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Pour imprimer des rappels, vous devez générer préalablement une proposition de rappels. Notez qu'il est possible de générer cette proposition de rappel sans obligatoirement les imprimer, pour cela il suffit de fermer l'écran. L'impression des rappels est détaillée dans la rubrique IMPRIMER LES RAPPELS. Imprimer les rappels
Est reprise ici la description de l'écran de proposition tel qu'il se présente à vous après que vous ayez entré au moins une fois vos paramètres de rappels (détaillé dans la rubrique : PARAMÉTRER LA GESTION DES RAPPELS Paramétrer la gestion des rappels).
Cliquez sur le menu OPÉRATIONS - RAPPELS CLIENTSGENERER UN NOUVEAU FICHIER DE PROPOSITION DE RAPPELS
Générer un nouveau fichier de proposition de rappels
Utilisez cette option pour le calcul des nouveaux rappels de paiement ou pour recalculer la proposition de rappels suite à des modifications de paramètres liés aux rappels.
Si vous désirez récupérer le dernier fichier de proposition des rappels, vous devez laisser l'option RECUPERER LE DERNIER FICHIER DE RAPPELS Récupérer le dernier fichier de rappels cochée. La génération d'un nouveau fichier de proposition de rappels efface le dernier fichier calculé. Il n'est donc plus possible d'imprimer les rappels pour cette situation dans ce cas.
| Info |
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L'option RÉCUPÉRER LE DERNIER FICHIER DE RAPPELS Récupérer le dernier fichier de rappels sera activée par défaut, si vous avez déjà généré une liste sans avoir imprimé tous les rappels repris sur la liste. Cette option vous permet de rappeler cette liste avec vos éventuelles adaptations manuelles. Cette option sera grisée si vous n'avez pas encore généré de liste ou si les rappels de la liste antérieure ont tous été imprimés et que vous avez mis à jour le niveau de rappel des clients. |
| Note |
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Si vous activez cette option, alors qu'il existe une proposition, WinBooks vous demande expressément de confirmer sa suppression. |
FACTURES ÉCHUES AUFactures échues au
WinBooks reprendra tous les montants échus à la date que vous entrez. Le programme se base pour cela sur la date d'échéance de la facture. Au cas où vous avez défini dans les paramètres que vous voulez imprimer l'extrait de compte complet, le programme reprendra également les factures à échoir ainsi que les paiements non lettrés et les écritures de type opérations diverses.
A PARTIR DU CLIENTpartir du client
Vous pouvez limiter le calcul des rappels pour un client ou un intervalle de client. Pour un seul client, vous indiquerez la référence client dans cette zone et la reprendrez dans la zone suivante. Pour un intervalle de client, vous pouvez faire la sélection en vous basant sur l'ordre alphabétique des références clients.
JUSQUJusqu'AU CLIENTau client
Cette zone donne la limite de sélection des clients.
Notez que ces deux zones peuvent rester vides pour indiquer à WinBooks que vous souhaitez un calcul pour la totalité des clients.
CATÉGORIECatégorie
Si vous avez attribué des catégories à vos clients, il est possible de sélectionner une ou plusieurs catégorie(s), pour que seuls les clients de cette ou de ces catégorie(s) soient repris sur la liste. Vous pourrez en effet avoir des accords avec certains clients pour qu'ils ne reçoivent jamais de rappel et ainsi les exclure du calcul de rappels.
Un clic droit de la souris sur les catégories permet d'inverser la sélection. Pratique si vous désirez travailler avec la méthode tout sauf...
Plusieures Plusieurs catégories peuvent être cumulées.
Notez que le filtre par catégorie peut être cumulé avec celui des références clients.
Les zones suivantes sont visibles si vous avez paramétré vos rappels pour l'utilisation des eE-mails et/ou des fax.
DETAILDétail
Ce bouton est accessible si vous avez paramétré l'historique des rappels et si vous avez la licence WinBooks qui le permet.
Cliquez sur le bouton OK Ok pour afficher la proposition de rappels.
| Info |
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La liste s'affiche triée par ordre de référence client ou s'il n'y a pas de rappels correspondant à vos critères, WinBooks le signale et vous quittez le programme des rappels dès que vous cliquez sur le bouton OK Ok. |
TRITri
Dans la zone TRI Tri, vous pouvez changer l'ordre de tri d'affichage, les colonnes étant la limite au tri possible. Vous pouvez comme cela par exemple trier par référence client ou bien par montant échu...
| Note |
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L'impression se fait toujours selon l'ordre de tri standard à savoir par référence. |
SELECTION Sélection: NIV. 1 à NIV.3
Vous pouvez filtrer les clients affichés à l'écran selon le niveau de rappels à imprimer en cochant la ou les cases des niveaux souhaités. Ceci limite donc la liste des clients affichés selon le niveau de rappel à imprimer.
| Note |
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Utile pour les impressions regroupées pour un envoi en recommandé par exemple. |
UNIQUUniqu. RAPPELrappel(Ss) SÉLECTIONNÉsélectionné(Ss)
Il est également possible de n'afficher que les clients qui ont été sélectionnés càd c'est à dire cochés dans la colonne SEL Sel. soit par le programme, soit par l'utilisateur.
DETAILSDétails
Vous pouvez également demander les DETAILS Détails des factures du client mis en évidence dans le tableau. Vous obtenez de cette façon l'indication facture par facture du montant déjà payé, mais également des intérêts et des frais calculés ainsi que le niveau de rappel pour chaque facture.
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| Note |
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Cette liste peut être limitée aux clients dont le montant échu est supérieur au montant minimal paramétré. Il est également possible que certains clients n'y soient pas repris parce que le délai depuis l'envoi précédent est inférieur au délai paramétré ou encore parce que la facture tombée à échéance a le statut NON Non dans la zone RAPPEL Rappel (facture en attente, facture litigieuse, ...) dans l'historique du client. Pour cette dernière fonction, il est effectivement possible d'exclure certaines factures et/ou notes de crédits des calculs des rappels. Ceci peut être réalisé à partir de l'onglet ECRITURE Ecriture (F4) de la fiche client. En cliquant dans la colonne RAPPEL Rappel sur la ligne du document à ne pas prendre en compte, vous obtenez une zone déroulante vous permettant de choisir NON Non pour exclure le document. |
| Note |
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Par défaut, WinBooks intègre dans le document de rappel de paiement uniquement les factures échues. Les factures non échues, les paiements non lettrés avec une facture ou les opérations diverses n'apparaissent pas sur le rappel. Si vous souhaitez que WinBooks donne reprenne tous les mouvements et donc aussi ces informations, cochez la case EXTRAIT DE COMPTE COMPLET Extrait de compte complet dans la fenêtre du paramétrage dont l'explication est reprise dans la rubrique PARAMÉTRER LA GESTION DES RAPPELS Paramétrer la gestion des rappels. |
Vous pouvez systématiquement exclure certains clients du calcul de proposition de rappels. Pour cela, via la fiche du client concerné, vous devez cocher la case RAPPELSRappels/VIREMENTS BLOQUÉSVirements bloqués. Cette case doit faire l'objet d'un paramétrage spécifique pour être reprise dans la fiche du client/fournisseur. Si celle-ci n'est pas présente, veuillez vous reporter à la rubrique concernée.
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