Le test comptable vérifie la cohérence des fichiers comptables sur le disque, c'est-à-dire les équilibres fondamentaux : chaque pièce comptable doit être équilibrée (total débit = total crédit), les soldes des comptes doivent correspondre au total des transactions, la somme des écritures entièrement apurées doit être nulle, ...
En cas d'une interruption accidentelle du programme (panne de courant, sortie inopinée du programme, ...), WinBooks vous invitera au prochain lancement du logiciel, à réindexer les fichiers.
Lancez ensuite le test comptable pour vous assurer de la parfaite cohérence des fichiers comptable. Dans la majorité des cas, cela suffira pour poursuivre votre session de travail.
Il se peut cependant que l'interruption se soit produite au cours d'une action cruciale, telle que l'enregistrement d'une écriture ou la clôture d'une période. Dans ce cas, une réindexation pourrait ne pas suffire à rétablir la cohérence des données comptables. Il faudra alors réorganiser les fichiers. En plus de la réindexation, la réorganisation recalcule les soldes des comptes, rétablit l'équilibre de certaines transactions, recalcule les lettrages, ... et nettoie les fichiers de données : suppression physique des enregistrements marqués pour effacement.
Lancez ensuite le test de cohérence : les problèmes auront vraisemblablement disparus. Si ce n'était pas le cas, adressez-vous à votre partenaire Winbooks pour une éventuelle intervention sur fichiers.
Même sans l'invite de Winbooks après une interruption accidentelle, n'hésitez pas à lancer périodiquement le test comptable, par exemple avant de faire un backup, avant de clôturer des périodes ou avant de clôturer définitivement un exercice comptable : la procédure est rapide et vous assure de la parfaite intégrité de vos données comptables.

Si vous détectez des anomalies dans le fonctionnement du programme, la première chose à faire est de lancer le test comptable sur ce dossier, pour identifier si le problème vient des fichiers de données (auquel cas, il faudra réorganiser) ou du programme.

Pour effectuer un test de cohérence

  1. Cliquez sur le menu DOSSIER.
  2. Cliquez sur l'option MAINTENANCE.
  3. Cliquez sur l'option TEST COMPTABLE : par défaut tous les tests comptables prévus par WinBooks sont cochés :
     
  4. Décochez éventuellement les tests que vous ne voulez pas effectuer.
  5. Cliquez sur  pour lancer le test comptable.
  6. Dès que le test est effectué, WinBooks signale s'il est correct ou s'il y a des erreurs. Dans les deux cas, vous pouvez VISUALISER et/ou IMPRIMER le résultat en cliquant sur les boutons correspondants.
  7. Cliquez sur  après avoir éventuellement visualisé et/ou imprimé le résultat.
  8. Si le test comptable est erroné, vous devez lancer une réorganisation et recommencer ensuite le test comptable.

Quelques tests effectués

Validité du numéro d'entreprise belge.

Contrôle sur le modulo 97, la longueur, l'utilisation de caractères interdits (lettre, autre signe) dans le numéro d'entreprise.

Vérification période/année.

Contrôle si chaque mouvement comptable a bien un numéro d'exercice et de période renseigné.

Codes TVA inexistants.

Contrôle si le code TVA renseigné au niveau des écritures existe bien dans la table des codes TVA.

Caractères interdits et champs vides.

Contrôle l'utilisation de caractères interdits dans la référence client/fournisseur (+, . , ...) et si certains champs obligatoires ne sont pas vides dans le fichier des transactions (Date, date d'échéance, compte généra, type de document...)

Validité des montants.

Excepté pour les factures à zéro, contrôle si chaque mouvement comptable contient bien un montant. Erreur de type Warning.

Enregistrements multiples client/fournisseur.

Contrôle si pour chaque facture/note de crédit, une seule ligne client/fournisseur est bien mouvementée.

Centralisateur client/fournisseur.

Vérification dans le fichier des mouvements si le centralisateur renseigné correspond bien au type de compte client/fournisseur.

TVA non déductible

Vérification de la validité des comptes d'imputation (TVA non déductible) et des montants répartis

Tests spécifiques au module facturation

Factures non centralisées en comptabilité.

Vérification si toutes les factures issues du module facturation sont bien reprises en comptabilité.

Discordance entre facturation et comptabilité générale.

Contrôle s'il y a bien correspondance entre les montants du module facturation et les factures comptabilisées.

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