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La méthode décrite comme "Autre méthode de paramétrage" est la méthode recommandée. (Cela consiste à envoyer le chiffre d'affaires total au moyen de factures)


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Introduction

Cette procédure envoie dans la comptabilité :

  1. Les recettes comptoirs (ventes non facturées)
  2. Les mouvements financiers associés aux journaux de ventes comptoirs

...


Une vente est considérée comme une recette comptoir quand :

  • Elle est faite sans sélection d'un code ou de nom client

  • Elle est faite sur le client COMPTOIR
    (cfr. Paramétrage du Point de vente)

  • Elle est faite sur un client qui n'est pas à facturer.
    Quand l'option A facturer sur le client comptoir est cochée dans la fiche client (onglet Conditions) ; lors de la facturation groupée (Opération > Facturation clients), les ventes de ce clients sont regroupées sur une facture client comptoir.

  • Elle est faite sur un client, mais le journal ne génère pas de facturation groupée.
    C'est à dire que l'option Pas de facturation groupée est cochée dans l'onglet Options de l'écran de paramétrage des journaux.

...


Pour qu'un journal soit lié à la comptabilité via la liaison des recettes et des financiers, il faut :

  • Que se soit un journal de livraison client (type CD)
  • Qu'il y ait un journal comptable associé (pour le transfert des recettes comptoirs)

Paramétrage

Accédez au menu Dossier > Paramétrage > Journaux

  • Ajoutez le code du journal comptable (journal de vente) pour les journaux de ventes comptoirs (de type CD Livraison client).
  • Eventuellement, cochez l'option Pas de facturation groupée (dans l'onglet Options) pour les journaux de ventes comptoirs ad-hoc.

 


Accédez au menu Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Journaux comptables

  • Spécifiez les journaux comptables et comptes généraux utilisés pour chaque mode de paiement (par journal de vente comptoir). Typiquement, les paiements en cash sont comptabilisés via un journal de type financier (sans spécifier de compte générale donc), et les autres modes de paiement le sont via un journal d'opérations diverses sur un compte d'attente (58XXXX).

Effectuer la liaison

Accédez au menu Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Liaison des recettes comptoirs et des financiers

Note

Cette fonction ne remplace pas la liaison des factures et notes de crédit, mais la complète

Résultat dans la comptabilité

Les ventes comptoirs y sont réconciliés avec le mouvement financier via un journal des financiers ou via un journal d'opérations diverses.

Exemple avec Logistics & WinBooks Accounting

Tip

La méthode décrite comme "Autre méthode de paramétrage" est la méthode recommandée. (Cela consiste à envoyer le chiffre d'affaires total au moyen de factures)

1. Paramétrage de WinBooks Accounting

La version 4.20 de WinBools Accounting a été utilisée lors de la rédaction de cet exemple.

1.1. Configuration des journaux comptables dans Winbooks

Ajoutez les journaux CAS (financier), FAC (ventes), PAIE (od) et REC (ventes) :

1.2. Comptes généraux

Ajoutez les comptes d'attente :

2. Paramétrage de Logistics

La version 4.2.5 de Logistics utilisée lors de la rédaction de cet exemple.

2.1. Paramètres généraux

Via le menu Dossier > Paramétrage > Paramètres généraux, onglet Options, paramètre Liaison à une comptabilité, cochez Accès direct aux données comptables.

...

Et pour finir, validez les écrans.

2.2. Configuration des journaux dans Logistics

Accédez au menu Dossier > Paramétrage > Journaux.

...

Dans le champ Journal comptabilité, ne pas oublier de mettre le j ournal comptable lié : VENTES.

2.3. Définition des modes de paiements

Accédez au menu Fichier > Tables > Tiers > Modes de paiements.

...

Tip

Il est possible de cumuler les montants d'un mode de paiement dans la comptabilité en cochant la case Cumul des montants sur le compte imputé. Si cette case est cochée pour un mode de paiement, les écritures liées à ce mode de paiement sont regroupées sur le compte imputé dans les journaux d'opérations diverses (OP) et dans les journaux des financiers (FIN).

2.4. Configuration de la liaison des paiements dans la comptabilité

Accédez au menu Utilitaire > Liaison à la comptabilité > Journaux comptables.
Logistics présente une liste des modes de paiement par journal de type livraison client avec un journal comptable lié (ce sont les journaux de ventes comptoirs).

2.5. Définition des comptes généraux

Accédez au menu Fichier / Tables / Générales / Comptes généraux.

...

Si vous définissez plusieurs comptes généraux de ce type, l'utilisateur doit alors préciser le compte lors de l'encodage de l'opération de caisse (délicat). En cas d'utilisation de plusieurs journaux de caisse il est possible de définir dans l'écran de paramétrage des journaux (onglet Divers) un compte de dépenses, de recettes et financier par défaut.

2.6. Paramètres de la liaison à la comptabilité

Accédez au menu Utilitaire > Liaison à la comptabilité > Paramètres de la liaison à la comptabilité.

...

La petite loupe permet d'aller rechercher les comptes de ventes définis dans le programme de comptabilité. Si le poste n'a pas un accès direct aux données comptables la loupe disparaît et la zone du compte d'imputation devient une zone libre, dans ce cas faites attention de préciser un compte valable !

3. Liaison des factures

Admettons que la journée du 05/08/2009 comporte les opérations suivantes :

Type

Type d'article

Montant

Paiement

Facturé

1

Fond caisse

 


1000.00

CASH 


2

Vente

Marchandise

299.50

CASH 


3

Vente

Marchandise

150.00

BANCONTACT

OUI

4

Vente

Marchandise

199.00

CASH 


5

Vente

Acompte

100.00

CASH

 


6

Transfert

 


598.50

CASH 


Via le menu Impression > clôture de caisse nous obtiendrons la clôture :

3.1. Liaison des factures

Accédez au menu Utilitaire > Liaison à la comptabilité > Liaison des factures, notes de crédit.

...

S'il y a une erreur, il n'enregistre rien et il faut corriger la source de l'erreur (souvent une catégorie comptable non définie au niveau d'un article) et relancer la liaison.

3.2. Liaison des recettes comptoirs et des financiers

Accédez au menu Utilitaire > Liaison à la comptabilité > Liaison des recettes comptoirs et financiers.

...

Logistics présente les écritures qui vont être comptabilisées.
Cliquez sur Ok.
Logistics lie les clients (COMPTOIR) et chaque journal. 

Autre méthode de paramétrage

Il existe également une autre façon de paramétrer la liaison vers la comptabilité. Elle consiste à envoyer la totalité du CA pour le biais des factures, et d'utiliser la liaison des recettes comptoirs et des financiers dans le seul but d'envoyer les paiements. Dans ce cas, les tickets sont TOUJOURS facturés. Les ventes comptoir sont globalisées et reprises sur une facture comptoir, les ventes nominatives sont regroupées par code client de manière habituelle.
Ce paramétrage est également apprécié car il est plus facile de vérifier le chiffre d'affaire envoyé en comptabilité, en effet dans ce cas-ci la numérotation des factures est commune entre Logistics et le programme comptable.

...