Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.


Avant la première récupération d'un fichier CODA, vérifiez ou effectuez le paramétrage nécessaire au bon déroulement des opérations :
Choisissez le menu BANQUES, l'option RÉCUPÉRATION DES FICHIERS CODA.
Cliquez sur pour définir les paramètres généraux de la récupération.

 

Onglet Général

Image Modified

 

Compte d'attente

Introduisez le numéro du compte d'attente sur lequel sont passées toutes les écritures que WinBooks n'aura pas pu réconcilier.

Définition du numéro de document financier (Nouvelle fonctionnalité disponible fin 2018)
Préfixe

Le préfixe du numéro de document financier peut être géré de 3 manières.

Soit sur base de 2 ou 4 positions de l'année civile, retrouvées suivant la date du fichier CODA, soit sur base d'un préfixe manuel.

Nombre de positions entre le préfixe et l'extrait

Indiquez la correspondance à utiliser entre le numéro de l'extrait bancaire présent dans le fichier CODA, et le numéro de la pièce correspondante dans le journal financier. Il s'agit souvent de le faire précéder du millésime, et de spécifier le nombre de positions. Par exemple, pour que l'extrait 27 soit comptabilisé dans la pièce 2010027, indiquez 2010 suivi de 3 positions, ce qui vous permettra d'accueillir 999 extraits par an.

Utiliser le numéro de domiciliation comme communication.

Lorsqu'un numéro de domiciliation est trouvé, il est repris en communication du paiement.

Onglet Traitement

Image Modified
Réconcilier VCS sans autre type de recherche.

Lorsqu'un numéro de VCS est trouvé dans le fichier CODA, Winbooks effectue la recherche de ce numéro de VCS dans la zone prévue à cet effet lors de l'encodage des factures de ventes et d'achats. Si l'option est cochée, lorsque le numéro de VCS est trouvé, WinBooks récupère le client ou le fournisseur associé. Dans le cas contraire, WinBooks arrête sa recherche.

...

Cela ne concerne que les communications qui comporte un N° de VCS. Les recherches sont malgré tout effectuées pour les autres types de communication.

Rapprochement des factures clients exclusivement via VCS

Cette option, vous permet, lorsqu'elle est cochée, d'effectuer le rapprochement avec les factures clients uniquement lorsque la communication comporte un numéro de VCS correct et existant.
Dans le cas contraire, aucune recherche n'est effectuée. 

Eclatement des virements collectifs

Lorsque le fichier CODA comprend des données issues d'un paiement collectif aux fournisseurs, vous pouvez choisir soit d'imputer le total du paiement sur un seul compte (généralement le compte d'attente utilisé lors de l'émission du paiement afin de la matcher) soit d'éclater le paiement sur chacun des fournisseurs payés.

Eclatement des domiciliations collectives.

Lorsque le fichier CODA comprend des données issues d'une domiciliation collective clients, vous pouvez choisir soit d'imputer le total des domiciliations sur un seul compte soit d'éclater l'encaissement sur chacun des clients domiciliés.

Eclatement d'autres types de versements collectifs

Comme pour les virements collectifs, dans les fichiers CODA, on peut retrouver le total des encaissements (par VCS, par exemple) ainsi que leur détail. Cette globalisation est effectuée par votre banque.

...

Note

L'éclatement des montants collectifs ne peut se faire que si le détail est présent dans le fichier CODA. Si le détail n'est pas présent vous devez en faire la demande auprès de votre organisme bancaire.

Nombre de fichiers par extrait.

Certaines sociétés ne reçoivent leurs extraits de compte qu'une fois par semaine ou par mois,  suivant le contrat passé avec leur banque.

...

Warning

Actuellement seul le solde de début du nouveau CODA par rapport au solde de fin du CODA précédent est contrôlé.

 

Onglet Localisation (Cet écran a été revu dans la version disponible fin 2018)

Image Modified
Gestion d'un répertoire CODA par défaut

Lorsque vous activez le répertoire par défaut, celui-ci sera proposé lors de la recherche de vos fichiers CODA.

...

Si vous changez de répertoire lors de la visualisation ou de l'injection d'un fichier CODA, WinBooks vous propose de mettre cette zone à jour.

Gestion des fichiers PDF

Les fichiers CODA peuvent être accompagnés d'un PDF reprenant en clair l'ensemble des écritures de l'extrait de compte. Chaque PDF peut être attaché automatiquement aux écritures financières avec le programme Virtual Invoice de WinBooks.

...

Warning

Il est impératif que le nom du fichier PDF porte le même nom que le fichier CODA. Seule l’extension du fichier change.

Cette option n’est accessible que si Virtual Invoice est actif pour ce dossier.

Un répertoire par année / Un répertoire par IBAN

Dans certaines structures, le répertoire qui contient les fichiers CODA à traiter peut être subdivisé par année civile et/ou par compte IBAN.

...

Procédez de la même manière et cliquez sur un répertoire par IBAN , la variable %IBAN% est ajoutée au répertoire CODA\DossierXXX\%YEAR%\ %IBAN%\


Déplacer le fichier Coda après injection.

Lors de leur récupération à partir de la banque, Isabel ou CODABOX,  les fichiers CODA sont placés dans un répertoire. Ce répertoire,  à la longue, peut devenir assez conséquent et il est dès lors difficile de retrouver les fichiers CODA qui restent à exploiter.

...

Lors de l’injection de l’extrait compte CODA dans les financiers, le fichier CODA injecté sera déplacé dans ce répertoire, de manière à ce que dans le répertoire de réception ne se retrouvent que les fichiers CODA qui doivent encore être traités.

Un répertoire par IBAN

Lorsque vous demandez de déplacer le fichier CODA après son injection, celui-ci sera stocké dans un répertoire distinct qui ne contient que les fichiers CODA relatifs à un même compte banque.

...

Info

Le sous-répertoire IBAN est créé automatiquement s'il n'existe pas.

Onglet Tables

L'onglet Tables permet d'accéder à la table de concordance des codes opérations ABB, à la table de correspondance des comptes bancaires, la gestion des mots clés la gestion des cartes de crédit et à la gestion des chèques repas et éco-chèques.

...

De CODA bestanden parametreren (redactie tekst in uitvoering)