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Vous accédez au panneau des demandes d'approbations qui reprend l'ensemble des fournisseurs du dossier ouvert par le menu Paramétrage - Génération des demandes.

Le paramétrage des règles d'approbation par fournisseur a été traité ici :Paramétrage des demandes par fournisseur. Vous pouvez encore vérifier ou modifier certaines règles avant lancement des demandes d'approbation.

Plusieurs choix s'offrent à vous:

  1. Tous les documents du répertoire actif avec possibilités d'y inclure les sous dossiers ou d'indiquer un numéro de document de départ. Ce numéro de document correspond au numéro de pièce comptable, il s'agit donc de factures déjà encodées dans WinBooks.
  2. Une sélection précise de documents.

Une fois la génération terminée, les cachets de demande on été apposés suivant les règles définies sur les documents concernés, les mails de notification sont en attente dans la MailBox de Virtual Invoice.

De même, le programme est prêt à envoyer les copies des documents qui doivent se retrouver dans le répertoire personnel de chaque signataire.

Tant que l'utilisateur n'a pas cliqué sur le bouton ENVOYER, rien n'est transféré.

L'action de supprimer un mail entraîne moyennant confirmation la suppression de tous les cachets de demandes apposés sur les factures pour ce signataire

Un rapport de génération vous est présenté comme affiché ci-dessous. En cliquant sur chaque ligne, la facture correspondante est affichée avec les cachets de demande apposés

Une croix rouge signifie qu'aucun cachet de demande n'a été apposé sur la facture, un commentaire vous en explique la raison. vous pouvez de cette façon corriger en apposant manuellement un cachet, la croix rouge sera remplacée par un V vert.

Dans le cas ci-dessous, la mention "Référence fournisseur manquante" signifie que Virtual Invoice ne peut identifier la référence fournisseur de la facture et donc ne peut appliquer la règle correspondante. A vous de compléter la référence fournisseur sur la facture (Bien identifier le fournisseur), ou d'apposer directement le cachet de demande d'approbation sur la facture.

Une fois le rapport parcouru et les éventuelles corrections apportées, il vous est possible d'imprimer ce dernier.

Toute correction de cachets(ajout, remplacement, suppression) à ce stade entraîne de façon automatique la mise à jour du contenu des mails présents dans la MailBox, vous n'avez donc pas à vous en soucier.

Lorsque les demandes d'approbations sont envoyées :

le destinataire reçoit un mail de notification avec un hyperlien qui contient diverses informations(Répertoire personnel de transfert,......)

En cliquant sur le lien, Virtual Invoice démarre un session sur le PC local du signataire et montre la liste des documents qui lui sont destinés. Consultez la rubrique Comment approuver ou rejeter les factures pour plus de détails

Si le signataire approuve par FTP, les documents à approuver sont téléchargés automatiquement lors de l'activation de Virtual Invoice.

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