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Avant la première récupération d'un fichier CODA, vérifiez ou effectuez le paramétrage nécessaire au bon déroulement des opérations :
Choisissez le menu BANQUES, l'option RÉCUPÉRATION DES FICHIERS CODA.
Cliquez sur 
pour définir les paramètres généraux de la récupération.
Onglet Général
Compte d'attente
Introduisez le numéro du compte d'attente sur lequel sont passées toutes les écritures que WinBooks n'aura pas pu réconcilier.
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Définition du numéro de document financier (Nouvelle fonctionnalité disponible fin 2018)
Préfixe
Le préfixe du numéro de document financier peut être géré de 3 manières.
Soit sur base de 2 ou 4 positions de l'année civile, retrouvées suivant la date du fichier CODA, soit sur base d'un préfixe manuel.
Nombre de positions entre le préfixe et l'extrait
Indiquez la correspondance à utiliser entre le numéro de l'extrait bancaire présent dans le fichier CODA, et le numéro de la pièce correspondante dans le journal financier. Il s'agit souvent de le faire précéder du millésime, et de spécifier le nombre de positions. Par exemple, pour que l'extrait 27 soit comptabilisé dans la pièce 2010027, indiquez 2010 suivi de 3 positions, ce qui vous permettra d'accueillir 999 extraits par an.
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| Warning |
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Actuellement seul le solde de début du nouveau CODA par rapport au solde de fin du CODA précédent est contrôlé. |
Onglet Localisation
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(Cet écran a été revu dans la version disponible fin 2018)
Gestion d'un répertoire CODA par défaut
Lorsque vous activez le répertoire par défaut, celui-ci sera proposé lors de la recherche de vos fichiers CODA.
Ce répertoire est également utilisé pour le calcul du tableau de bord fiduciaire et de l'automate.
Si vous changez de répertoire lors de la visualisation ou de l'injection d'un fichier CODA, WinBooks vous propose de mettre cette zone à jour.
Gestion des fichiers PDF
Les fichiers CODA peuvent être accompagnés d'un PDF reprenant en clair l'ensemble des écritures de l'extrait de compte. Chaque PDF peut être attaché automatiquement aux écritures financières avec le programme Virtual Invoice de WinBooks.
Ces fichiers PDF sont stockés dans un répertoire spécifique.
En activant cette option, la zone Localisation des fichiers PDF sources devient accessible. Indiquer dans cette zone, le chemin du répertoire dans lequel se trouvent les fichiers PDF.
Lors de l’injection des fichiers CODA, les fichiers PDF retrouvés sont automatiquement liés à l’extrait de compte bancaire.
| Warning |
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Il est impératif que le nom du fichier PDF porte le même nom que le fichier CODA. Seule l’extension du fichier change. Cette option n’est accessible que si Virtual Invoice est actif pour ce dossier. |
Un répertoire par année / Un répertoire par IBAN
Dans certaines structures, le répertoire qui contient les fichiers CODA à traiter peut être subdivisé par année civile et/ou par compte IBAN.
Afin d'éviter de modifier le paramétrage chaque année ou à chaque traitement de compte IBAN, renseignez le début du nom du répertoire, par exemple CODA\DossierXXX.
Cliquez ensuite sur un répertoire par année et la variable %YEAR% est ajoutée au répertoire pour donner CODA\DossierXXX\%YEAR%\
Procédez de la même manière et cliquez sur un répertoire par IBAN , la variable %IBAN% est ajoutée au répertoire CODA\DossierXXX\%YEAR%\ %IBAN%\
Déplacer le fichier Coda après injection.
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| Info |
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Le sous-répertoire IBAN est créé automatiquement s'il n'existe pas. |
Gestion d'un répertoire CODA par défaut
Un répertoire par année
Gestion des documents scannés
Les fichiers CODA peuvent être accompagnés d'un PDF reprenant en clair l'ensemble des écritures de l'extrait de compte. Chaque PDF peut être attaché automatiquement aux écritures financières avec le programme Virtual Invoice de WinBooks.
Ces fichiers PDF sont stockés dans un répertoire spécifique.
En activant cette option, la zone Localisation des fichiers PDF sources devient accessible. Indiquer dans cette zone, le chemin du répertoire dans lequel se trouvent les fichiers PDF.
Lors de l’injection des fichiers CODA, les fichiers PDF retrouvés sont automatiquement liés à l’extrait de compte bancaire.
| Warning |
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Il est impératif que le nom du fichier PDF porte le même nom que le fichier CODA. Seule l’extension du fichier change. Cette option n’est accessible que si Virtual Invoice est actif pour ce dossier. |
Gestion via CODABOX
Les fichiers Pdf fournis par CODABOX sont stockés dans des sous-répertoires distincts: un sous répertoire par compte bancaire.
Par exemple : Dans Q:\CODABOX\Alpha vous retrouvez un sous-répertoire par compte bancaire pour la société Alpha.
(Q:\CODABOX\Alpha\BE27999156163074 , Q:\CODABOX\Alpha\BE27999144172075 etc…)
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pas |
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. |
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Cochez ensuite la case Gestion via CODABOX. Les paramètres suivants %IBAN%\pdf sont ajoutés à la suite du répertoire. Vous avez donc : Q:\CODABOX\Alpha\%IBAN%\pdf
Lors de l'injection des fichiers CODA, WinBooks adapte le chemin de localisation des fichiers PDF et retrouve donc les fichiers PDF pour chaque compte bancaire.
Onglet Tables
L'onglet Tables permet d'accéder à la table de concordance des codes opérations ABB, à la table de correspondance des comptes bancaires, la gestion des mots clés la gestion des cartes de crédit et à la gestion des chèques repas et éco-chèques.
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De CODA bestanden parametreren (redactie tekst in uitvoering)
