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=> en cas de fournisseur belge
Sur base du numéro de tva etd'entreprise (TVA) et/ou des comptes bancairesIBAN, une recherche est effectuée dans les fiches comptables. S'il s'agit d'un nouveau fournisseur, vous pouvez le créer facilement dans la comptabilité.
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Veillez à remplir correctement dans les fiches comptables fournisseurs le numéro de tva d'entreprise (TVA) et au moins un compte bancaireIBAN. Virtual Invoice le fait automatiquement pour vous pour les nouveaux fournisseurs, mais pour les fournisseurs existants, assurez-vous que c'est le cas (et complétez éventuellement). Si l'identifiant n'est pas présent dans la fiche comptable, Virtual Invoice ne peut retrouver la référence comptable. Avant de démarrer avec Virtual Invoice, il est conseillé de compléter les numéros de d'entreprise (TVA) des fiches fournisseurs. Les fournisseurs seront dès lors correctement identifiés. Notez que ceci ne concerne que les fournisseurs existants : pour les nouveaux fournisseurs, les numéros sont automatiquement complétés. |
| Warning |
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Dans les environnements multi-dossiers, il est également important de se trouver dans le bon dossier (celui correspondant à la facture) car parmi les numéros de d'entreprise (TVA) trouvés sur la facture, Virtual Invoice élimine d'office comme identifiant celui de l'émetteur de la facture, qui est renseigné au niveau du dossier. En effet, une facture comporte en général deux numéros de d'entreprise (TVA) : celui de l'émetteur et celui du récepteur. |
Pour Lorsque le fournisseur n'a pas été reconnu par Virtuai Invoice, vous pouvez créer une nouvelle fiche fournisseur , c'est simple :à partir de l'écran d'encodage d'une facture d'achat de WinBooks Classic:
Cliquez sur l'icône
dans l'illustration ci-dessus : WinBooks affiche la fiche fournisseur qui se complète automatiquement, sur base de son numéro de d'entreprise (TVA) et des données contenues dans la Database Internet de WinBooks (actuellement fournisseurs belges uniquement).
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Par défaut, WinBooks vous propose un nom de référence qui reprend les 9 premiers caractères (sans blanc) du nom du fournisseur, sur le maximum de 10 autorisé pour la référence. Vous pouvez modifier cette proposition si nécessaire. Le nom , l'adresse, le numéro de tva d'entreprise (TVA) et le(s) compte(s) bancaireIBAN(s) sont remplis automatiquement. N'oubliez pas de spécifier un code TVA par défaut ainsi qu'un compte d'imputation : les encodages ultérieurs pour ce fournisseur bénéficieront de ces automatismes.
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S'il s'agit d'un numéro de TVA d'un fournisseur étranger (automatiquement détecté par Virtual Invoice (à partir de la version 4.0.00), WinBooks ne fera pas de recherche dans la base de donnée Internet. Toutefois, la fiche fournisseur sera pré-remplie avec le code pays et le numéro de TVA.
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Ce fournisseur existe déjà dans la comptabilité, mais ni son numéro de tva d'entreprise (TVA) ni son compte bancaire IBAN ne sont mentionnés.
Vous pouvez chercher immédiatement dans la liste des fournisseurs à partir de l'écran d'encodage de WinBooks Classic 
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Une fois le fournisseur trouvé, et afin de le reconnaitre reconnaître automatiquement la prochaine fois, complétez le numéro de d'entreprise (TVA) et le compte bancaireIBAN. Facile à faire : cliquez sur la zone numéro de TVA en édition de la fiche comptable fournisseur pour la rendre active, et , en mode reconnaissance (curseur 
, cliquez avec le bouton DROIT sur le numéro de TVA reconnu sur le document : le numéro de TVA est transféré dans la zone comptable active. Recommencez avec le numéro de compte IBAN.
| Info |
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Vous pouvez aussi utiliser le click gauche : la fenêtre des marques reconnues apparaît. Et ensuite vous cliquez sur le bouton "Copier les résultats dans la zone" |
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S'il s'agit d'un fournisseur étranger, ou d'une facture qui ne mentionne ni numéro de tvaTVA, ni compte bancaire ou IbanIBAN, il va falloir indiquer au programme quel identifiant utiliser pour ce fournisseur.
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Vous savez déjà que Virtual Invoice élimine d'office le numéro de d'entreprise (TVA) du dossier en cours - considéré comme celui du destinataire de la facture en cas de facture fournisseur - quand il recherche le fournisseur de la facture. Cependant, il peut arriver qu'il y ait plusieurs numéros de TVA fournisseurs sur la facture. Dans ce cas, vous devrez préciser de qui il s'agit quand vous sauvegardez une information de masque. Choisissez dans la liste le bon numéro de tvaTVA.
| Info |
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Pour vous faciliter la vie et si vous disposez d'une connexion internet, Virtual Invoice indiquera également en regard du numéro de tvad'entreprise (TVA), le nom du fournisseur |
| Tip |
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Si dans une fiche WinBooks déjà existante, le numéro de d'entreprise (TVA) ou le compte bancaire IBAN sont manquants mais que ceux-ci ont été retrouvés sur une facture Virtual Invoice, alors, lors de l'encodage d'une facture du fournisseur concerné, Virtual Invoice viendra mettre à jour la fiche en complétant soit le n° de d'entreprise (TVA) soit le compte bancaire IBAN soit les deux informations. |
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