L’objectif de ce chapitre est de vous présenter quelques scénarios courants d’approbation et la manière de les configurer.
Pré-requis :
- Un ou plusieurs signataires doivent avoir été créés.
- Un ou plusieurs fournisseurs doivent avoir été créés dans le dossier comptable
- Répondre à ces deux questions :
- Pour pouvoir payer les factures du fournisseur X, j’ai besoin de l’approbation de quel(s) signataire(s) ?
- Avant d’arriver aux différentes personnes validant le paiement des factures du fournisseur X, les factures doivent-elles être préalablement approuvées par un ou plusieurs autres signataires ?
Scénario 1 : Le directeur financier
C’est le cas le plus simple, pour pouvoir payer une facture vous n’avez besoin que de l’approbation du directeur financier.
Dans l’écran Paramétrage fournisseur, créez une nouvelle règle « FORWARDTO chief executive officer ».
Définissez ensuite la règle pour le ou les fournisseurs concernés. Il est possible d’appliquer une règle à plusieurs fournisseurs simultanément.
Sélectionnez les différents fournisseurs, choisissez la règle dans la liste, appliquez la modification pour la sélection.
Utilisez les touches CTRL ou SHFT afin de sélectionner plusieurs fournisseurs. CTRL + A afin de tous sélectionner
Scénario 2 : La secrétaire et ensuite son directeur.
Pour pouvoir payer la facture il faut l’approbation du directeur et pour que la facture arrive chez le directeur il faut que la secrétaire approuve la facture préalablement.
Dans l’écran Paramétrage fournisseur , sélectionnez le signataire « Secretary CEO » dans la colonne « premier signataire ». et "CEO" dans la colonne "Règle pour le paiement"
Dans le cas où cette dernière approuve, une demande sera alors transmise automatiquement vers le directeur qui est spécifié dans la règle pour le paiement.
Scénario 3 : Après la secrétaire, soit le sales manager OU le marketing manager approuve. Au final, le CEO approuve pour le paiement
Dans ce cas, la secrétaire a besoin de l’approbation du sales manager ou du marketing manager pour que le document puisse être approuvé au final par le CEO.
- Dans l’écran paramétrage fournisseur, sélectionnez le signataire « Secretary CEO » dans la colonne « premier signataire ».
- Sélectionnez la règle "CEO" dans la colonne règle pour le paiement,
- Indiquez dans la règle particulière du signataire "Secretary CEO" que le sales manager ou le marketing manager doivent approuver après celle-ci.
- Modifiez la fiche du signataire "Secretary CEO" et, dans l’onglet « Avancé », cliquez sur « Editer » . Ajoutez la règle particulière suivante : « FORWARD TO sales OR FORWARDTO marketing ».
- Modifiez également les fiches des signataires "sales" et "marketing". Editer la règle particulière et indiquer « FORWARDTO CEO ».
Scénario 4 : Après l'approbation par la secrétaire, le sales manager ET le marketing manager doivent approuver. Au final, le CEO approuve pour le paiement
Dans ce cas, la secrétaire a besoin de l’approbation du sales manager et du marketing manager pour que le document puisse être approuvé au final par le CEO.
- Reprendre le scénario précédent mais remplacer la règle particulière du signataire "Secretary CEO" par « FORWARDTO sales AND FORWARDTO marketing »
Scénario 5 : Le CEO a besoin dans certains cas de l'approbation préalable d'un ou plusieurs de ses collaborateurs.
Dans ce cas le document est envoyé en premier au CEO. Ce dernier peut alors demander l’approbation d’un de ses employés. Ensuite une fois l’approbation ou le refus apposé par l'employé, le document retourne vers le CEO pour que ce dernier approuve ou refuse.
- Dans l’écran paramétrage fournisseur, sélectionnez la règle «CEO» dans la colonne « règle pour le paiement ».
- Dans la règle particulière du signataire "CEO", indiquez que le "CEO" peut envoyer une demande d’approbation manuelle et facultative à la production ou à l’accountant.
- Dans la règle particulière de chaque employé, indiquez qu’une demande d’approbation automatique du "CEO" est nécessaire.
Scénario 6 : Le CEO a besoin dans certains cas de l'approbation préalable d'un ou plusieurs de ses collaborateurs. Au final , le BOSS approuve les factures approuvées par le CEO.
Ce cas est identique à celui vu au point précédent, excepté le fait que le "BOSS" approuve après le "CEO".
Reprendre le schéma vu au scénario 5 mais remplacer l’écran du paramétrage fournisseur par
- Dans la colonne premier signataire sélectionnez le "CEO"
- Dans la règle pour le paiement sélectionner la règle contenant le "BOSS"
Scénario 7 : La secrétaire est la seule à savoir qui doit approuver la facture.
Dans ce cas la "Secretary CEO" doit obligatoirement envoyer une demande d’approbation à une autre personne.
- Dans la règle particulière de la "Secretary CEO" indiquez qu’elle doit envoyer obligatoirement une demande d’approbation à une ou plusieurs personnes.
Dès à présent tant que la "Secretary CEO" n’a pas apposé un cachet de demande pour un des signataires, le document restera dans son répertoire de transfert même si elle approuve le document.
Elle est donc dans l'obligation de faire une demande pour que la facture continue son parcours.
Scénario 8 : Règles complexes
- Le directeur financier n'approuve que si le montant de la facture est supérieur ou égal à 10.000 euros, en dessous de ce montant la facture peut être payée automatiquement.
Le choix du signataire est fait en fonction de la valeur reconnue dans une zone paramétrable:
Cette possibilité très puissante, permet par exemple d'aiguiller la demande d'approbation vers le responsable d'un projet X ou Y en fonction de la valeur reconnue(numéro de chantier ou projet) dans une zone paramétrable de type "Référence projet".
Une facture nécessite d'office l'approbation d'un responsable projet mais si le montant est supérieur à 1.000 euros alors l'approbation du directeur financier est requise également.
Ces règles peuvent aussi bien s’appliquer dans la règle particulière, comme dans la règle pour le premier signataire ou comme dans la règle pour le paiement.
Exemple de règle avec le cachet analytique
Si le département analytique est MARKETING alors envoyer au signataire "marketing" sinon si département analytique est SALES alors envoyer au signataire "sales".
IF APPROVAL_STAMP_ANALYTICAL.1.Départements == MARKET THEN FORWARDTO marketing ELSEIF APPROVAL_STAMP_ANALYTICAL.1.Départements == SALES THEN FORWARDTO sales
Attention le cachet analytique ne peut pas être utilisé dans la règle particulière.
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