Lors de l'encodage d'une facture d'achat relative par exemple à une assurance, il est possible de directement répartir cette charge sur plusieurs périodes ou sur 2 exercices.

Comment procéder ?

  1. Créer un journal d'opérations diverses de type répartition

2. Renseigner ce journal de type "Répartition" et un compte de régularisation dans le menu Paramètres - Panneau de Configuration - Comptabilité Générale - Paramètres d'OD automatiques

onglet Charges/Produits à répartir

Activez l'option et sauvegardez votre paramétrage. Réinitialisez ensuite l'application WinBooks On Web.

3. Pour chaque compte général de charge qui serait sujet à répartition, cochez la case "À Affecter"

Lorsque vous imputez un avis d'échéance pour l'assurance incendie, un tableau de répartition vous est présenté à l'enregistrement de cette facture.

Vous pouvez dès lors choisir votre type de répartition et renseigner une période ou une date de début de répartition, ou encore une fourchette de périodes en fonction du type de répartition choisie.

Les choix de la méthode de répartition des charges sont les suivantes :

    • Sur 2 années en proportion du nombre de mois
    • Sur 2 années en proportion du nombre de jours
    • Par mois (avec un maximum de 12 mois)

Sauvegardez votre répartition, les opérations diverses seront immédiatement actées dans chaque période.

Dans le cas où l'exercice comptable suivant n'est pas encore ouvert, les écritures de répartitions sont mémorisées dans un fichier d'attente. Ces écritures seront actées automatiquement lors de l'ouverture de l'exercice suivant.

Le journal d'opérations diverses de répartition utilisé n'est pas modifiable par l'utilisateur, il est verrouillé.

Si une facture à l'origine d'une répartition doit être modifiée, vous devez préalablement supprimer la facture et la réencoder. Les icônes dans l'en-tête de la facture d'achat indiquent que celle-ci à fait l'objet d'une répartition et est verrouillée.

Si vous supprimez une facture à l'origine d'une répartition, la répartition sera supprimée en même temps que la facture. Un message d'avertissement est affiché.

Comment visualiser la répartition des charges d'une facture ?

Il est possible de visualiser la répartition des charges à partir du menu Outils - Comptabilité - Visualisation des la répartition des charges / produits.

Spécifiez dans l'en-tête de la fenêtre :

  • l'année fiscale
  • le journal d'achat utilisé
  • la période
  • le numéro de document

Cliquez ensuite sur le bouton

La répartition des charges est également visible en cliquant sur l'icônedirectement dans la facture d'achat.

Le bouton permet d'effacer toute la propagation du document sélectionné. Un message d'avertissement s'affiche.

Exemples de répartition des charges selon les 3 méthodes proposées

Méthode 1 : répartition par mois

Soit une charge de 12000,00 € encodée en date du 08/03/2021 sur le compte 613501

Répartie par mois du 03/2021 au 02/2022

12 opérations diverses sont générées dans le journal ODREP (la première opération diverse pour extourner la charge sur le compte de répartition+ la 1ʳᵉ ventilation, ensuite 11 opérations diverses de ventilation de la charge)

ODREP 21030001 : D compte 490000 pour 12000.00 € à C compte 613501 pour 12000.00 € (extourne complet de la charge)

ODREP 21030001 : C compte 490000 pour 1000.00 € à D compte 613501 pour 1000.00 €  (en mars 2021)

ODREP 21040001 : C compte 490000 pour 1000.00 € à D compte 613501 pour 1000,00 € (en avril 2021)

...

ODREP 22020001 : C compte 490000 pour 1000.00 € à D compte 613501 pour 1000.00 € (en février 2022)

Méthode 2 : répartition sur 2 années au prorata du nombre de jours

Soit une charge de 1200.00 € encodée en date du 15/03/2021 sur le compte 613501

Répartie sur 2 exercices au prorata du nombre de jours à partir du 15/03/2021 

2 opérations diverses sont générées dans le journal ODREP (la première opération diverse pour extourner la charge et la prise en charge pour l'année courante, la seconde opération diverse pour prendre en charge le solde sur l'année suivante)

ODREP 21030001 : D compte 490000 pour 1200.00 € à C compte 613501 pour 1200.00 € (extourne complet de la charge)

ODREP 21030001 : C compte 490000 pour 960.00 € à D compte 613501 pour 960.00 €  (1200 x 292/365)

ODREP 22010001 : C compte 490000 pour 240.00 € à D compte 613501 pour 240,00 € (1200 x 73/365)

Méthode 3 : répartition sur 2 années en proportion du nombre de mois

Soit une charge de 1200.00 € encodée en date du 15/03/2021 sur le compte 613501

Répartie sur les 2 exercices au prorata du nombre de mois à partir de mars 2021.

2 opérations diverses sont générées dans le journal ODREP (la première opération diverse pour extourner la charge et la prise en charge pour l'année courante, la seconde opération diverse reprend les charges de l'année suivante)

ODREP 21030001 : D compte 490000 pour 1200.00 € à C compte 613501 pour 1200.00 € (extourne complet de la charge)

ODREP 21030001 : C compte 490000 pour 1000.00 € à D compte 613501 pour 1000.00 €  (1200 x 10/12)

ODREP 22010001 : C compte 490000 pour 200.00 € à D compte 613501 pour 200,00 € (1200 x 2/12)

Lorsque vous répartissez sur un exercice qui n'existe pas encore, car vous ne l'avez pas encore ouvert, les écritures de répartitions de cet exercice sont sauvegardés dans un fichier d'attente. Lorsque vous ouvrirez cet exercice comptable, ces écritures seront automatiquement reprises.

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