Exploitation de la plateforme digitale WinBooks et du  service Web de Codabox pour l'envoi des factures PEPPOL 

Les factures électroniques au format PEPPOL sont traitées par la plateforme digitale de WinBooks et le webservice de CODABOX.

Ce webservice nous permet d'effectuer des contrôles supplémentaires lors de l'envoi des factures PEPPOL. Comme par exemple, la validation du fichier envoyé ou le fait que le destinataire soit bien enregistré dans le SMP PEPPOL.

Il est donc obligatoire d'installer au minimum la version 6.51.790 de WinBooks Classic

Si au niveau de la fiche signalétique client vous avez sélectionné le format PEPPOL + PDF, les deux fichiers sont envoyés à votre client sans être traités par notre platefome digitale et le webservice de notre partenaire CODABOX.

Au moment de l'installation de la mise à jour de WinBooks Classic vous devez impérativement, sélectionner le module WinBooks Dataexchange si cela n'a pas été fait.


Comment envoyer des factures PEPPOL à partir de WinBooks Classic


Si votre licence client, votre dossier comptable sont en ordre sur la plateforme de digitalisation et si vous disposez d'un WinBooks Id vous pouvez directement passer au point 5.

1° Vérification de la licence 

En tant que revendeur, vérifier si la licence client existe sur notre plateforme de digitalisation https://customers.winbooks.be/portal/login . Si ce n'est pas le cas, envoyer un mail à desk@winbooks.be afin de nous demander de créer la licence client sur la plateforme.

2° Vérification de la présence d'un WinBooks ID

 Toujours en tant que revendeur, création d'un WinBooksID pour la licence de votre client sur notre plateforme de digitalisation. 

Votre WinBooks ID est votre identifiant unique pour accéder au Portail. Cet identifiant sera renseigné dans différents produits de notre gamme afin qu'ils y soient reliés.

Chaque comptable de la fiduciaire et chaque entrepreneur utilisant un des produits digitaux de la gamme WinBooks doit posséder son propre WinBooks ID.

En fonction de la gamme de produit comptable utilisée, le WinBooks ID peut être automatiquement créé à partir du gestionnaire de licence .

Création d'un WinBooks ID pour les utilisateurs d'une licence WinBooks Classic

Votre identifiant de connexion à WinBooks Classic n'étant pas géré par un produit cloud, vous devz manuellement créer vos WinBooks ID sur le Portail

Le WinBooks ID d'un collaborateur d'une fiduciaire se crée à partir du menu Administration - Utilisateurs

Dans la fenêtre Utilisateurs, cliquez sur 

WinBooks ID

Renseignez le WinBooks ID

Afin de garantir l'unicité du WinBooks ID, vous devez dans ce champ spécifier une adresse e-mail

Mot de passe

Définissez le mot de passe que vous désirez attribuer ou cliquez sur  afin que le Portail vous en génère automatiquement un

Le mot de passe doit contenir au moins trois des quatres types de caractère (minuscule, majuscule, chiffre, caractère spécial) et doit avoir une longueur minimale de 12 caractères

Niveau

Attribuer à votre collaborateur le niveau Power User ou Administrateur

Cliquez sur  afin d'obtenir de l'aide sur les niveaux existant

Licence

Ce champ reprend le nom long de votre fiduciaire associé à votre licence sur le Portail

Activer l'utilisateur

Activez automatiquement le nouveau collaborateur créé

Envoyer un e-mail avec les informations à l'utilisateur

Cochez cette option si vous désirez envoyer par e-mail les identifiants de connexion au nouveau collaborateur créé

Donner l'accès à l'utilisateur aux dossiers

Sélectionnez le ou les dossier(s) auquel le nouveau collaborateur aura accès

Rôles

Attribuez un rôle à l'utilisateur 

Pour l'utilisation des produits digitaux, le collaborateur d'une fiduciaire doit avoir le rôle de Connect Accountant et de View Admin


Activer les notifications pour les dossiers

Cochez cette option si vous désirez activer les notifications automatique pour le ou les dossiers auquel(s) le collaborateur aura accès

Prénom

Spécifiez le prénom du collaborateur

Nom

Spécifiez le nom du collaborateur

Nom de l'Entreprise

Spécifiez le nom de votre fiduciaire

Téléphone

Spécifiez le téléphone du collaborateur

Cliquez enfin sur 


3°  Renseigner le WinBooks Id dans WinBooks Classic

A partir du menu DOSSIER, cliquez sur l'option WINBOOKS ID. 


 

Une fenêtre de dialogue s'affiche :

Par défaut, l'option WinBooksID spécifique par utilisateur est activée.

Chaque utilisateur Windows doit renseigner son propre WinBooksID (qui a préalablement été créé sur la plateforme digitale).

Enregistrez votre WinBooksID ainsi que son mot de passe puis 

4° Création du dossier sur la plateforme de digitalisation

Si Virtual Invoice est installé, ouvrez Virtual Invoice à partir de votre dossier comptable et cliquer sur Envoi de documents à la plateforme WinBooks .

Répondez YES à la question "Vous tentez d'envoyer des documents présents dans le répertoire Ready. Souhaitez-vous continuer ?"

Ensuite vous annulez la procédure. Votre dossier est ainsi créé sur la plateforme de digitalisation.

 

Si vous n'avez pas Virtual Invoice, il faut créer le dossier à partir de la plateforme de digitalisation

Disponible à partir de la barre de gauche ou de votre écran de licence, l'écran des dossiers vous permet de gérer tous vos dossiers (entreprises).

En tant que revendeur, sélectionnez préalablement la licence de votre client avant de créer le dossier.

Cliquez sur "Créer un nouveau dossier" 

Le nom du dossier sur la plateforme de digitalisation doit être identique au nom abrégé du dossier WinBooks Classic


5° Donner les droits au WinBooks ID pour accéder au dossier sur la plateforme de digitalisation

Par défaut, lorsque vous avez activé un dossier à partir de WinBooks ou de Virtual Invoice, le WinBooks ID qui a activé le dossier y a accès sur la plateforme de digitalisation.

Si un WinBooks Id n'a pas accès aux dossiers dont il a besoin pour envoyer ses factures PEPPOL, vous pouvez lui donner accès via le Tab Accès du dossier sur la plateforme de digitalisation.

6° Ajouter le module PEPPOL à la licence et au dossier

Il est nécessaire d'ajouter le module codabox-peppol (lic)  au niveau de la licence.

L'ajout des différents modules s'effectue en cliquant sur  au niveau de la licence du client.


Ensuite dans les paramètres de ce module, renseignez une adresse e-mail valide et un nombre de factures PEPPOL annuelle estimé.

Cette adresse e-mail est utilisée comme "Expéditeur" des factures PEPPOL.

Toujours sur le portail, au niveau du (ou des) dossier(s) à partir desquels des factures au format PEPPOL vont être envoyées, vous devez activer le module codabox-peppol.

Sélectionnez le dossier et ensuite cliquer sur 

7° Envoyer une facture PEPPOL à partir de WinBooks Classic

Avant d'envoyer une facture au format PEPPOL à votre client, vérifiez le contenu de sa fiche signalétique.

 

Le N° d'entreprise TVA doit être renseigné et le type de facture doit être positionné sur PEPPOL (Format électronique)

Le N° d'entreprise TVA est obligatoire car il permet d'identifier votre client sur le réseau PEPPOL. Si vous ne renseignez pas ce N° ou si votre client n'est pas enregistré sur le réseau PEPPOL, votre facture ne sera pas envoyée.

Rappel : Si au niveau de la fiche signalétique client vous avez sélectionné le format PEPPOL + PDF, les deux fichiers sont envoyés à votre client sans être traités par notre platefome digitale et le webservice de notre partenaire CODABOX.

D'autres zones sont requises dans le paramétrage de votre dossier ou du module de facturation. (Votre N° d'entreprise / TVA et votre N° IBAN)


Encodez ensuite la facture dans le module facturation

 

Lorsque vous sélectionnez un client pour lequel une facture au format électronique PEPPOL doit être envoyée, le libellé de l'en-tête de la facture est requis.

Cliquez sur  lorsque votre facture est terminée.

L'envoi ne sera pas effectué si votre destinataire n'existe pas sur le réseau PEPPOL.

8° Suivi des factures PEPPOL envoyées 


Une fois les factures PEPPOL envoyées, vous pouvez en effectuer le suivi sur la plateforme de digitalisation.

A partir de l'onglet  Modules du dossier, sélectionnez le module CODABOX-PEPPOL et ensuite PEPPOL-CODABOX- HISTORIQUE


Une facture peut avoir un des 3 statuts suivants :

  • Non envoyé  : Votre facture a bien été envoyée de WinBooks vers le réseau PEPPOL mais Codabox n'a pas encore envoyée votre facture au destinataire.
  • Envoyé  : Votre facture a bien été délivrée au destinataire par Codabox.
  • Echec : Votre facture a été refusée par le réseau PEPPOL ou par Codabox. Soit il y a eu un problème lors de l'envoi ou le format XML du fichier ne serait pas correct. Dans ce cas , veuillez nous contacter.


  • No labels