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Bien identifier le fournisseur est absolument indispensable pour

  • retrouver le fournisseur dans la comptabilité.
  • sauvegarder des informations de masque pour le fournisseur (Si nécessaire).

Virtual Invoice peut avoir des difficultés à identifier le fournisseur : vous serez visuellement averti par la couleur rouge de la case de référence du fournisseur : la référence comptable n'a pas été trouvée.

Plusieurs cas doivent être envisagés :

  • c'est un nouveau fournisseur (cas le plus fréquent)
  • ce fournisseur existe déjà dans la comptabilité, mais il est mal référencé
  • il n'y a pas d'identifiant fournisseur sur la facture
  • l'identifiant fournisseur sur la facture a été mal reconnu

Un nouveau fournisseur

=> en cas de fournisseur belge

Sur base du numéro d'entreprise (TVA)  et/ou des comptes IBAN, une recherche est effectuée dans les fiches comptables. S'il s'agit d'un nouveau fournisseur, vous pouvez le créer facilement dans la comptabilité.

Note

Veillez à remplir correctement dans les fiches comptables fournisseurs le numéro d'entreprise (TVA) et au moins un compte IBAN. Virtual Invoice le fait automatiquement pour vous pour les nouveaux fournisseurs. Si l'identifiant n'est pas présent dans la fiche comptable, Virtual Invoice ne peut retrouver la référence comptable. Avant de démarrer avec Virtual Invoice, il est conseillé de compléter les numéros d'entreprise (TVA) des fiches fournisseurs. Les fournisseurs seront dès lors correctement identifiés. Notez que ceci ne concerne que les fournisseurs existants : pour les nouveaux fournisseurs, les numéros sont automatiquement complétés.

Warning

Dans les environnements multi-dossiers, il est également important de se trouver dans le bon dossier (celui correspondant à la facture) car parmi les numéros d'entreprise (TVA) trouvés sur la facture, Virtual Invoice élimine d'office comme identifiant celui de l'émetteur de la facture, qui est renseigné au niveau du dossier. En effet, une facture comporte en général deux numéros d'entreprise (TVA) : celui de l'émetteur et celui du récepteur.

Lorsque le fournisseur n'a pas été reconnu par Virtual Invoice, vous pouvez créer une nouvelle fiche fournisseur à partir de l'écran d'encodage d'une facture d'achat de WinBooks Classic:

 

Cliquez sur l'icône dans l'illustration ci-dessus : WinBooks affiche la fiche fournisseur qui se complète automatiquement, sur base de son numéro d'entreprise (TVA) et des données contenues dans la Database Internet de WinBooks (fournisseurs belges uniquement).

Info

La Fiche Compte Fournisseur de WinBooks se remplit automatiquement dans la mesure où vous disposez d'une connexion internet valablement configurée et que votre configuration Proxy et/ou Firewall permet l'accès à cette database. Si vous rencontrez un problème ou pour plus de renseignements à ce sujet, contactez votre administrateur réseau au sein de votre entreprise.

Par défaut, WinBooks vous propose un nom de référence qui reprend les 9 premiers caractères (sans blanc) du nom du fournisseur, sur le maximum de 10 autorisé pour la référence. Vous pouvez modifier cette proposition si nécessaire. Le nom , l'adresse, le numéro d'entreprise (TVA) et le(s) compte(s) IBAN(s) sont remplis automatiquement. N'oubliez pas de spécifier un code TVA par défaut ainsi qu'un compte d'imputation : les encodages ultérieurs pour ce fournisseur bénéficieront de ces automatismes.

=> en cas de fournisseur étranger

S'il s'agit d'un numéro de TVA d'un fournisseur étranger (automatiquement détecté par Virtual Invoice, WinBooks ne fera pas de recherche dans la base de donnée Internet. Toutefois, la fiche fournisseur sera pré-remplie avec le code pays et le numéro de TVA.

Fournisseur existant, mal référencé

Ce fournisseur existe déjà dans la comptabilité, mais ni son numéro d'entreprise (TVA) ni son compte IBAN ne sont mentionnés.

Vous pouvez chercher immédiatement dans la liste des fournisseurs à partir de l'écran d'encodage de WinBooks Classic .

Une fois le fournisseur trouvé, et afin de le reconnaître automatiquement la prochaine fois, complétez le numéro d'entreprise (TVA) et le compte IBAN. Facile à faire : cliquez sur la zone numéro de TVA en édition de la fiche comptable fournisseur pour la rendre active, et , en mode reconnaissance (curseur , cliquez avec le bouton DROIT sur le numéro de TVA reconnu sur le document : le numéro de TVA est transféré dans la zone comptable active. Recommencez avec le numéro de compte IBAN.

Info

Clic gauche : la fenêtre des marques reconnues s'affiche. Sélectionnez "Copier" et ensuite choisir le menu "Copier les résultats dans la zone"

Pas d'identifiant fournisseur sur la facture

S'il s'agit d'un fournisseur étranger, ou d'une facture qui ne mentionne ni numéro de TVA, ni compte IBAN, il va falloir indiquer au programme quel identifiant utiliser pour ce fournisseur.

il vous est loisible de définir une clé additionnelle, c'est-à-dire une zone (numéro de téléphone, numéro de TVA étranger, site web, adresse E-mail, ...) comportant une chaîne de caractères unique, propre à ce fournisseur. L'important est évidemment que la clé retenue soit bien unique pour ce fournisseur !

En sélectionnant cette chaîne de caractères (numérique ou alphanumérique) après avoir double cliqué sur le document afin d'activer le mode OCR de Virtual Invoice, vous pourrez attribuer, dans la fenêtre RÉSULTAT OCR, cet identificateur avec le bouton CLÉ FOURNISSEUR. Il faudra également préciser un nom de clé (entrez le nom du fournisseur) pour permettre de mettre ultérieurement de l'ordre dans les clés.

Info

Vous pouvez également spécifier comme CLÉ FOURNISSEUR plusieurs mots, pourvu qu'ils se suivent, en encadrant la zone délimitant les mots

Chaque fois que Virtual Invoice ne trouvera pas d'identifiant pour une facture, il cherchera parmi les clés définies.

Identifiant fournisseur mal reconnu sur la facture

Pointez l'identifiant mal reconnu sur la facture et corrigez le manuellement dans la fenêtre des marques reconnues en utilisant la méthode décrite plus haut. Si, pour la prochaine facture de ce fournisseur, le numéro est toujours mal reconnu, il faudra sans doute définir une clé additionnelle pour ce fournisseur (voir plus haut).

Plusieurs identifiants fournisseur sur la facture

Vous savez déjà que Virtual Invoice élimine d'office le numéro d'entreprise (TVA) du dossier en cours - considéré comme celui du destinataire de la facture en cas de facture fournisseur - quand il recherche le fournisseur de la facture. Cependant, il peut arriver qu'il y ait plusieurs numéros de TVA fournisseurs sur la facture. Dans ce cas, vous devrez préciser de qui il s'agit quand vous sauvegardez une information de masque. Choisissez dans la liste le bon numéro de TVA.

Info

Pour vous faciliter la vie et si vous disposez d'une connexion internet, Virtual Invoice indiquera également en regard du numéro d'entreprise (TVA), le nom du fournisseur

Tip

Si dans une fiche WinBooks déjà existante, le numéro d'entreprise (TVA) ou le compte IBAN sont manquants mais que ceux-ci ont été retrouvés sur une facture Virtual Invoice, alors, lors de l'encodage d'une facture du fournisseur concerné, Virtual Invoice viendra mettre à jour la fiche en complétant soit le n° d'entreprise (TVA) soit le compte IBAN soit les deux informations.