Layout

Sélectionnez le layout à utiliser parmi ceux que vous avez créés au préalable.
En principe, vous devez avoir défini au moins deux layouts : un pour les factures et un pour les notes de crédit. Mais rien n'empêche de créer plusieurs layouts pour chaque type de document (par exemple un layout pour les factures de prestations, un autre pour la vente de matériel, ou encore pour les devis ou les notes d'envoi). Chaque layout est lié à un code journal spécifique. C'est ce code journal qui détermine si le document doit être considéré dans la comptabilité comme une vente ou comme une note de crédit ou s'il ne doit pas être repris dans la comptabilité comme les notes d'envoi.

N° Dct

WinBooks propose le numéro de document suivant pour ce journal. Lors de la première écriture dans un journal, attribuez un numéro. De ce point de vue, il est souvent intéressant de millésimer les numéros, c'est-à-dire de faire précéder le numéro proprement dit par l'année (2011nnnn où nnnn représente le numéro).
Vous pouvez forcer une rupture de numérotation en modifiant simplement le numéro qui vous a été proposé. WinBooks vous demande alors confirmation. En principe, cette rupture se justifie seulement lors du passage à un nouvel exercice et si vous souhaitez recommencer une nouvelle numérotation à cette occasion.

Client

Tapez la référence du client en entier, tapez uniquement le ou les premiers caractères de la référence ou sélectionnez-le dans la liste des clients en cliquant sur
Si le compte client n'existe pas encore, vous pouvez le créer sans quitter l'encodage en cours.
Après sélection du client, le pavé d'adresse est automatiquement complété avec les données provenant de la fiche signalétique.

Le client «Comptoir»

Si vous avez paramétré une référence « client comptoir » et que vous sélectionnez cette référence pour le client, le pavé d'adresse devient accessible à l'encodage. Vous pouvez encoder les coordonnées du client. Elles sont enregistrées pour le document mais ne sont pas stockées dans le fichier des clients.

Date

Le programme propose la date du jour. Vous pouvez la modifier.
Le programme accepte seulement les dates comprises dans l'exercice comptable sélectionné à l'ouverture du dossier. WinBooks signale également si vous encodez une date antérieure à celle du document précédent.
Lors de la comptabilisation automatique, WinBooks impute cette facture ou cette note de crédit dans la période correspondant à cette date. A ce propos, ne perdez pas de vue que c'est la période d'imputation qui détermine le calcul de la déclaration TVA.
Une facture datée du 18/12/2020 sera ainsi imputée automatiquement dans la période février 2020, pour le cas d'un exercice comptable de 12 périodes mensuelles.

Devise

La devise du dossier est proposée par défaut sauf si vous avez associé une autre devise au client sélectionné. Vous pouvez la changer si nécessaire. Les prix unitaires sont exprimés dans la devise retenue.
Le cours trouvé pour cette devise est affiché à côté de la devise. Modifiez-le si nécessaire.
Les imputations comptables sont automatiquement converties en euros sur base de ce cours.

Echéance

Si un délai de paiement a été prévu dans la fiche client, celui-ci est proposé par défaut et la date d'échéance correspondante s'affiche également. Pour modifier le délai de paiement, cliquez sur  et sélectionnez le code qui convient dans la table des délais de paiement.
La date d'échéance détermine si une facture est échue, et s'il faut par conséquent envoyer une lettre de rappel. Elle sert également de point de départ à la consultation de l'échéancier du client et à l'impression de la balance âgée.

Le libellé

Le fait d'introduire un libellé pour le document présente plusieurs avantages :

  • Si le layout le prévoit, le libellé est imprimé sur la facture.
  • Le libellé est donné dans la liste des factures qui est affichée pour la recherche d'un document (CONSULTATION).
  • Le libellé reste associé à l'écriture comptable du client. Il apparaît dans ses historiques et sur ses lettres de rappel.
  • Est obligatoire dès que vous devez envoyer une facture électronique à ce client.
Le mémo 

Le mémo permet d'encoder du texte libre. Comme pour le libellé, ce texte est imprimé si le layout le prévoit et est paramétré en conséquence.

Libellé et mémo standards 

A côté de l'icône mémo, vous disposez d'une icône LIBELLÉ ET MÉMO STANDARDS. Il s'agit d'une bibliothèque de libellés et mémos que vous pouvez sauvegarder.

  • Cliquez sur  pour ajouter un libellé à la bibliothèque, le modifier ou l'effacer.
  • Cliquez sur  pour sélectionner un libellé/mémo sauvé au préalable. Après sélection, le libellé/mémo de la facture est complété automatiquement. Vous pouvez encore l'adapter.

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