Le fonctionnement de la clôture de caisse dépend du paramètre général Gestion de suivi du fond de caisse avec clôture définitive des documents.
Cliquez sur l’icône 
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Sur cette page :
Options additionelles :
Sans l'option de suivi de fond de caisse
Cliquez sur cette icône pour imprimer la clôture de caisse et le livre de caisse.
Impression de la clôture de caisse
La clôture de caisse reprend les totaux de la journée, par code TVA, par mode de paiement, etc.. plus quelques statistiques.
Impression du livre de caisse
Le livre de caisse reprend en détail tous les tickets de la journée.
Avec l'option de suivi de fond de caisse
Accédez à l'écran de Paramétrage du suivi du fond de caisse via le menu Dossier > Paramétrage > Paramètres généraux, onglet Options, paramètre Gestion de Point de vente, paramètre Utilisation de l'interface Point de Vente (Y), onglet Options générales, et paramètre Gestion de suivi du fond de caisse et avec clôture définitive des documents (voir aussi les menus de paramétrage de l'interface POS).
- Dans cet écran de paramétrage, 2 options sont possibles pour la première liste déroulante :
- Fond de caisse unique : Même si on a plusieurs journaux de vente, on gère un seul fond de caisse pour l'ensemble des journaux.
- Fond de caisse par journal : On gère un fond de caisse par code journal.
Dans le paramétrage des journaux de vente comptoir, il faut cocher l'option Suivi du fond de caisse pour chaque journal où l'on désire activer le report automatique de fond de caisse.
Cette case à cocher permet d'exclure de ce système les éventuels autres journaux de type note d'envoi pour lesquels on ne désire pas gérer de fond de caisse.
- La deuxième et troisième liste déroulante permettent de définir un avertissement ou un blocage en cas d'erreur lors de la clôture de caisse. Pour une explication détaillée, voir Clôture définitive ci-dessous.
- Si l'option Imposer la facturation groupée des tickets avant la clôture définitive est activée, le bouton Facturation est présent dans le bas de l'écran de Clôture des ventes d'un journal.
Dans cet écran, cliquer sur ce bouton Facturation afin de facturer les documents du journal sélectionné.
Fond de caisse initial
Lors de la première journée de vente, il faut introduire le montant initial du fond de caisse pour pouvoir démarrer un dossier POS avec suivi de fond caisse. Pour plus d'explications, voir l'Encodage des opérations de caisse.
Sélection du vendeur
Contrairement à la clôture classique, il faut sélectionner le vendeur après avoir cliqué sur l'icône .
Ce dernier pourra toujours visionner la clôture de caisse mais ne pourra pas forcément valider une période de vente en clôturant définitivement des documents. Ce choix dépend de son profil de vendeur défini dans Dossier > Utilisateurs, onglet Options POS, bouton Configuration des vendeurs, volet Droits autres, case à cocher Clôturer une caisse (voir Lier l'interface POS aux utilisateurs).
Sélection du journal à clôturer
Si on a choisi d'avoir un fond de caisse par journal, on reçoit l'écran suivant :
Le programme présente la liste des journaux où il reste des documents de ventes encore non clôturés.
Cette étape du choix du journal à clôturer n'existe pas si on a paramétré un fond de caisse unique.
Clôture des ventes d'un journal
L'écran de consultation d'un journal présente 3 onglets.
La période affichée dans le titre de la fenêtre correspond à la plus petite date et la plus grande date reprise dans les documents ouverts. Il est dès lors possible de faire une clôture de caisse en fin de semaine, ce qui n'est pas conseillé, il est toujours préférable de clôturer une caisse chaque jour (le soir ou le lendemain matin de la journée).
Résumé des totaux
- Le premier volet affiche le total des ventes (réparti en C.A. comptoir et non comptoir), réparti dans le deuxième volet par mode de paiement.
- Le troisième volet permet de voir le montant déclaré pour chaque mode de paiement.
Statistiques
Le bouton Calculer les statistiques permet de lancer le calcul des petites statistiques qui seront reprises sur le document imprimé clôture de caisse, ces statistiques sont consultables dans l'onglet Statistiques :
Les statistiques relatives aux marges réalisées peuvent être masquées si l'utilisateur appartient à un groupe d'utilisateurs qui n'a pas le droit de Voir sur l'objet Prix d'achat dans la définition des droits d’accès.
Liste des documents
Le troisième onglet permet de consulter la liste des documents non encore clôturés et que le vendeur peut clôturer s'il en a le droit :
Déclaration du fond de caisse
Le bouton Déclaration du fond de caisse permet de détailler le fond de caisse compté en monnaie et en billetterie.
Ceci est une étape obligatoire avant de pouvoir cliquer sur le bouton Clôture définitive.
Le total s'actualise dans la zone Déclaré du mode de paiement Cash.
Pour les autres modes de paiement, on utilise la flèche bleue vers la gauche pour valider les totaux Bancontact, Visa et autres.
Après validation de l'écran, on aperçoit immédiatement les modes de paiements ou le total déclaré ne correspond pas au fond de caisse calculé par le système :
A tout moment, vous pouvez retourner dans l'écran de saisie des monnaies pour introduire une correction. Dans l'exemple ci-dessus, il manque 10 cents !
Clôture définitive
Pour terminer, après avoir fait la déclaration du fond de caisse, cliquez sur le bouton Clôture définitive.
En cas d'erreur sur le montant déclaré en cash ou pour les autres modes de paiement, 3 options (à sélectionner dans l'écran de Paramétrage du suivi du fond de caisse) sont possibles :
- Option Toujours accepter de clôturer une caisse avec une erreur sur le montant déclaré
- Option Accepter de clôturer avec avertissement une caisse avec une erreur sur le montant déclaré
- Option Ne pas autoriser de clôturer une caisse avec une erreur sur le montant déclaré
Si on poursuit, le programme propose de lancer la clôture définitive des documents :
Et propose ensuite d'imprimer la clôture de caisse et le livre de caisse :
Conséquences d'une clôture définitive
- La mention Clôture définitive apparaît sur les 2 rapports.
- Un document de vente qui a fait l'objet d'une clôture définitive n'est plus modifiable.
- Le fond de caisse calculé par le système (pas celui déclaré par l'utilisateur) est reporté immédiatement :
Si on constate que les 10 cents manquants sont réellement perdus, il faut ajouter une nouvelle opération de caisse (dépense ou recette diverse) pour ajuster ce fond de caisse.
