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Avant la première récupération d'un fichier CODA, vérifiez ou effectuez le paramétrage nécessaire au bon déroulement des opérations :
Choisissez le menu BANQUES, l'option RÉCUPÉRATION DES FICHIERS CODA.
Cliquez sur 
pour 
pour définir les paramètres généraux de la récupération.
Onglet Général
Compte d'attente
Introduisez le numéro du compte d'attente sur lequel sont passées toutes les écritures que WinBooks n'aura pas pu réconcilier.
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Indiquez la correspondance à utiliser entre le numéro de l'extrait bancaire présent dans le fichier CODA, et le numéro de la pièce correspondante dans le journal financier. Il s'agit souvent de le faire précéder du millésime, et de spécifier le nombre de positions. Par exemple, pour que l'extrait 27 soit comptabilisé dans la pièce 20100272019027, indiquez 2010 2019 suivi de 3 positions, ce qui vous permettra d'accueillir 999 extraits par an.
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Lorsqu'un numéro de domiciliation est trouvé, il est repris en communication du paiement.
Onglet Traitement
Réconcilier VCS sans autre type de recherche.
Lorsqu'un numéro de VCS est trouvé dans le fichier CODA, Winbooks effectue la recherche de ce numéro de VCS dans la zone prévue à cet effet lors de l'encodage des factures de ventes et d'achats.
Si l'option est cochée, lorsque le numéro de VCS est trouvé, WinBooks récupère le client ou le fournisseur associé. Dans le cas contraireSi le numéro de VCS n'est pas trouvé, WinBooks arrête sa recherche.
Si l'option n'est pas cochée, Winbooks lorsque le numéro de VCS est trouvé, WinBooks récupère le client ou le fournisseur associé. Si le numéro de VCS n'est pas trouvé dans la base de données du dossier, WinBooks continue sa recherche en décomposant le contenu du numéro de VCS du CODA afin d'éventuellement trouver un numéro de document correspondant.
Cela Cette option ne concerne que les communications qui comporte un N° numéro de VCS . Les recherches sont malgré tout effectuées pour les autres types de communication.dans le fichier CODA.
Rapprochement des factures clients exclusivement via VCS
Cette option, vous permet, lorsqu'elle est cochée, d'effectuer le rapprochement avec les factures clients uniquement lorsque la communication comporte un numéro de VCS correct et existant.
Dans le cas contraire, Si la communication du client ne comporte pas un numéro de VCS dans le fichier CODA aucune recherche n'est effectuée.
Gestion des remboursement clients
Par défaut, les recherches sont effectuées en fonction du montant.
Si celui-ci est négatif, les fournisseurs sont prioritairement recherchés
Si celui-ci est positif, les clients sont prioritairement recherchés
Une modification a été apportée pour effectuer une seconde recherche (en changeant le type) (ex: si le compte n'est pas trouvé sur les fournisseurs, on recherche sur les clients)
Une option a été ajoutée afin d'éviter d'alourdir le traitement lorsque cette recherche n'est pas nécessaire.
Eclatement des virements collectifs
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Par exemple : le premier mois de l'année, elles reçoivent 20 fichiers CODA portant le numéro d’extrait 1.
Si votre entreprise se trouve dans cette situation, cochez l’option : Plusieurs fichiers CODA.
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WinBooks se charge d’attribuer un numéro séquentiel à chacun des fichiers injecté.
Voici la structure des numéros de pièce si vous avez choisi cette option :
Les deux premières positions sont réservées au millésime qui passe donc de 4 à 2 positions. Par exemple 13 19 pour l’année 20132019
Les six positions suivantes seront utilisées par WinBooks de la façon suivante :
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Vous injectez deux fichiers CODA pour l’extrait de compte N°1
1er fichier CODA : 1300010119000101
2ème fichier CODA : 1300010219000102
Lors de la réception du premier CODA pour l’extrait 2, le numéro de pièce passera à 1300020119000201
| Warning |
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Actuellement seul le solde de début du nouveau CODA par rapport au solde de fin du CODA précédent est contrôlé. |
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| Excerpt |
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Onglet Localisation (Cet écran a été revu dans la version disponible fin 2018) |
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| Warning |
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Il est impératif que le nom du fichier PDF porte le même nom que le fichier CODA. Seule l’extension du fichier change. Cette option n’est accessible que si Virtual Invoice est actif pour ce dossier. |
Un répertoire par année / Un répertoire par IBAN
Dans certaines structures, le répertoire qui contient les fichiers CODA à traiter peut être subdivisé par année civile et/ou par compte IBAN.
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En cochant cette case, vous pouvez dès lors renseigner le chemin du répertoire vers lequel le fichier CODA doit être déplacé.
| Info |
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Cette zone est remplie par défaut avec le chemin du dossier comptable suivi de CODA\PROCESSED. |
Lors de l’injection de l’extrait compte CODA dans les financiers, le fichier CODA injecté sera déplacé dans ce répertoire, de manière à ce que dans le répertoire de réception ne se retrouvent que les fichiers CODA qui doivent encore être traités.
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Ainsi, les fichiers CODA ne seront plus stockés pêle-mêle au sein d'un même répertoire.
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| Info |
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Le sous-répertoire IBAN est créé automatiquement s'il n'existe pas. |
Onglet Tables
L'onglet Tables permet d'accéder à la table de concordance des codes opérations ABB, à la table de correspondance des comptes bancaires, la gestion des mots clés la gestion des cartes de crédit et à la gestion des chèques repas et éco-chèques.
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Lorsque le paramétrage général est terminé, cliquez sur 
pour confirmer votre choix et revenir à la fenêtre de récupération des fichiers CODA.
