You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 2 Next »

De leverancier goed identificeren is absoluut noodzakelijk om : 

  • de informatie van een maskerlayout per leverancier te kunnen bewaren
  • de leverancier in de boekhouding terug te kunnen vinden.

Virtual Invoice kan het moeilijk hebben bij de identificatie van de leverancier : u zal visueel gewaarschuwd worden door de rode kleur in het vak van de leveranciersreferentie : de boekhoudkundige referentie werd niet gevonden.  

Meerdere gevallen dienen te worden beschouwd :

  • het betreft een nieuwe leverancier (het meest voorkomende geval)
  • deze leverancier bestaat reeds in de boekhouding, maar er ontbreken belangrijke gegevens 
  • de identificatie van de leverancier ontbreekt op de factuur
  • de identificatie van de leverancier is slecht herkend op de factuur

Een nieuwe leverancier

Op basis van de BTW-nummers en of de bankrekeningen, wordt er in de boekhoudfiches gezocht.  Indien het een nieuwe leverancier betreft, dan kan deze makkelijk in de boekhouding worden aangemaakt.

Gelieve er op te letten om in de BTW-nummer en of ten minste een bankrekening correct in te vullen in de leveranciersfiches in de boekhouding.  Virtual Invoice doet dit automatisch voor de nieuwe leveranciers, maar controleer (en vul eventueel aan) of dit het geval is voor bestaande leveranciers.   Indien de identificatie niet aanwezig is in de fiche in de boekhouding, kan Virtual Invoice de boekhoudkundige referentie niet vinden.  Het is misschien een goed idee om alvorens te starten met Virtual Invoice en het inboeken, de BTW-nummers van de leveranciersfiches te controleren en of aan te vullen.  Op deze manier zullen de leveranciers correct geïdentificeerd worden.  Gelieve te noteren dat dit enkel van toepassing is voor bestaande leveranciers : voor de nieuwe leveranciers worden de nummers automatisch ingevuld.

In multi-dossier omgevingen, is het eveneens van belang om zich in het juiste dossier te bevinden (die overeenkomt met het factuur), want van al de BTW-nummers die op de factuur worden teruggevonden, elimineert Virtual Invoice vanzelf deze van de ontvanger van de aankoopfacturen, die op niveau van het dossier werd bepaald.  Een factuur bevat inderdaad in het algemeen 2 BTW-nummers : deze van de uitgever en deze van de ontvanger van de factuur.

Het is eenvoudig om een nieuwe leveranciersfiche aan te maken :

Klik op het icoon zoals hierboven in de afbeelding is weergegeven :  WinBooks maakt een leveranciersfiche aan die automatisch wordt ingevuld op basis van het BTW-nummer en de gegevens bijgehouden in een  WinBooks internetdatabase (optie: "Identificatiegegevens via internet: op dit moment enkel Belgische leveranciers).  

De leveranciersfiche in WinBooks wordt automatisch ingevuld wanneer u over een internetverbinding beschikt en wanneer uw Proxy en of Firewall toegang tot deze database verleent.  Gelieve de netwerkadministrator van uw bedrijf te raadplegen indien u een probleem ondervindt of meer informatie wenst met betrekking tot dit onderwerp.  

Per default stelt WinBooks u een referentienaam voor die de eerste 9 karakters (zonder blanco) van de leveranciersnaam weergeeft. Het maximum aantal karakters voor een referentie is 10. U kan deze voorgestelde referentienaam wijzigen indien gewenst. De naam, het adres, het BTW-nummer en de bankrekening(en) worden automatisch ingevuld. Vergeet geen default BTW-code, alsook een default rekening in te vullen : de latere inboekingen voor deze leverancier zullen van deze automatisch ingevulde waarden genieten.  

=> in geval van buitenlandse leverancier

Als Vi een buitenlandse leverancier detecteert (gebeurt automatisch sinds de versie 4.0.00), dan gaat hij niet in de WinBooks internetdatabase nakijken. Evenwel, gaat WinBooks de leverancierfiche automatisch invullen met de land code en de BTW nummer. 

Bestaande leverancier, doch belangrijke gegevens ontbreken 

Deze leverancier bestaat reeds in de boekhouding, maar noch zijn BTW-nummer, noch zijn bankrekening zijn vermeld. 

U kan onmiddellijk in de lijst van de leveranciers gaan opzoeken.

Eens deze leverancier gevonden en ten einde hetzelfde probleem een volgende keer te vermijden, gelieve het BTW-nummer en de bankrekening in te vullen.  Dit kan zeer eenvoudig : klik op het veld van het BTW-nummer in de leveranciersfiche in de boekhouding, om deze te activeren en klik vervolgens, in herkenningsmodus, d.w.z. met cursor , met de rechtermuisknop op het herkend BTW-nummer op het document in Virtual Invoice : het BTW-nummer wordt dan automatisch gekopieerd naar deze actieve boekhoudzone.  Herhaal deze procedure voor de bankrekening.

U kan ook de linkermuisknop hiervoor gebruiken: het scherm met de herkende velden verschijnt.  Klik vervolgens onderaan op de knop "Resultaat kopiëren naar invoerveld".  

Identificatie van de leverancier ontbreekt op de factuur

Wanneer het een buitenlandse leverancier betreft of wanneer het factuur noch een BTW-nummer, noch een bankrekening vermeld, dan zal men zelf in het programma een leveranciersidentificatie moeten aanduiden voor deze leverancier. 

U kan hiervoor een bijkomende sleutel aanmaken, d.w.z. een veld dat bepaalde unieke karakteristieken bevat (telefoonnummer, BTW-nummer, web site, e-mailadres, ...), eigen aan deze leverancier.  Het is belangrijk dat deze sleutel  uiteraard uniek is voor deze leverancier ! 

In OCR modus kan u deze unieke karakteristieken (numeriek of alfanumeriek) op het document aanduiden en in het OCR resultatenscherm klikken op de knop Leverancierssleutel.  U dient een naam (bv. naam van de leverancier) aan deze sleutel te geven, zodat deze later kan dienen om uw sleutels te rangschikken. 

U kan meerdere woorden gebruiken als LEVERANCIERSSLEUTEL, op voorwaarde dat ze elkaar opvolgen, door de zone die deze woorden afbakent te omkaderen.

En dus iedere keer dat Virtual Invoice geen leveranciersidentificatie voor een factuur vindt, zal hij tussen de aangemaakte leverancierssleutels gaan zoeken. 

Identificatie van de leverancier is slecht herkend op de factuur 

Selecteer de slecht herkende leveranciersidentificatie op de factuur en verbeter deze manueel in het venster van de herkende velden, gebruikmakend van de methode hierboven beschreven.

Indien het BTW- of het bankrekeningnummer de volgende keer opnieuw verkeerd herkend wordt herkend, dan zal er waarschijnlijk een extra leverancierssleutel voor deze leverancier moeten worden aangemaakt (zie hierboven).  

Meerdere leveranciersidentificaties op de factuur

U weet reeds dat Virtual Invoice automatisch het BTW-nummer van het betrokken dossier elimineert - ingeval van een aankoopfactuur is dit de ontvanger van de factuur - bij het zoeken naar de leverancier van de factuur.  Het kan echter voorkomen dat er meerdere BTW-nummers van de leverancier op het factuur vermeld staan.  In dat geval, dient u aan te geven over wie het gaat wanneer u maskerinformatie laat bewaren.  Kies in de lijst het juiste BTW-nummer.

Om u het leven makkelijker te maken en indien u beschikt over een internetverbinding, zal Virtual Invoice in relatie tot het BTW-nummer ook de naam van de leverancier weergeven.

  • No labels