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Virtual Invoice n'a pas extrait correctement une zone : dans ce cas, il vous suffit de pointer deux options se présentent à vous 

  • Renvoyer la facture pour demander une Amélioration de la reconnaissance , afin que les prochaines factures de ce tiers soient correctement traitées à l'avenir.
  • Créer votre propre masque fournisseur.  Cette fonctionnalité, n'est à utiliser que si vous désirez ajouter d'autres marques reconnues que les zones standard ou encore, si vous préférez imposer votre masque (Reprendre le numéro de facture dans la zone VCS par exemple).
    • Pointez le texte concerné (mot ou montant) et de l'attribuer en cliquant : la fenêtre RÉSULTAT OCR apparaît avec le texte reconnu. Choisissez et attribuez ce texte à la zone idoine. Cette information de masque (positionnement du texte) sera mémorisée pour les prochaines factures de ce fournisseur.


Info

Enfin, il se pourrait que vous désiriez reconnaître d'autres informations pour un fournisseur, en plus des zones standard (date, échéance, montants TVA, base, TTC, ...). Vous pouvez définir vous-même des nouvelles zones à reconnaître sur la facture, adaptées à votre activité, pour un fournisseur particulier ou pour tous les fournisseurs. Pensez par exemple au numéro de plaque pour un garagiste, au traitement de l'ONSS et du précompte pour les factures du secrétariat social. Virtual Invoice reconnaîtra également ces zones, et vous pourrez y associer des traitements comptables particuliers. Vous définissez également dans quel onglet de la fenêtre des marques reconnues la nouvelle marque apparaît. Voyez à ce sujet le Paramétrage des marques reconnues


Note

Lorsque ce document a été traité par les services Optimum ou Premium et qu'un masque existait déjà, vous pouvez demander au système d'appliquer votre masque prioritairement. Onglet Avancé- Appliquer le masque.

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Et donc, lorsque l'application travaille en réseau, les améliorations sont immédiatement disponibles pour les autres collaborateurs de l'entreprise ou de la fiduciaire.

Info

Si un masque ne doit plus être exploité, vous pouvez le supprimer dans l'onglet Avancé de la fenêtre des marques reconnues.


Un autre cas de figure peut se passer, quand les caractères sont mal reconnus par manque de qualité du document de base ou du scan : dans ce cas, l'utilisateur a la possibilité d'encoder lui-même l'information qui fait défaut.

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  • du moteur FreeForm (reconnaissance immédiate basée sur des mots-clés et leur position sur la facture)  : la marque apparaît sur fond bleu clair
  • d'un masque que vous avez mémorisé précédemment : la marque apparaît sur fond bleu
  • d'un encodage manuel dans la zone : la marque apparaît sur fond vert

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Si les totaux de la facture sont mal reconnus, et que leur position verticale sur la facture varie en fonction du nombre d'articles présents dur la facture, il faudra sans doute définir une ancre de bas de page.

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