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Bien identifier le fournisseur est absolument indispensable pour

  • retrouver le fournisseur dans la comptabilité.
  • pouvoir sauvegarder des informations de masque pour le fournisseur .pouvoir retrouver le fournisseur dans la comptabilité(Si nécessaire).

Virtual Invoice peut avoir des difficultés à identifier le fournisseur : vous serez visuellement averti par la couleur rouge de la case de référence du fournisseur : la référence comptable n'a pas été trouvée.

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Lorsque le fournisseur n'a pas été reconnu par Virtuai Virtual Invoice, vous pouvez créer une nouvelle fiche fournisseur à partir de l'écran d'encodage d'une facture d'achat de WinBooks Classic:

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Cliquez sur l'icôneImage Removed dans Image Added dans l'illustration ci-dessus : WinBooks affiche la fiche fournisseur qui se complète automatiquement, sur base de son numéro d'entreprise (TVA) et des données contenues dans la Database Internet de WinBooks (fournisseurs belges uniquement).

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Vous pouvez chercher immédiatement dans la liste des fournisseurs à partir de l'écran d'encodage de WinBooks Classic Image Removed Image Added.

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Une fois le fournisseur trouvé, et afin de le reconnaître automatiquement la prochaine fois, complétez le numéro d'entreprise (TVA) et le compte IBAN. Facile à faire : cliquez sur la zone numéro de TVA en édition de la fiche comptable fournisseur pour la rendre active, et , en mode reconnaissance (curseur , cliquez avec le bouton DROIT sur le numéro de TVA reconnu sur le document : le numéro de TVA est transféré dans la zone comptable active. Recommencez avec le numéro de compte IBAN.

Info

Vous pouvez aussi utiliser le click Clic gauche : la fenêtre des marques reconnues apparaît. Et ensuite vous cliquez sur le bouton s'affiche. Sélectionnez "Copier" et ensuite choisir le menu "Copier les résultats dans la zone"

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il vous est loisible de définir une clé additionnelle, c'est-à-dire une zone (numéro de téléphone, numéro de TVA étranger, site web, adresse emailE-mail, ...) comportant une chaîne de caractères unique, propre à ce fournisseur. L'important est évidemment que la clé retenue soit bien unique pour ce fournisseur !

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Pointez l'identifiant mal reconnu sur la facture et corrigez le manuellement dans la fenêtre des marques reconnues en utilisant la méthode décrite plus haut. Si, pour la prochaine facture de ce fournisseur, le numéro est toujours mal reconnu, il faudra sans doute définir une clé additionnelle pour ce fournisseur (voir plus haut).

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Tip

Si dans une fiche WinBooks déjà existante, le numéro d'entreprise (TVA) ou le compte IBAN sont manquants mais que ceux-ci ont été retrouvés sur une facture Virtual Invoice, alors, lors de l'encodage d'une facture du fournisseur concerné, Virtual Invoice viendra mettre à jour la fiche en complétant soit le n° d'entreprise (TVA) soit le compte IBAN soit les deux informations.

 

 

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