Page History
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Avant la première récupération d'un fichier CODA, vérifiez ou effectuez le paramétrage nécessaire au bon déroulement des opérations :
Choisissez le menu OPÉRATIONS, l'option RÉCUPÉRATION DES FICHIERS CODA.
Cliquez sur
pour définir les paramètres généraux de la récupération.
Onglet Général
Le premier onglet Général vous est proposé.
Compte d'attente
Introduisez le numéro du compte d'attente sur lequel sont passées toutes les écritures que WinBooks n'aura pas pu réconcilier.
...
Indiquez la correspondance à utiliser entre le numéro de l'extrait bancaire présent dans le fichier CODA, et le numéro de la pièce correspondante dans le journal financier. Il s'agit souvent de le faire précéder du millésime, et de spécifier le nombre de positions. Par exemple, pour que l'extrait 27 soit comptabilisé dans la pièce 2010027, indiquez 2010 suivi de 3 positions, ce qui vous permettra d'accueillir 999 extraits par an.
Utiliser le numéro de domiciliation comme communication.
Lorsqu'un numéro de domiciliation est trouvé, il est repris en communication du paiement.
Onglet Traitement
Réconcilier VCS sans autre type de recherche.
Lorsqu'un numéro de VCS est trouvé dans le fichier CODA, Winbooks effectue la recherche de ce numéro de VCS dans la zone prévue à cet effet lors de l'encodage des factures de ventes et d'achats. Si l'option est cochée, lorsque le numéro de VCS est trouvé, Winbooks arrête la recherche. Dans le cas contraire, Winbooks continue sa recherche en décomposant le numéro de VCS afin d'éventuellement trouver un numéro de document correspondant.
Eclatement des virements collectifs
...
Lorsque le fichier CODA comprend des données issues d'une domiciliation collective clients, vous pouvez choisir soit d'imputer le total des domiciliations sur un seul compte soit d'éclater l'encaissement sur chacun des clients domicilié.
Utiliser le numéro de domiciliation comme communication.
Lorsqu'un numéro de domiciliation est trouvé, il est repris en communication du paiement.
Réconcilier VCS sans autre type de recherche.
Eclatement d'autres types de versements collectifs (Onglet traitement)
Comme pour les virements collectifs, dans les fichiers CODA, on peut retrouver le total des encaissements (par VCS, par exemple) ainsi que leur détail. Cette globalisation est effectuée par votre banque.
Vous pouvez choisir de ne récupérer que le montant total fourni par la banque ou le détail des encaissementsLorsqu'un numéro de VCS est trouvé dans le fichier CODA, Winbooks effectue la recherche de ce numéro de VCS dans la zone prévue à cet effet lors de l'encodage des factures de ventes et d'achats. Si l'option est cochée, lorsque le numéro de VCS est trouvé, Winbooks arrête la recherche. Dans le cas contraire, Winbooks continue sa recherche en décomposant le numéro de VCS afin d'éventuellement trouver un numéro de document correspondant.
| Note |
|---|
L'éclatement des montants collectifs ne peut se faire que si le détail est présent dans le fichier CODA. Si le détail n'est pas présent vous devez en faire la demande auprès de votre organisme bancaire. |
...
. |
Nombre de fichiers par extrait.
Certaines sociétés ne reçoivent leurs extraits de compte qu'une fois par semaine ou par mois, suivant le contrat passé avec leur banque.
Toutefois, elles reçoivent un fichier CODA journalier. Fichier CODA qui reçoit à chaque fois le même numéro d’extrait.
Par exemple : le premier mois de l'année, elles reçoivent 20 fichiers CODA portant le numéro d’extrait 1.
Si votre entreprise se trouve dans cette situation, cochez l’option : Plusieurs fichiers CODA.
Vous pourrez ainsi injecter plusieurs fichiers CODA qui portent le même numéro d’extrait.
WinBooks se charge d’attribuer un numéro séquentiel à chacun des fichiers injecté.
Voici la structure des numéros de pièce si vous avez choisi cette option :
Les deux premières positions sont réservées au millésime qui passe donc de 4 à 2 positions. Par exemple 13 pour l’année 2013
Les six positions suivantes seront utilisées par WinBooks de la façon suivante :
Positions 3 à 6 : Le numéro d’extrait
Positions 7 et 8 : Le numéro d’ordre séquentiel du fichier CODA
Exemple :
Vous injectez deux fichiers CODA pour l’extrait de compte N°1
1er fichier CODA : 13000101
2ème fichier CODA : 13000102
Lors de la réception du premier CODA pour l’extrait 2, le numéro de pièce passera à 13000201
Onglet Localisation
Déplacer le fichier Coda après injection.
Lors de leur récupération à partir de la banque, Isabel ou CODABOX, les fichiers CODA sont placés dans un répertoire. Ce répertoire, à la longue, peut devenir assez conséquent et il est dès lors difficile de retrouver les fichiers CODA qui restent à exploiter.
...
Lors de l’injection de l’extrait compte CODA dans les financiers, le fichier CODA injecté sera déplacé dans ce répertoire. De manière à ce que dans le répertoire de réception ne se retrouve que les fichiers CODA qui doivent encore être traités.
Gestion des
...
documents scannés
Les fichiers CODA peuvent être accompagnés d'un PDF reprenant en clair l'ensemble des écritures de l'extrait de compte. Chaque PDF peut être attaché automatiquement aux écritures financières avec le programme Virtual Invoice de WinBooks.
...
Lorsque le paramétrage général est terminé, cliquez sur 
pour confirmer votre choix et revenir à la fenêtre de récupération des fichiers CODA.
Onglet Tables
L'onglet Tables permet d'accéder à la table de concordance des codes opérations ABB, à la table de correspondance des comptes bancaires, la gestion des mots clés et à la gestion des cartes de crédit.
...
