La clôture périodique a pour conséquence de rendre l'encodage impossible pour la période et le type de journal clôturé (vente/achat/financier/OD). C'est une opération irréversible. Impossible de modifier, d'ajouter ou de supprimer des écritures dans une période clôturée.

La clôture périodique s'effectue par type de journal (uniquement les journaux des achats et des ventes par exemple) et par période (uniquement le mois de janvier) et respecte l'ordre chronologique : il est impossible de clôturer une période pour un journal donné si les périodes antérieures n'ont pas été clôturées pour le type de journal en question.

La fréquence de clôture dépend à la fois des obligations légales et de l'organisation interne de l'entreprise.

Les obligations légales

  • La loi comptable impose différentes obligations de dépôt de documents qui vous contraindront à clôturer les périodes, sous peine d'avoir des distorsions entre les documents déposés et les journaux/comptes, lors de contrôles ultérieurs. Après le dépôt de la déclaration TVA, il n'est plus question d'apporter des modifications aux facturiers. Il faut donc clôturer les facturiers à ce moment.
  • Les livres et journaux sont cotés et doivent être visés et paraphés par le greffier du Tribunal de commerce (A.R. 12 septembre 1983, art. 5). En ce qui concerne les entreprises qui font usage de journaux auxiliaires ou spécialisés, l'exigence du visa et du paraphe ne s'applique qu'au "livre central" dans lequel est portée, mensuellement au moins (trimestriellement au moins dans le cas des entreprises visées à l'article 5), une écriture récapitulant les mouvements totaux enregistrés au cours de la période dans les journaux auxiliaires ou spécialisés. Il faut donc clôturer les périodes concernées à ce moment.

Le recalcul des totaux de contrôle lors de l'impression du journal centralisateur unique permet, par comparaison avec les moutures précédentes, de confirmer qu'aucune modification n'a été apportée ultérieurement (que ce soit via Winbooks, ou via un programme externe à Winbooks, ou via une recopie d'anciens fichiers, ...).

  • Lors du dépôt et la publication du bilan à l'administration, toutes les périodes de l'année doivent être clôturées.

Dans la pratique

  • Ne clôturez pas la période de clôture pour le journal de clôture tant que vous n'avez pas encodé toutes les opérations de clôture pour cet exercice. Dans la pratique, vous attendrez l'ouverture du troisième exercice pour procéder à cette clôture-là. En effet, Winbooks vous oblige à clôturer complètement l'exercice N au moment ou vous ouvrez l'exercice N+2. A ce moment, les comptes ont déjà été approuvés et arrêtés définitivement pas les organes de la société. Alors que la clôture périodique n'est pas obligatoire en cours d'exercice, elle doit obligatoirement être effectuée pour toutes les périodes et tous les journaux au moment où vous clôturez l'exercice.
  • Dès que vous remettez votre déclaration TVA à l'administration, vous avez tout intérêt à clôturer les facturiers et les financiers faisant intervenir de la TVA pour figer la situation et empêcher des discordances ultérieures. Aussi est-il conseillé de clôturer une période dès que vous avez entré votre déclaration TVA pour la période en question, en tout cas pour les journaux susceptibles d'influencer la déclaration TVA tels que les journaux de vente ou d'achat. Dans la pratique comptable, il est plus rare que l'on clôture les journaux d'O.D. ordinaires, ceux-ci n'entrant pas en ligne de compte pour l'établissement de la déclaration TVA.
  • Lors de l'impression des journaux, le statut CLÔTURÉ de la période est mentionné. Vous êtes ainsi assuré de disposer d'un listing d'impression définitif. Les totaux de contrôle mentionnés permettent de vérifier, par comparaison avec les totaux de contrôle du journal central, qu'un journal n'a pas été modifié après coup.
  • Si votre organisation interne le justifie, vous pouvez valider/clôturer les journaux/périodes plus fréquemment (au mois le mois) afin de figer définitivement les écritures.

Pour clôturer une période pour un type de journal donné

  1. Choisissez le menu OPÉRATIONS.
  2. Sélectionnez l'option CLÔTURES PÉRIODIQUES.

    Les périodes clôturées sont marquées en rouge. Les périodes non clôturées sont marquées en vert. Les périodes marquées en jaune signalent un journal bloqué lors d'un export fiduciaire.

  3. Cochez les cases correspondant au (x} type(s) de journaux à clôturer. Pour clôturer simultanément plusieurs périodes d'un même type de journal, cochez la dernière période à clôturer. WinBooks propose de clôturer en cascade toutes les périodes antérieures. Un fameux gain de clics dans certains cas.
  4. Cliquez sur  pour clôturer les périodes/journaux cochés.
  5. Confirmez la clôture en tenant compte du fait qu'elle est irréversible : les périodes/journaux clôturés s'affichent maintenant en rouge.

Dans les fonctions d'encodage, une période clôturée est reconnaissable à la présence de l'icône dans l'en-tête et au fait que toutes les commandes sont grisées, à l'exception de celle qui permet de visualiser et d'imprimer les écritures.