En fonction de vos critères de sélection, WinBooks permet de générer une liste des factures d'achat échues. La date d'échéance d'une facture est le critère qui permet à WinBooks de déterminer si une facture d'achat est échue. Vous pouvez visualiser et/ou imprimer la proposition et/ou directement payer les factures à partir de cette proposition de paiement ou le faire (ou réserver cette tâche à quelqu'un) après-coup.


La proposition de paiement ainsi que la génération du fichier de paiements (SEPA - Hors SEPA) n'est pas fonction de la législation du dossier.

L'élément qui prime c'est l' IBAN du donneur d'ordre.

Etant donné que la structure des fichiers SEPA est légèrement différente par pays voire par banque, vous trouverez ci-dessous, les types de fichiers de paiement qui aujourd'hui, peuvent être générés par WinBooks.

Pour un IBAN donneur d'ordre belge : Fichiers SEPA et Hors SEPA

Pour un IBAN donneur d'ordre luxembourgeois : Fichiers SEPA et Hors SEPA

Pour un IBAN donneur d'ordre français : Fichiers SEPA uniquement

Pour un IBAN donneur d'ordre néerlandais appartenant à la RABOBANK : Fichiers SEPA et Hoirs SEPA


Pour générer une proposition de paiement

  1. Cliquez sur le menu BANQUES.

  2. Cliquez sur l'option VIREMENTS FOURNISSEURS.
     

    Si antérieurement vous aviez généré une proposition sans avoir effectué tous les paiements proposés, l'option Récupérer le dernier fichier de proposition de paiements sera activée par défaut. Vous pouvez ainsi rappeler la proposition sans tenir compte de nouveaux postes ouverts qui se seraient ajoutés depuis. Cette option est grisée si vous n'avez pas encore généré de proposition.

  3. Cliquez dans Générer un nouveau fichier de proposition de paiement pour générer une nouvelle liste en tenant compte des critères que vous entrerez :

    Cette option est d'office activée si vous n'avez pas encore généré de proposition.

    Si vous activez cette option, alors qu'il existe une liste de proposition, WinBooks vous demande expressément de confirmer la suppression du fichier existant.

  4. Vous pouvez également choisir de :
    • Récupérer le dernier fichier des paiements effectués dans l'unique but de regénérer un fichier de paiement à envoyer à la banque.
    • Récupérer un fichier sauvegardé, dans ce cas il vous faut indiquer l'emplacement du fichier à récupérer.
  5. Cochez la case Reprise du commentaire si communication vide pour inscrire le commentaire comptable de l'écriture dans la communication si cette dernière n'a pas été remplie. Cette case est cochée par défaut.
  6. Cliquez sur  pour accéder à l'écran de sélection ou directement à la proposition si vous avez choisi de récupérer une précédente proposition ou un autre fichier.
     

Ecran de sélection

Compte donneur d'ordre

Sélectionnez le journal financier correspondant au compte bancaire qui sera débité. Par défaut, c'est le dernier journal financier utilisé pour un paiement qui est proposé.

Ceci est une donnée obligatoire. Vous pourrez toutefois changer de compte donneur d'ordre dans l'écran de proposition si vous le désirez. Enfin, si vous avez associé une limite de crédit au journal financier et que le montant que vous souhaitez payer est supérieur à la limite fixée, WinBooks vous le signalera lors de l'exécution des paiements.

Si vous avez le module des virements internationaux, vous avez la possibilité de sélectionner un compte donneur d'ordre libellé dans une autre devise que l'Euro. Dans ce cas, seules les factures libellées dans cette devise pourront être payées.

Dans tous les cas, le compte IBAN doit préalablement être renseigné dans la fiche du journal financier.

Sélection des Fournisseurs
A partir du fournisseur/Jusqu'au fournisseur

Sélectionnez éventuellement un intervalle de fournisseurs ou laissez vide si vous voulez tenir compte de tous les fournisseurs. Entrez le même fournisseur dans les deux zones s'il est le seul que vous souhaitez payer.

Catégories

Si vous avez attribué des catégories à vos fournisseurs, il est possible de sélectionner une ou plusieurs catégorie(s), pour que seuls les fournisseurs de cette(ces) catégorie(s) soient repris sur la liste.
La catégorie Vide reprend tous les clients/fournisseurs pour lesquels aucune catégorie n'a été renseignée.

Un clic droit permet d'inverser la sélection. Permettant ainsi de répondre à l'utilisateur qui voudrait sélectionner Toutes les catégories sauf....

Comptes bancaires

Cette fenêtre permet de sélectionner les fournisseurs suivant l'origine de leur compte bancaire.
Vous pouvez sélectionner les fournisseurs nationaux ou étrangers qui possèdent un compte IBAN de la zone SEPA,
et/ou les fournisseurs étrangers avec compte bancaire Hors zone SEPA.
Pour terminer, vous pouvez également sélectionner les fournisseurs pour lesquels le compte bancaire n'a pas été renseigné dans leur fiche signalétique.

Factures
Date d'échéance

Vous pouvez paramétrer la date de gestion de plusieurs manières.
Soit en fixant une date de gestion fixe (le programme reprend toutes les factures échues jusqu'à cette date. Le programme se base pour cela sur la date d'échéance de la facture), soit en sélectionnant les factures échues ou à échoir suivant un certain nombre de jours.

Journaux

Il est possible de sélectionner les journaux dont sont issus les factures à payer.
Ceci permet, une sélection plus pointue des factures à proposer au paiement. Par défaut, l'option Tous les journaux est sélectionnée.

Escompte

Cochez l'option Avec factures bénéficiant de l'escompte en date du ... si vous désirez reprendre en plus des factures sélectionnées en fonction de la date de gestion, toutes les factures avec escompte dont la date d'échéance de l'escompte est inférieure ou égale à la date de gestion. Et ce, même si la date d'échéance de la facture elle-même est supérieure à la date de gestion.

Cette option ne peut vous servir que si vous avez activé la gestion de l'escompte fournisseur et renseigné les informations relatifs à l'escompte lors de l'encodage d'une facture.

Devises
Avec factures en devises

Par défaut, WinBooks tient compte seulement des factures dans la devise du dossier. Cochez la case factures en devises pour également tenir compte des factures libellées dans d'autres devises. Par la suite, indiquez si vous voulez tenir compte de Toutes les factures en devises ou si vous ne voulez Uniquement les factures dans une ou plusieurs devises déterminées.

Si le compte donneur d'ordre est libellé en devises, seules les factures libellées dans cette devises sont automatiquement sélectionnées et payées. Vous ne pourrez pas sélectionner d'autres factures dans d'autres devises.

Payer en EUR ou Payer dans la devise de la facture

Par défaut toutes les factures sont d'office payées en EUR.
Si vous disposez du module des virements internationaux (Hors SEPA), vous pouvez, si vous le désirez, payer les factures en devises dans leur propre devise.

Différentes zones de sélection sont accessibles en fonction des modules dont vous disposez. Si vous n'avez pas le module des virements internationaux, vous ne pouvez pas sélectionner les fournisseurs étrangers avec un compte bancaire hors zone SEPA, ou encore payer dans la devise de la facture.

Lorsque vous avez terminé vos sélections, cliquez sur  pour afficher la proposition de paiement contenant la liste des factures d'achat qui devraient être payées : cette proposition est triée par référence fournisseur.

S'il n'y a pas de factures d'achat correspondant à vos critères, WinBooks le signale et vous quittez le programme des paiements dès que vous cliquez .