à la TVA), uniquement le champ Pays/N° TVA doit être rempli avec son numéro de TVA.

Pour un client avec un numéro d'entreprise mais non assujetti à la TVA, le champ Régime TVA doit être rempli avec la valeur 2 (Exempté). Avec cette valeur 3, le champ Pays/N° TVA se renomme automatiquement en Numéro d'entreprise (depuis la version 6.0.15) afin de l'encoder dans ce même champ.

Les valeurs du champ Régime TVA répercutées dans la comptabilité WinBooks (depuis la version 6.0.15) sont:

  • 1 = Assujetti
  • 2 = Exempté
  • 3 = Non Assujetti

Émetteurs différents

La génération de facture électronique au format UBL peut se faire au nom de tiers différents au sein du même dossier Logistics, en renseignant les coordonnées de ces autres tiers dans la Liaison avec plusieurs dossiers comptables.

Comptabilité

Hors ligne

Lors d'une liaison hors ligne avec la comptabilité WinBooks (comptabilité installée sur un autre poste) via le menu Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Liaison des factures, notes de crédit, la facture est envoyée au format PDF et UBL dans la comptabilité pour être reconnue par Virtual Invoice et ensuite injectée dans la comptabilité.

Logistics transmet les factures au format électronique dans la comptabilité via portail de WinBooks DEP (Data Exchange Platform). Pour se connecter à cette plateforme, les paramètres de dossier et utilisateur doivent alors être spécifiés comme mentionné dans la section Export UBL) du paramétrage.

En ligne

Avec une liaison en ligne à la comptabilité WinBooks (comptabilité installée sur le même poste), le facture électronique n'a pas d'intérêt car les factures sont injectées directement dans la comptabilité. Cependant, il est possible d'exporter le fichier PDF de la facture (afin de le visualiser dans la comptabilité) via l'option Exporter les documents dans Virtual Invoice disponible dans le paramétrage de la liaison à une comptabilité.

Paramétrage

En cliquant sur  à côté de l'option Facture électronique - UBL, accéder à l'écran Configuration de la facture électronique pour modifier les paramètres liés à la facturation électronique.

Dossier comptable

Pour envoyer des factures au format UBL dans le dossier comptable lors d'une liaison hors ligne, vous devez remplir les paramètres contenus dans le volet Plateforme WinBooks.

Ces informations vous sont fournies par votre revendeur, elle vous donnera également accès à la plateforme d'échange WinBooks qui se trouve ici : https://customers.winbooks.be/portal/login

Il faut ensuite sélectionner le dossier de la plateforme qui sera lié a celui de Logistics via le bouton "Sélectionner le dossier de la plateforme", celui-ci vous permettra d'éventuellement créer un dossier.

Code TVA

Les codes TVA spécifiques à la facturation électronique sont disponibles en cliquant sur le bouton Lier les codes tva aux codes UBL dans l'onglet Comptable.

Ces codes TVA UBL sont liés automatiquement aux codes TVA standards de Logistics. Mais il est possible de modifier cette liaison entre les codes TVA UBL et les codes TVA de Logistics. Dans cet écran de liaison, sélectionnez une ligne correspondant à un code TVA UBL, puis cliquez sur Lier un code tva pour lui assigner un code TVA de Logistics.

Signature électronique

Un document signé électroniquement permet de s'assurer de l'intégrité du document électronique échangé et d'en authentifier son auteur. L'intégrité garantit que le document n'a pas été modifié lors de sa transmission.

Certificat dans Logistics

Afin de signer les fichiers PDF générés, cochez dans le volet Signature, la case Signature des PDF. Ensuite, indiquez dans le champ Certificat via le bouton ... l'emplacement du certificat. Ce certificat doit être un fichier de type PFX qui contient la clé privée et le certificat, et qui est protégé par un mot de passe. Indiquez donc le mot de passe de la clé privée associée à ce certificat, soit directement dans le champ Mot de passe de la clé privée ou soit en choisissant un fichier contenant ce mot de passe dans le champ Fichier contenant le mot de passe de la clé privée si le mot de passe est trop long pour le premier champ.

On peut générer soi même son certificat (via Windows Certificate Manager, OpenSSL, ...) ou demander à un Autorité de Certification délivrant des certificats (tel que VeriSign, CertiPost, GlobalSign). WinBooks ne délivre pas de certificat.

Signature dans Adobe Reader

Le destinataire du fichier PDF signé peut obtenir un bandeau avec le message d'avertissement suivant lorsqu'il ouvre le document avec le programme Adobe Reader.

Ce message signifie que ce document signé n'a pas été modifié lors de la transmission mais que l'identité de son auteur ne peut pas être prouvée. Cela s'explique par le fait que Adobe Reader n'a pas le certificat associé à la signature de ce document dans sa liste de certificats approuvés. Par défaut, Adobe Reader possède seulement son propre certificat racine.

Deux méthodes sont possibles pour résoudre ce message d'avertissement et donc ajouter un certificat dans Adobe Reader (version 11).

  • La méthode la plus rapide consiste à ajouter le certificat dans Adobe Reader à partir du document signé. Cette méthode n'est évidemment pas recommandée en terme de sécurité car l'authentification de l'auteur ne peut pas être certifié à partir d'un document.
    1. Cliquer sur le bouton Panneau Signatures situé à droite dans le bandeau d'avertissement. Dans le panneau Signature qui vient de s'afficher, via un clic droit sur la signature du document (Certifié par ...), cliquer sur le menu Afficher les propriétés de la signature.
    2. Dans l'écran Propriété de la signature, cliquer sur le bouton Afficher le certificat du signataire....
    3. Et dans l'écran Informations détaillées sur les certificats, onglet Approbation, cliquer sur le bouton Ajouter aux certificats approuvés....
    4. Dans l'écran Importer la configuration des contacts, cochez les options Utiliser ce certificat comme racine approuvée et Documents certifiés et cliquez sur OK.

  • La méthode recommandée consiste à demander le certificat directement à son propriétaire afin de l'importer dans Adobe Reader.
    Si le certificat récupéré est contenu dans un fichier de type .fdf (format d'échange de certificat d'Adobe), double cliquez simplement sur ce fichier, cliquez sur Définir l'approbation des contacts et passez directement à l'étape 5.
    Si le certificat récupéré est un fichier de type .p7c, .p7b, .cer, ou .crt, alors suivez toutes les étapes suivantes.
    1. Accédez au menu Edition > Préférences... de Adobe Reader. Dans l'écran Préférences, choisissez la catégorie Signatures et puis dans le volet Identités et certificats approuvés cliquez sur le bouton Autres....
    2. Dans l'écran Paramètres d'ID et de certificat approuvé numériques, choisissez Certificats approuvés dans la liste de gauche et puis cliquez sur Importer.
    3. Dans l'écran Sélectionner les contacts à importer, cliquez sur Parcourir... et sélectionnez le fichier avec le certificat.
    4. Toujours dans le même écran, sélectionnez dans la liste du haut le contact qui vient d'être ajouté ou qui correspond à l'identité du certificat importé. Ensuite, sélectionnez dans la liste du bas le certificat importé et puis cliquez sur Approuver....
    5. Dans l'écran Importer la configuration des contacts, cochez les options Utiliser ce certificat comme racine approuvée et Documents certifiés et cliquez sur OK.
    6. Et de retour dans l'écran Sélectionner les contacts à importer, cliquez sur Importer pour terminer.
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