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Pour récupérer un fichier d'extraits :

§ Choisissez le menu OPÉRATIONS, l'option RÉCUPÉRATION DES FICHIERS CODA.

§ Introduisez le nom du fichier à récupérer précédé de son chemin d'accès ou cliquez sur le bouton pour le sélectionner dans l'arborescence. Pointez le fichier CODA acheminé par ISABEL. Les flèches vous permettent d'aller immédiatement au fichier d'extraits SUIVANT/PRÉCÉDENT.

Pour la fonctionnalité SUIVANT/PRÉCÉDENT, il est important que les noms des fichiers d'extraits respectent l'ordre chronologique, comme c'est le cas dans le répertoire ISABEL. Si vous renommez les fichiers CODA, respectez l'ordre chronologique.

Un fichier CODA peut contenir des extraits pour plusieurs comptes distincts. Dans ce cas, il faut choisir dans la liste déroulante le bon numéro de compte. Vous pouvez éviter cette complication en demandant à votre intermédiaire financier un fichier par compte.

§ WinBooks propose automatiquement le journal financier et mentionne son solde courant, sur base du numéro de compte de l'extrait CODA. Normalement, le solde de l'extrait CODA doit correspondre au solde courant du journal financier.

Si l'extrait a déjà été passé en comptabilité, il ne sera pas possible de l'injecter une deuxième fois, mais uniquement de le visualiser.

Si le solde courant du journal financier ne correspond pas à la rubrique ANCIEN SOLDE du premier extrait, WinBooks le signale et demande confirmation.

§ Cliquez sur INJECTER pour comptabiliser immédiatement l'extrait dans le journal financier.

§ Cliquez sur VISUALISER pour consulter l'extrait et les propositions de lettrage de WinBooks, avant injection définitive.

L'écran des propositions de paiements se présente comme suit :

La fenêtre supérieure reprend la liste des paiements, avec les numéros de compte d'imputation et lettrages proposés par WinBooks.

La partie inférieure donne, pour chaque mouvement, le détail figurant dans l'extrait.

Si le paiement n'a pas pu être attribué, le paiement est imputé sur le compte d'attente paramétré lors de l'injection dans le journal financier (surligné jaune).

Si le paiement a pu être attribué sans équivoque par WinBooks, le numéro de compte est indiqué.

Si le paiement a pu être lettré, une balance noire (lettrage partiel) ou rouge (lettrage complet) apparaît.

Si vous utilisez les VCS (virement à communication structurée), vous obtiendrez un taux de lettrage proche de 100%. En pratique, vous mentionnez sur le layout de vos factures de vente le champ VCS (communication structurée à rappeler lors du paiement, chiffre qui identifie de manière univoque la facture) et, à condition évidemment que votre client reprenne ce VCS lors de son paiement, vous obtenez un lettrage infaillible.

§ Cliquez sur TABLE DES COMPTES pour accéder à cette table.

§ Cliquez sur FERMER pour fermer la fenêtre sans injecter les données dans la comptabilité générale.

§ Cliquez sur INJECTER pour envoyer le contenu du fichier dans la comptabilité générale.

Après confirmation, les mouvements financiers sont intégrés à la comptabilité générale. WinBooks vous propose l'écran d'encodage des journaux financiers. Il vous reste à réaffecter les mouvements imputés sur le compte d'attente :

A l'instar de la fenêtre de proposition de paiements ci-dessus, un bouton supplémentaire CODA vous permet de visualiser la ligne d'extrait de compte CODA : une fenêtre supplémentaire, synchronisée sur le mouvement financier pointé, donne les informations CODA. Vous disposez ainsi d'un maximum d'information pour vérifier/terminer l'encodage et la réaffectation du compte d'attente.

Si vous lettrez des factures pour un mouvement financier issu d'un fichier CODA, très logiquement le montant proposé en paiement reste celui du fichier CODA (et non le total des montants lettrés, comme c'est le cas habituellement).

Les étapes du lettrage des CODA dans WinBooks

§ S'il y a un VCS, le mouvement est lettré immédiatement avec la facture correspondante.

§ S'il s'agit d'un virement collectif, il est imputé sur le compte centralisateur virements émis et WinBooks recherche un lettrage pour ce compte, si le centralisateur a bien été défini comme lettrable.

§ S'il s'agit d'un code opération pour lequel un compte a été défini, le paiement est imputé sur ce compte.

§ Si, comme WinBooks le propose par défaut, la recherche par numéro de compte bancaire a été activée, le montant est imputé sur la référence associée (s'il y en a une dans la table), et un lettrage est recherché sur ce compte, sur base du montant et pas de la communication (à la recherche du numéro de facture dans la communication).

§ En désespoir de cause, le montant est versé sur le compte d'attente.

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