Aanmaningen worden vanuit het scherm voor het genereren van aanmaningsvoorstellen afgedrukt. Om een aanmaningsvoorstel te genereren zonder de aanmaningen af te drukken, hoeft u maar het scherm te sluiten. De afdruk van de aanmaningen wordt beschreven in het hoofdstuk Aanmaningen afdrukken
Hier beschrijven we het voorstelscherm zoals het is nadat u uw criteria ingevoerd hebt en u de parameters hebt ingesteld (zie Aanmaningen parametreren).
Klik op het menu OPERATIES - AANMANINGEN KLANTEN

Een nieuw aanmaningsvoorstel genereren

Klik in AANMAKEN NIEUW BESTAND AANMANINGSVOORSTELLEN om nieuwe aanmaningen te berekenen of om rekening te houden met de wijziging van sommige parameters bij het maken van de aanmaningen.

 

Indien u een vorig voorstel wenst opnieuw te gebruiken, moet u de optie OPHALEN LAATSTE AANMANINGSBESTAND aangekruist laten. Het maken van een nieuw voorstel zal het vorige onherroepelijk verwijderen.

De optie OPHALEN LAATSTE AANMANINGSBESTAND wordt standaard geactiveerd indien u een lijst reeds gegenereerd hebt zonder alle aanmaningen op de lijst af te drukken. Deze optie laat u toe deze lijst met uw eventuele handmatige aanpassingen op te halen. Deze optie wordt gegrijsd indien u nog geen lijst gegenereerd hebt of indien de aanmaningen op de vorige lijst allemaal afgedrukt zijn.

Indien u deze optie activeert, terwijl er een voorstel bestaat, vraagt WinBooks u uitdrukkelijk het verwijderen ervan te bevestigen.

Facturen vervallen op

WinBooks zal alle vervallen bedragen op de hier ingevoerde datum opnemen. Het programma baseert zich hiervoor op de vervaldatum van de factuur. Hebt u ingesteld dat u het volledige rekeninguittreksel wil afdrukken, dan zullen de te vervallen facturen, de niet-gematchte betalingen en de diverse posten ook opgenomen worden.

Vanaf klant

Selecteer eventueel een reeks klanten of laat dit veld leeg indien u met alle klanten rekening wil houden. Selecteer dezelfde klant in dit veld en in het volgende indien hij de enige is aan wie u een aanmaningsbrief wil sturen. Indien u aanmaningen wenst te laten berekenen voor een reeks klanten, duidt u hier de volgens alfabetische volgorde eerste klant van de gekozen reeks

Tot klant

Duid de laatste klant van de reeks aan.

Deze beide velden kunnen blanco gelaten worden. In dat geval, zal WinBooks met alle bestaande klanten rekening houden.

Categorie

Indien u uw klanten in categorieën onderverdeeld hebt, is het mogelijk een categorie te selecteren om enkel de klanten van deze categorie op de lijst op te nemen. U kan inderdaad met sommige klanten afgesproken hebben hen geen aanmaningen te sturen.

Via de rechtermuisklik kan u deze selectie aangaande categorieen omdraaien. Heel praktisch indien u te werk wenst te gaan met de criteria alle behalve...

Meerdere categorieen kunnen in acht genomen worden. Ook de combinatie klanten selectie en categorie selectie is mogelijk.

Detail

Deze knop is toegankelijk indien uw licentie de optie historiek van de aanmaningen bevat en u deze optie hebt aangekruist in de parameters.
Klik op de  om het aanmaningsvoorstel te tonen.

De lijst wordt gesorteerd op klantenreferentie of – indien geen aanmaning aan uw criteria beantwoordt – geeft WinBooks een melding : u verlaat het aanmaningsprogramma zodra u op de knop OK klikt.

Aanmaningsvoorstel

Zodra het voorstel berekend is, komt u terecht in een tweede scherm. In dit scherm kan u de selectie nakijken en zo nodig aanpassen alsook het niveau van de te versturen aanmaning voor de verschillende klanten die in dit voorstel opgenomen zijn. Eens dit allemaal gebeurd is, kan u overgaan tot het versturen van de aanmaningen.

 

Sortering

U kan de volgorde in de afrollijst Sortering wijzigen. Zo kan u op basis van eender welke kolom deze tabel sorteren bv per referentie, per vervallen bedrag,...

Wat de volgorde op het scherm ook is, bij het uitprinten worden de aanmaningen standaard per referentie gesorteerd.

Selectie : Niv.1 tot Niv.3

Indien u enkel de aanmaning van een welk bepaald niveau wenst te bekijken, kan u gebruik maken van deze selectievakjes.

Deze optie kan interessant zijn indien u bv alle aanmaningen van niveau 3 aangetekend wenst te versturen. Zodoende kan u enkel de betrokken aanmaningen op het scherm vragen

Enkel de geselecteerde aanmaningen

Dankzij dit selectievakje, kan u enkel de lijst van de reeds geselecteerde aanmaningen bekijken, of ze automatisch door het programma of handmatig (laten) selecteren.
De geselecteerde aanmaningen zijn uiteraard die waar er een vinkje staat in de kolom Sel.

Details

Dankzij de knop Details kan u de lijst van de facturen die voor deze klant in acht werden genomen bekijken. Zo ziet u per factuur het te betalen bedrag, het reeds betaalde bedrag alsook de bijhorende interest, de administratiekosten en
het aanmaningsniveau.

De bedragen in de kolommen waarvan de titel op een paarse achtergrond vermeld staan, kunnen door de gebruiker gewijzigd worden.

Houd rekening met het feit dat sommige klanten misschien niet opgenomen worden omdat het vervallen bedrag kleiner is dan het ingestelde minimumbedrag of omdat de termijn sinds de vorige zending kleiner is dan de ingestelde termijn of nog omdat u voor de vervallen factuur NEE hebt geselecteerd in het veld AANMANING (factuur in wacht, dubieuze factuur, ...) in de historiek van de verrichtingen van deze klant. Indien u in de kolom Aanmanigen van het tabblad Historiek (toets F4) klikt, verschijnt er een afrollijst. D.m.v. deze laatste kan u het woordje NEE selecteren, zodoende zal deze factuur niet meer in acht worden genomen bij het berekenen van een aanmaningenvoorstel. Op gelijkaardige wijze kan u het niveau van de aanmaning aanpassen.

Standaard worden enkel de vervallen facturen in de aanmaning opgenomen. Niet-vervallen facturen, niet-gematchte betalingen en diverse posten komen niet voor op de aanmaning. Opdat alle mutaties, en dus deze informatie, opgenomen zou worden, dient u het vak Volledig rekeninguittreksel te activeren in de instellingen.

Sommige klanten kunnen systematisch uitgesloten worden. Daarvoor dient u in de fiche van deze klanten het vakje Vergrendelde aanmaning aan te kruisen. Dit vakje dient op voorhand ingesteld te worden. Is dit nog niet het geval, dan verwijzen wij u naar de rubriek een veld toevoegen

De kolommen

@

Deze kolom staat voor het verzenden per e-mail. Bij de klanten waarvoor u over een e-mailadres beschikt, verschijnt er het volgende icoontje  . Het e-mailadres kan nog altijd gewijzigd of vervolledigd worden. U dient enkel te dubbelklikken in de kolom. Het veld E-mailadres voor aanmaningen in de fiche van de klant zal automatisch bijgewerkt worden.

Valuta

De valuta waarin werd geboekt wordt getoond. De regelbedragen worden in deze valuta uitgedrukt. De getoonde valuta zal de euro (EUR) zijn indien het vervallen bedrag met verschillende valutabedragen (factuur in EUR en factuur in USD; factuur in USD gematcht met een gedeeltelijke betaling in EUR) overeenkomt.

De totalen van de kolommen worden allemaal in de dossiervaluta uitgedrukt.

Vervallen bedrag

Dit bedrag komt overeen met het totaalbedrag van de facturen waarvan de vervaldatum verstreken is en met de met deze gematchte documenten.

Dit bedrag is altijd een positieve waarde. Om dit bedrag te berekenen, gaat WinBooks per verrichtingsgroep te werk.

Het vervallen bedrag (in het scherm hierboven) van klant Macareno komt overeen met volgende verrichtingen (scherm hieronder) : factuur 99052 : vervallen factuur voor een bedrag van 25.000 EUR, gematcht met geen enkele betaling : het resultaat is positief en wordt dus in de kolom Vervallen bedrag vermeld; factuur 205879 : vervallen factuur voor een bedrag van 2.345 euros, maar gematcht met een betaling van 5.000 euros : het resultaat is negatief (2.345 – 5.000 = - 2.655) : het bedrag wordt in de kolom* Andere bedragen* vermeld, enz.

Te vervallen

Dit bedrag komt overeen met het totaalbedrag van de facturen waarvan de vervaldatum niet verstreken is en met de met deze gematchte documenten.

Dit bedrag is altijd een positieve waarde. Het wordt op dezelfde wijze als het vervallen bedrag berekend.

Indien we nog even naar ons voorbeeld teruggaan. De niet-vervallen factuur 205985 voor een bedrag van 70.000 is met twee betalingen gematcht. Het resultaat is negatief (70.000 – 40.000 – 35.000 = -5000) en wordt in de kolom Andere bedragen vermeld. De niet-vervallen factuur 205988 voor een bedrag van 22.000 is met geen enkel document gematcht : het resultaat is positief en wordt dus in de kolom Te vervallen opgenomen.

Andere bedragen

Dit bedrag wordt als volgt samengesteld :

  • De betalingen, creditnota's of elk bedrag dat de vordering vermindert en dat niet met een factuur gematcht is;
  • Elk negatief bedrag voortvloeiend uit vervallen of niet-vervallen facturen met de daaraan gekoppelde betalingen;
  • Het bedrag van de facturen waarvoor geen aanmaning gestuurd wordt, dit zijn de facturen waarvoor u NEE geselecteerd hebt in de kolom Aanmaning in de historiek.
Interest

In dit veld staat het totaal bedrag van de interesten die aan de hand van de ingestelde gegevens door het programma werd berekend. De uitleg aangaande deze instellingen vindt u terug in de rubriek beheer van de interesten en administratie kosten.

Kosten

In dit veld staat het totaal bedrag van de administratie kosten die aan de hand van de ingestelde gegevens door het programma werd berekend. De uitleg aangaande deze instellingen vindt u terug in de rubriek beheer van de interesten en administratie kosten.

Saldo

Dit bedrag komt overeen met het totaal van de vorige kolommen. Dit is het boekhoudsaldo van de klant.

Niveau

Hier ziet u het niveau van de laatste zending voor deze klant. Dit niveau wordt bij het afdrukken bijgewerkt op voorwaarde dat u het dan vraagt. U kan een ander niveau selecteren.

Sel.

Standaard worden alle in het aanmaningsvoorstel opgenomen klanten met een positief saldo aangekruist.
Vink dit vak uit voor de klanten die geen aanmaning moeten ontvangen.
Bij de klanten die een negatieve saldo hebben of een saldo gelijk aan nul, verschijnt die vakje in het oranje.

De knoppen


Klik op deze knop om de historiek van de klant van de geselecteerde regel te tonen en zo het detail van de bedragen in het aanmaningsvoorstel te zien.

In dit venster kan u de waarde NEE aanduiden in de kolom Aanmaning op de regel van de facturen die niet in acht moeten genomen worden bij het berekenen van het voorstel.
Tevens kan u hier transacties afpunten zodat uw aanmaningen beter de realiteit weergeven

Indien u een gegeven hebt aangepast in de historiek, dient u het voorstel opnieuw te laten berekenen.

Sluit het venster om naar het aanmaningsvoorstel terug te gaan.


Klik op deze knop om de aanmaningen op het scherm te bekijken.

Van hieruit kan u vragen om de aanmaningen af te drukken. Echter indien u de aanmaningen enkel op het scherm bekijkt, zal het niveau in de fiche van de klant niet bijgewerkt worden.



Klik op deze knop om de aanmaningen af te drukken en het niveau van de aanmaning in de fiche van de klant bij te werken. Tevens laat deze optie toe om naar keuze de aanmaningen via mail of via fax te versturen.

Wanneer u deze knop gebruikt, wordt u de keuze gelaten om het niveau van de aanmaningen al dan niet bij te werken

.


Klik op deze knop om een samenvatting van de aanmaningen per aanmaningsniveau te bekijken. U kan alle klanten die in het aanmaningsvoorstel opgenomen zijn of enkel de geselecteerde klanten (de klanten waarvoor u het vak Sel.*aangekruist hebt) opnemen. Vanuit dit afdrukvoorbeeld kan u de samenvatting afdrukken door op de knop *Afdrukken bovenaan het scherm te klikken.
Deze optie laat toe om een schriftelijke bevestiging van de verzonden aanmaningen te bekomen.


Deze knop laat toe om alle klanten te selecteren in één keer.


Via deze knop kan u in één klik de status Niet geselecteerd aan alle klanten toekennen.


Deze knop biedt de mogelijkheid om enkel de klanten die over een e-mailadres beschikken te selecteren.


Wanneer u op deze knop klikt, bekomt u de historiek van alle aanmaningen die aan deze klant verzonden werden.
Bovenaan de pagina