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- Cliquez sur le menu FACTURATION - Paramétrage
- Cliquez sur l'onglet Fac-Electronique
- Activez l'option Utiliser la facture électronique
- Renseignez le format de facture électronique que vous désirez envoyer par défaut à vos clients.
Un fichier PDF peut être joint à chaque type de format.
Pour chaque fiche client, vous avez la possibilité de définir un format de facture électronique qui peut être différent de celui proposé par défaut. Ou encore, sélectionner le format "Papier" pour les clients qui ne désirent pas recevoir de factures électroniques.
Le tableau des exceptions permet de visualiser le ou les clients pour lesquels un autre format de facture électronique a été défini.Conditions générales de ventes
Si vous désirez joindre un fichier PDF. contenant les conditions générales, indiquez le répertoire où se trouve ce fichier.
Veillez à ce que tous les utilisateurs du module facturation aient bien accès à ce répertoire.
IBAN BIC
Renseignez le compte IBAN et BIC qui doit être repris dans la facture électronique.
Warning Si vous utilisez le format PEPPOL, veillez à ce que :
- Votre N° d'entreprise soit bien renseigné dans le paramétrage général.
- Le N° d'entreprise de votre client soit bien indiqué dans sa fiche signalétique.
- IBAN et BIC soient complétés dans la paramétrage facturation électronique.
- Le libellé d'en-tête de la facture soit toujours rempli. (N° de bon de commande du fournisseur pour les factures et N° de facture pour les notes de crédit)
En effet, ces données sont obligatoires pour la génération de ce type de fichier.
. - Cliquez sur l'onglet Fac-Email
- A hauteur des différents onglets représentant les langues d'impression, vous pouvez insérer un objet et un texte d'introduction qui sera repris dans le mail. Vous pouvez insérer ce texte dans 4 langues : Français/Néerlandais/Anglais/Allemand. Le client recevra le mot d'introduction suivant la langue paramétrée dans sa fiche.
Si vous désirez personnaliser l'objet et ce texte d'introduction pour le client, 5 variables peuvent être ajoutées dans le texte :
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Si vous travaillez avec Outlook, vous pouvez cocher cette case, dans ce cas inutile de paramétrer la connexion internet de Winbooks. Une copie des mails envoyés est dès lors conservée dans votre boite d'expédition.
Envoi par MS Outlook draft
Si vous travaillez avec Outlook, vous pouvez générer vos mails dans le répertoire Draft de outlook.
| Info |
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C'est l'adresse Email renseignée pour l'envoi des rappels du client qui est utilisée pour l'envoi des factures.. Si cette Adresse Email pour rappel/facture n'est pas présente dans la fiche du client, celle-ci est automatiquement ajoutée lors de l'enregistrement des paramètres. Elle est remplie sur base de la zone e-mail si celle-ci a déjà été installée. Simultanément, la zone Facture est ajoutée à la fiche client. Par défaut tous les clients recevront une facture par mail sous le format défini par défaut |
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