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Pour lancer un archivage, accéder à l'écran d'archivage via le menu Dossier > Maintenance > Archivage.
Option | Description | ||
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Taille du dossier Place disponible | L'écran d'archivage affiche la taille du dossier ainsi que la place restante. Il faut compter une place disponible au minium égale à la taille du dossier. | ||
Archiver les données avant le Archiver les documents clôturés avant cette date | L'archivage se fait à une date donnée de votre choix, vous pouvez faire un archivage tous les 5 ans comme tous les mois. Lors de l'archivage, vous pouvez archiver que certains documents. Par exemple, vous pouvez archiver toutes vos offres, commandes et livraisons et garder les factures.
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Inventaire Transferts et consignations Générer un document d'inventaire par fournisseur | L'archivage retirant un ensemble de documents du dossier, les états de stock doivent rester corrects. A cet effet, des inventaires sont générés à la date d'archivage ainsi que des documents de mouvements de stock reprenant la situation des dépôts de transits des transferts en cours et des états de consignations par tiers. Indépendamment du fait que l'archivage supprime des documents du dossier, les positions de stock doivent rester correctes. C'est pourquoi des documents d'inventaire sont générés à la date d'archivage, ainsi que des documents de mouvement de stock reflétant la situation des dépôts de transits des transferts en cours et des états de consignations par tiers. Ces documents d'inventaire peuvent être générés par fournisseur (option cochable). | ||
Liste des journaux à archiver | La liste des journaux à archiver permet de visualiser ceux qui seront traités et de sélectionner ceux qui ne doivent pas l'être ou à forcer. | ||
Vérifier les données (recommandé) | Avant leurs archivages, les données sont vérifiées, leur cohérence doit être correcte pour que celles-ci puissent être classées. La vérification se fait sur tout le dossier, si vous réalisez un archivage sur plusieurs années par tranche d'un an, vous pouvez décocher l'option après le premier archivage. | ||
Corriger les données (recommandé) | Il est recommandé de corriger les données avant l'archivage. | ||
Forcer l'archivage même s'il y a des erreurs dans le dossier | L'archivage peut être forcé même si le fichier contient des erreurs en cochant cette option. |
Une fois la vérification terminée, un fichier log est ouvert contenant les messages de prévention ou d'erreur.
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Cette consultation dépend de la version de l'écran des documents, du mode de recherche (fixe ou paramétrable), et de l'utilisation ou non du Module Synchro SQL (disponible jusqu'à la version 6.2).
Advanced Tables - Table Plus | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Sans le Module Synchro SQL (disponible jusqu'à la version 6.2), la recherche sur les documents archivés peut être moins rapide. Pour éviter des lenteurs inutiles, l'option Rechercher également dans les archives a été ajoutée dans les critères de recherches fixes.
Impression des documents
L'impression des documents archivés se fait avec ou sans l'utilisation du Module Synchro SQL (disponible jusqu'à la version 6.2).
Rapport paramétrable
L'impression des rapports paramétrables des documents archivés ne peut se faire qu'avec l'utilisation du Module Synchro SQL (disponible jusqu'à la version 6.2).
L'accès à ces données ne se fait que si l'option Accéder à la base de données SQL est cochée.
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