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Pour que le système fonctionne, il est évidemment nécessaire de bien identifier le fournisseur de la facture. Virtual Invoice extrait automatiquement les numéros de tva TVA et les comptes bancaires (IBAN). S'il y a problème (pas d'identifiant valable trouvé, ou plusieurs identifiants trouvés), le programme vous demandera de préciser.

S'il existe déjà une information de masque pour ce fournisseur et cette zone, et que vous recommencez l'opération, Virtual Invoice va créer un 2ième second masque : il se pourrait en effet que le layout du fournisseur ait changé, ou qu'il s'agisse d'un autre département de l'entreprise utilisant un autre papier à lettres. Pour une gestion plus approfondie des masques, voyez également la Gestion des masques d'un fournisseur

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Et donc, lorsque l'application travaille en réseau, les améliorations sont immédiatement disponibles pour les autres collaborateurs de l'entreprise ou de la fiduciaire.

Par ailleurs, connecté à l'Internet, Virtual Invoice vous permet de profiter des améliorations de tous les autres utilisateurs du programme. Pour y accéder, il vous suffit de vous rendre dans le menu FICHIER puis de sélectionner MAINTENANCE puis MISES À JOUR. Voyez pour de plus amples renseignements : Partage des masques via Internet

Un autre cas de figure peut se passer, quand les caractères sont mal reconnus par manque de qualité du document de base ou du scan : dans ce cas, l'utilisateur a la possibilité d'encoder lui-même l'information qui fait défaut.

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