Dans la pratique de la répartition analytique, il se peut que l'on choisisse d'effectuer une répartition forfaitaire pour certains achats.
Prenons le cas des frais de photocopies. Nous avons défini la section analytique 'Département' et, pour cette section, les comptes 'administration', 'comptabilité', 'marketing', 'production', 'sales' et 'services'. Pour plusieurs raisons, on peut estimer raisonnable d'imputer de façon forfaitaire 40 % du montant des factures de photocopies, sur le département 'administration', 20 % sur le département 'comptabilité', 20 % sur le département 'marketing' et encore 20 % sur le département 'sales'.
Pour effectuer cette répartition jusqu'à présent, il fallait calculer les valeurs correspondant à ce pourcentage du montant à imputer et introduire les montants correspondants dans chaque département.
WinBooks vous facilite le travail en proposant de définir un compte analytique qui se charge du calcul de la répartition analytique.
Pour créer un compte à clé de répartition multiple :
Ouvrez le fichier des comptes analytiques en cliquant sur l'icône 
ou en choisissant le menu ANALYTIQUE et l'option COMPTES.
- Choisissez le plan (la section) analytique concerné, le 'département' dans notre exemple.
- Cliquez sur
pour créer le compte à clé multiple. - Encodez le Code, le Libellé et cochez la case Clé multiple.
- Dans la liste des comptes déjà définis, cochez les comptes à prendre en considération pour la répartition analytique et introduisez le pourcentage du montant total à imputer dans le compte correspondant. Le pourcentage final doit logiquement être égal à 100 %.
- Cliquez sur
.
- La prochaine fois que vous encodez une facture de frais de photocopies, inutile de faire des calculs lorsque vous appelez la fenêtre de répartition analytique. Choisissez le compte à clé multiple que vous venez de définir et WinBooks se charge de faire les calculs correspondants et d'imputer ces montants dans le bon 'département'.
Pour l'exemple cité plus haut, imputez directement sur la référence de la clé multiple. Celle-ci apparaît en vert dans la fenêtre de répartition pour attirer l'attention et signaler qu'il s'agit d'une clé multiple qui donnera lieu à un éclatement supplémentaire.
Lors de l'enregistrement de l'imputation analytique, le montant de 1000 € est effectivement ventilé suivant les pourcentages de la clé multiple. Cette ventilation détaillée apparaît dès que vous consultez les mouvements analytiques après enregistrement.
Fameux gain de temps lors de l'encodage !
Une clé multiple peut en contenir une (plusieurs) autre(s), vous permettant un double éclatement : Dans notre exemple, la clé SALES pourrait être multiple et être ventilée en SALES EXPORT, SALES NATIONAL, ... D'autres plans analytiques peuvent également contenir des clés multiples. Le tout mis ensemble, vous obtenez des possibilités de ventilation analytique extrêmement sophistiquées.
Comme WinBooks éclate automatiquement les imputations sur clé multiple lors de l'enregistrement, vous ne trouverez jamais d'imputation enregistrée sur ces clés. En effet, elles auraient fait double emploi avec les imputations sur les clés primaires. Lors de l'enregistrement, l'imputation sur clé multiple est remplacée par les imputations sur clés primaires, au prorata des pourcentages définis.
