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Le type de document repris dans la fenêtre des marques reconnues, est automatiquement reconnu suivant le journal. Il peut être modifié s'il est incorrect ou si le document n'est pas traité par le processing.

Virtual Invoice n'a pas extrait correctement une zone : dans ce cas, deux options se présentent à vous 

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Info

Enfin, il se pourrait que vous désiriez reconnaître d'autres informations pour un fournisseur, en plus des zones standard (date, échéance, montants TVA, base, TTC, ...). Vous pouvez définir vous-même des nouvelles zones à reconnaître sur la facture, adaptées à votre activité, pour un fournisseur particulier ou pour tous les fournisseurs. Pensez par exemple au numéro de plaque pour un garagiste, au traitement de l'ONSS et du précompte pour les factures du secrétariat social. Virtual Invoice reconnaîtra également ces zones, et vous pourrez y associer des traitements comptables particuliers. Vous définissez également dans quel onglet de la fenêtre des marques reconnues la nouvelle marque apparaît. Voyez à ce sujet le Paramétrage des marques reconnues



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Note

Lorsque ce document a été traité par les services Optimum ou Premium et qu'un masque existait déjà, vous pouvez demander au système d'appliquer votre masque prioritairement. Onglet Avancé- Appliquer le masque.


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Info

Pour que le système fonctionne, il est évidemment nécessaire de bien identifier le fournisseur de la facture. Virtual Invoice extrait automatiquement les numéros de TVA et les comptes bancaires (IBAN). S'il y a problème (pas d'identifiant valable trouvé, ou plusieurs identifiants trouvés), le programme vous demandera de préciser.

S'il existe déjà une information de masque pour ce fournisseur et cette zone, et que vous recommencez l'opération, Virtual Invoice va créer un second masque : il se pourrait en effet que le layout du fournisseur ait changé, ou qu'il s'agisse d'un autre département de l'entreprise utilisant un autre papier à lettres. Pour une gestion plus approfondie des masques, voyez également la Gestion des masques d'un fournisseur

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Si vous passez à la facture suivante du même fournisseur, remarquez que, cette fois-ci, il a bien retrouvé le numéro de facture. Dès qu'une information de masque a été spécifiée, elle est prise en compte pour les factures suivantes de ce fournisseur, mêmes présentes dans d'autres dossiers.

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Dans l'exemple du document 006,l'OCR n'a pu prendre en compte la bonne date : une erreur d'impression a détruit l'information. L'utilisateur peut alors corriger cet élément de deux manières :

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soit en encodant directement dans la zone MARQUES RECONNUES. Cette information est enregistrée mais uniquement pour cette facture-ci ;

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En résumé, le contenu d'une marque reconnue peut provenir de différentes sources :


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  • du moteur FreeForm (reconnaissance immédiate basée sur des mots-clés et leur position sur la facture)  : la marque apparaît sur fond bleu clair
  • d'un masque que vous avez mémorisé précédemment : la marque apparaît sur fond bleu
  • d'un encodage manuel dans la zone : la marque apparaît sur fond vert

Si les totaux de la facture sont mal reconnus, et que leur position verticale sur la facture varie en fonction du nombre d'articles présents dur sur la facture, il faudra sans doute définir une ancre de bas de page.

Si la facture comprend plusieurs pages et que les totaux se trouvent sur la dernière page, pas de problème, Virtual Invoice peut gérer les factures multi-pages

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